【场景介绍】

一、 即时库存和账面库存的区别

【即时库存】

指仓库的实时库存，库存单据审核后（如果库存更新节点是审核）意味着实际的出入库已完成，系统中的即时库存数量同步增加或扣减。如果仓库没有勾选允许负库存，则一般即时库存是不会出现负库存的。

【账面库存】

按库存单据的业务日期排序，根据期初、收入、发出计算截至某一天的账面结余数量。

二、账面负结余产生原因

目前存在很多用户在业务上频繁出现补单插单的现象，例如今天12月26号，物料A当前即时库存中数量有20个（是由10号的采购入库单入库的），这时业务员发现该物料入库后存在一次领料出库数量为10，但当时没有做单，这时补做之前的出库单据，但单据的业务日期随意选择了5号。由于单据审核时即时库存仍有足够的数量，因此即时库存并没有出现负库存，但按业务日期排序计算，截至5号，账面出现负结余，数量为-10。

类似的场景还有提前做未来日期的入库单据、单据没有当天及时审核等等。

本质上可以总结为库存单据业务日期与物料的实际出库日期不一致导致。

三、账面负结余的影响

1、当核算的计价方式为先进先出时，期末结账和核算是会校验截至关账日期是否存在负结余数据的。

2、这类数据如果在月末关账时再集中调整则工作量较大。

四、解决方案

1、在此之前系统已有的功能方案包括：

（1）提供库存管理系统参数“控制库存单据业务日期”：例如在库存单据保存、提交、审核时校验业务日期与当前日期是否一致，通过规范业务操作，要求根据实际业务做单，不允许事后补单或提前做单；或者设置只允许提前多少天或事后多少天做单。通过控制单据业务日期与实际出入库日期一致能避免账面负结余。

（2）提供库存负结余预警报表：通过查询该报表，定期检查是否已出现负结余数据，能快速查询指定日期范围内是否出现账面负结余，有助于及时调整业务单据。

（3）提供库存工作台-负结余警示灯：启用负结余警示灯后，后台会根据警示灯方案定时执行计算是否存在负结余数据，出现时警示灯亮红灯，可以直观发现负结余数据。在本次更新的版本中，也将支持将警示灯作为主页卡片独立发布，可见：库存工作台警示灯支持在主页中独立发布

2、本次补丁提供的方案：库存负结余预警业务监控

下面详细介绍该新增功能。

• 发布版本：V8.2

• 上线日期：2024-01-04

• 补丁号：PT-154002（企业版）、PT-153002（标准版）

【功能介绍】

一、监控方案列表新增【库存负结余预警】

• 方案默认不启用，如需要进行该业务监控可手工启用。

• 预置方案监控周期设置每周五凌晨执行一次，可根据实际需要调整（但由于业务单据可能较多数据量大，因此不建议频繁执行。

• 预置方案监控消息接收人为具有仓库主管角色的用户，可根据内部分工调整。
  

监控条件：

1、日期范围

可选“本周”、“本月”、”上一次库存关账至今”

2、相同业务日期排序方式

（1）按创建日期 

（2）按审核日期 

（3）先入库后出库，相同库存方向按创建日期 

（4）先入库后出库，相同库存方向按审核日期

3、只统计最终结果负结余

不勾选该参数，则在设定的监控日期范围内，无论是中间出现负结余还是截至日期出现负结余，均会在报表中体现。

勾选该参数，则在设定的监控日期范围内，只有当截至日期出现负结余，才会在报表中体现。

例如监控物料从12.01-12.28这段时间内是否出现负结余：

可见该物料最终结余数量为0，但是业务日期截止12.10时出现负结余-10。

因此如果勾选该参数，则监控结果不包含上述物料的负结余记录，不勾选该参数则会包含。

4、显示禁用物料

勾选该参数，则禁用的物料也会参与统计；反之则不统计。

5、其他监控条件

例如设置组织、仓库、物料范围等。

二、监控消息

1、消息接收人可在主页的待处理监控消息中看到相应的负结余监控信息

2、消息接收人可在消息列表中看到详细的负结余物料信息

3、可配置邮件等其他消息形式。

三、消息处理

监控消息明细中会体现相应的监控方案下出现负结余的物料，但不会显示物料在详细的收发情况，如果需要查看更具体的收发记录以及引发负结余的业务单据，可以通过【消息处理】联查“库存负结余预警”报表。

【注】联查库存负结余预警报表时会校验用户在对应组织下是否有该报表的查看权限。