[概述]

“历史借款余额”用于启用费用报销系统前,将企业实际业务中已借出未归还的费用类借款余额,进行统一的录入,用于日后报销业务的平账,类似于应付系统的期初付款单。

[操作步骤]

路径 [财务会计]-";[费用报销]-";[初始化]-";[历史借款余额录入]

举例:历史借款余额为5000元(注意:历史借款余额的借款日期需要比费用报销启用日期早)

1.分次报销,即历史借款余额分批进行报销,且总报销金额=历史借款金额。 用[历史借款余额]下推[费用报销单],费用报销单不勾选“申请付款”和“申请退款”,费用金额填写本次报销的金额,后续继续报销时再下推即可。

2.一次性报销,即历史借款余额一次性进行报销,且总报销金额=历史借款金额。 用[历史借款余额]下推[费用报销单],费用报销单不勾选“申请付款”和“申请退款”,费用金额与历史借款金额一致。

3.一次性报销,即历史借款余额一次性进行报销,且总报销金额≠历史借款金额。

①报销金额<历史借款金额
用[历史借款余额]下推[费用报销单],费用报销单勾选“申请退款”,费用金额为实际报销金额,差额为需要退款金额,费用报销单审核后自动生成[付款退款单]。
②报销金额";历史借款金额
用[历史借款余额]下推[费用报销单],费用报销单勾选“申请付款”,费用金额为实际报销金额,差额为需要付款金额,费用报销单审核后可下推[费用报销付款单]。

4.费用报销与实际付款和退款结算不同时进行,即先对历史借款余额进行报销,若需退款或者付款累计一段时间后统一结算,比如,企业每个月底或者每3个月统一结算需要付款或者退款的报销。

①一次性报销,需要付款 用[历史借款余额]下推[费用报销单],勾选“申请付款”,等到结算日期统一下推[费用报销付款单]。

②分次报销,需要付款 用[历史借款余额]下推[费用报销单],前面批次下推的费用报销单不勾选“申请付款”和“申请退款”,最后一次下推时费用金额填写:实际需要报销总额-前面几次已经报销金额,勾选“申请付款”,等到结算日期统一下推[费用报销付款单]。

③分次报销,需要退款 用[历史借款余额]下推[费用报销单],前面批次下推的费用报销单不勾选“申请付款”和“申请退款”,等到结算日期,由[历史借款余额]下推[付款退款单]。(注意:因为[费用报销单]勾选“申请退款”,审核后就会自动下推[付款退款单],如果报销时不进行退款操作,后续集中统一结算,那么报销单就是实际需要报销金额,不付不退,退款结算时再用[历史借款余额]下推[付款退款单])

5.如果费用申请单(借款),也有这种统一结算退款情况,那么下推费用报销单时只下推需要报销金额,差额等到后续统一结算时再下推费用报销单且勾选“申请退款”。

6.费用报销存在期初借款时,需在费用报销模块录入[历史借款余额],后续报销时再下推费用报销单。由于6.2现在版本限制,历史借款余额下推费用报销单,审核后生成的[费用报销其他应付单]没有单据可以核销。7.0及以后版本,历史借款余额审核会自动生成应付款管理模块的期初费用报销付款单,在后续报销时产生费用报销其他应付单就可以与该付款单核销。(注意:此时也要求应付款管理模块在未结束初始化状态,若已结束初始化,则会导致无法生成期初费用报销付款单,且历史借款余额也无法审核)

[说明]

历史借款余额增加了几个重要字段:已报销金额、已退款金额、冲销金额(尾差核销的金额)、借款余额(借款余额=历史借款余额-已报销-已退款-冲销金额),这些字段由系统根据下游单据的审核或核销状态自动填列,能直观地反映历史借款余额的后续跟踪信息,也是相关报表的数据分析来源。

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