YonSuite费控项目解决方案第1页共28页项目编号：项目名称：文档编号：版本号：YonSuite项目费控解决方案用友网络科技股份有限公司提交日期：2022年06月22日XXXXXX集团有限公司用友网络科技股份有限公司项目负责人：（盖章）项目负责人：（盖章）签字日期：签字日期：YonSuite交付事业部更改记录日期作者版本更改记录审阅日期姓名职位2011-1-23业务负责人签字页业务范围业务负责人签字日期目录YonSuite交付事业部YonSuite费控项目解决方案第3页共28页1文档说明-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------51.1定位和目标.51.2阅读范围.61.3流程图说明.62企业基本情况-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------82.1企业介绍.82.2企业组织机构.82.3企业操作人员.82.4本项目建设目标.82.5本项目实施范围.83基础数据解决方案----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------93.1公司数据方案.93.2业务数据方案.104费用预算---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------134.1费用预算.134.2月度资金预算.134.3控制维度.144.4控制类型.144.5规则启用.144.6预算执行查询.144.7业务系统实现.155费用报销---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------195.1报销适用组织.195.2基础资料.195.3借还款业务解决方案.215.4出差申请单和差旅费报销单.21YonSuite交付事业部5.5通用申请和报销业务解决方案.236合同付款---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------256.1合同业务场景.256.2合同业务系统实现.25YonSuite交付事业部YonSuite费控项目解决方案第5页共28页1文档说明1.1定位和目标本解决方案是用友项目组通过前期对河北阳煤正元化工集团有限公司（以下简称“XXXXXX”）客户调研，以及调研形成的调研报告，进行公司目标业务流程设计；业务场景实现、配套的政策与建议。本解决方案是参照公司现有的各业务流程及管理制度内容进行撰写。为保证报告的统一性，在业务流程上共性的业务对于各公司中个性化的业务和方案，我们也在解决方案中尽可能补充。在成文过程中，得过了项目组同仁的大力帮助和支持，以及各公司业务部门关键用户的鼎力配合，在此特别向各位表示感谢！由于方案时间紧迫，差错和不足之处在所难免，请大家及时补充和纠正。下一步，将依据本解决方案进行项目上线。本文档经过双方项目经理签字、加盖公章后，确认本报告所述内容是真实可靠的；并表示解决方案阶段已经结束，达到项目目标，实施进入下一阶段工作。为控制项目风险，保证项目成功，双方都有义务保证方案的稳定性和完整性。如果在系统建设和上线切换阶段需要对方案进行调整，双方应该本着双赢的原则按照变更流程进行变更。《项目实施计划》《项目启动会会议》《业务解决方案》《系统上线报告》《业务操作手册》《项目阶段总结报告》《问题跟踪表》YonSuite交付事业部1.2阅读范围本文档的传阅范围包括：关键用户及管理者、项目组成员、用友项目组、用友项目管理办公室（PMO）。1、关键用户及管理者：主要确认本文档内容的相对准确及完整，是最终使用者。2、某项目组成员：包括项目总监、项目经理与系统管理员，是整个项目需求确立、设计、实施规划、执行与控制人员，主要关心本文档的业务范围、核心需求、需求分析及解决思路。3、用友项目组：项目实施组织者和进度推动者，也是实际业务与系统匹配的实现者。其主要关心产品的实施范围、项目的边界、需求的满足、管理的要求，以便能够确实地理解用户需求。4、用友项目管理办公室（PMO）:包括用友项目总监或实施总监，PMO评审专员，PMO管理专员。负责本项目文档的质量评审，权责确认，绩效评价，从过程管理的角度确保项目质量。1.3流程图说明准备符：流程的开始，例如：项目启动终结符：流程图的结束，例如：项目结束系统流程：系统流程的关键步骤系统单据：系统流程的该步骤所使用的单据判定：流程中的判断步骤，如：是否进行下一步YonSuite交付事业部YonSuite费控项目解决方案第7页共28页动态连接线：流程步骤之间的链接(根据业务的需要可对动态链接线进置，如虚线、双线、无端点、箭头方向或插入文字叙述)批注：用于流程关键步骤的要求与注意涉及到的别的流程：此流程若涉及到了别的流程，则用此功能框记录涉及的流程YonSuite交付事业部2企业基本情况2.1企业介绍XXX公司成立于2003年12月11日，经营范围包括对制造业、能源（国家限制的除外）、贸易、农业的投资；化工相关技术的咨询、服务；化工产品(法律、法规、国务院决定需审批的除外)、化工设备的销售；本企业集团子公司生产的化肥的销售（依法须经批准的项目，经相关部门批准后方可开展经营活动）。2.2企业组织机构2.3企业操作人员2.4本项目建设目标梳理XXX的费用报销及合同付款业务流程，搭建统一规范的线上支付流程，实现公司的费用预算及资金预算的管控。2.5本项目实施范围序号类别内容备注1业务范围2组织范围序号组织编码组织部门关键用户姓名YonSuite交付事业部YonSuite费控项目解决方案第9页共28页3基础数据解决方案3.1公司数据方案3.1.1组织列表业务单元说明：业务单元定位为系统内的承担独立运营职责的业务组织的集合。根据企业的实体组织、虚拟组织机构统一建立业务单元后，为每一个业务单元标识可以处理的业务，即标识其组织类型；选择组织类型即代表该业务单元具有该类职能，一个业务单元可能具有多种组织职能。公司编码公司名称3.1.2部门档案部门档案说明：部门是用于存放人员载体，业务单元下细分的行政组织，是企业集团最末级的组织单元。部门编码规则系统支持自定义或按照系统规则生成。部门编码部门名称所属上级3.1.3角色创建编号角色名称职责1管理员角色查看单位内所有信息、添加删除用户，对本组织的用户进行YonSuite交付事业部权限分配、对所有单位单据的查询功能、对所有单位费用预算及执行情况查询；2领导角色对所负责单位的单据的查询功能；对所负责单位费用预算及执行情况查询；3部门负责人对所负责单位单据的查询功能；对所负责单位费用预算及执行情况查询；4会计主管角色对所有单位单据的查询功能；对所有单位费用预算及执行情况查询；5会计角色对所负责单位单据的查询功能；对所负责单位费用预算及执行情况查询；6出纳角色维护、查询所负责单位的支付单；3.1.4用户建立及权限分配【略】3.2业务数据方案3.2.1币种3.2.2供应商基本分类供应商说明：供应商分类是用来划分供应商的基本信息所属分类方式，需满足XXXXXX财务业务需要，分类模糊不清或之间存在交叉，容易导致供应商无法归类，不利于后续档案的维护和使用，需尽量避免。管理规则统一维护管理；编码规则：自定义编码币种编码币种名称备注CNY人民币无外币YonSuite交付事业部YonSuite费控项目解决方案第11页共28页3.2.3供应商档案供应商档案说明：供应商档案是YS系统最核心的基本档案之一，应用于YS系统众多领域，主要记录企业供应商的具体业务信息，通过基本信息、财务信息和联系人信息等页签分别进行维护。管理规则如下：YS系统供应商档案统一维护管理，供应商名称建议全称，避免数据重复。编码规则：自定义编码3.2.4项目费用预算无项目预算。3.2.5人员【略】3.2.6费用预算的费用项目【略】3.2.7月度资金预算费用项目【略】3.2.8期初数据合同历史数据，合同付款需要录入合同，确定一个时点，某个时点以前的合同，根据供应商打包创建一个合同，进行多次支付。该时点之后的合同，根据合同录入系统，对该合同进行付款。YonSuite交付事业部上线之后借款、报销本年历史数据不录入。YonSuite交付事业部YonSuite费控项目解决方案第13页共28页4费用预算4.1费用预算根据业务需求，预置好编制费用预算要用到的预算项档案，支持将外部表格直接导入系统中；现行预算表格可能需要做样式上的调整。在费用报销模块进行年度刚性控制（借款暂不支持预算控制，预计3月份产品迭代之后支持）；支持追加预算，直接导入调整之后的预算金额；控制颗粒度：以费控指标为准，年度，不分解到部门；以下费用项目为费用预算、月度资金预算均涉及的支出项：招待费、会议费、电话费、差旅费、咨询费、办公费、杂品购置、文化宣传、绿化费、公车费用、报刊杂志、协会会费、商业保险。年度费用预算维度：费用项目、费用承担组织、期间（年）。【详见《12+4非生产费用等可控费用支出情况表》】4.2月度资金预算根据业务需求，预制好编制费用资金预算要用到的预算项档案（费用项和供应商），支持将外部表格直接导入系统中；现行预算表格可能需要做样式上的调整。每个月编制月度资金预算，进行月度刚性控制，存在部分资金预算项，供应商之间可以调剂使用的情况，大类之间不存在调剂使用；可根据具体业务场景进行通过设置映射和控制组的方式进行控制规则的设置；支持追加预算，直接导入调整之后的预算金额；控制颗粒度：执行月度汇总表的有：工资、统筹款（养老、医疗、失业、工伤、公积金）、农民工工资、辞退补偿、税金、水费、电费、利息、股权投资、筹资资金支出；除以上内容外的按明细表执行。YonSuite交付事业部以下费用为费用预算、月度资金预算双口径控制的支出项：招待费、会议费、电话费、差旅费、咨询费、办公费、杂品购置、文化宣传、绿化费、公车费用、报刊杂志、协会会费、商业保险。月度资金预算维度：费用项目、供应商、费用承担组织、期间（月）。【详见《月度资金预算及执行明细表样正元氢能1月份》汇总表、附表2至附表11】4.3控制维度预算控制维度：费用预算：费用项目，年度刚性；月度资金预算：供应商（XXX客户基础资料中叫客户）+费用项目，月度刚性；双口径管控：年度费用预算（费用项目）+月度资金预算（费用项目），费用预算年度刚性，月度资金月度刚性（涉及费用预算（费用项目）：招待费、会议费、电话费、差旅费、咨询费、办公费、杂品购置、文化宣传、绿化费、公车费用、报刊杂志、协会会费、商业保险，均对应到月度资金预算费用项目：12+4项费用）。报销费用项目和年度预算费用项目相同。4.4控制类型预算控制类型：预警、控制。费用报销超出预算80%开始预警提示；超预算单据不能提交。4.5规则启用控制规则：报销提交时占用预算。4.6预算执行查询预算执行查询可查询预算金额、预算执行金额、预算余额、预算调整金额。白会计、财务部长有查看预算权限。YonSuite交付事业部YonSuite费控项目解决方案第15页共28页4.7业务系统实现角色：管理员/预算专员路径：费控服务>费用预算>预算配置>预算模型定义Step1：新增预算模型定义，在预算模型定义界面点击【新增】-【增行】-【保存】。Step2：预算维度映射，维护预算维度中需要进行映射的值。将预算中的维度值与报账单据中的维度值进行匹配。路径：费控服务>费用预算>预算配置>预算维度映射YonSuite交付事业部业务规则：匹配优先级为：一对一》IN》BETWEEN》多维匹配》模糊匹配。BETWEEN语法：1001-1005，使用波浪号【~】将维度的编号进行连接。多维匹配：解决多个报账单据维度与预算维度值匹配的场景。模糊匹配：系统默认为*，可不维护。Step3：预算组设置，将预算维度中需要相互占用的维度设置为预算组。路径：费控服务>费用预算>预算配置>预算组设置业务规则：组编号需要以井号【#】开头。预算组在规则分配的时候可以进行选择，预算组内的维度值将共享预算数，即可相互占用。例如水费、电费设置为一组，即在报账时，水费、电费的预算可累加起来作为预算额度。Step4：规则设置，设置预算控制规则的控制类型、控制比例、受控单据及受控单据的详细信息。路径：费控服务>费用预算>预算配置>规则设置业务规则：刚性：当超过【100%】，单据不允许提交，当超过【100%】进行提示；预警：当超过【80%】，单据进行提示，【80%】不参与提示；YonSuite交付事业部YonSuite费控项目解决方案第17页共28页年度预算为年度累计金额；月度资金不累计，按照预算编制的期间进行控制。即编制期间为1月，则控制额度为1月预算；业务系统应选择报账服务；业务对象中可选择单据类型及交易类型，当前推荐选择单据类型；金额：单据占用预算数的金额字段；日期：单据占用预算数的日期字段；控制条件：单据控制的条件字段，通常设置与预算模型维度一致。Step5：规则分配，设置规则后，可在规则分配中选择，将预算数与规则进行匹配。路径：费控服务>费用预算>预算配置>规则分配业务规则：支持按照不同维度值关联控制规则，例如A组织关联规则1，B组织关联规则2；匹配优先级：忽略》组编码》具体维度值》默认值。规则分配后，若已经编制了预算，可在规则启动中启动相关规则，若未编制预算，请在预算编制进行编制。Step6：预算编制，使用Excel导入的方式，根据预算模型编制、变更预算。路径：费控服务>费用预算>预算编制>预算编制业务规则：YonSuite交付事业部当选择预算模型后，自动将预算模型中的维度加载到明细表。当预算编制后，审批通过或审核通过后，需要点击【生效】。当编制类型为调整，仅需填写或Excel导入预算数（即预算调整后的数目），点击保存后系统自动加载计算初始预算数，调整前预算数，本次调整数。表头中期间（年）、期间（月）、开始日期、结束日期作用为便于编制人填写，实际预算数以明细表为准，支持跨组织、跨期间编制。Step7：控制规则启用，将控制规则启动后可进行预算控制。路径：费控服务>费用预算>预算编制>规则启用业务规则：支持按照预算模型中的维度进行启动，例如1月预算启动，2月不启动。需在预算模型定义中的是否启用维度设置为是，即可作为规则启动维度。规则启动后，重启、终止均会清空当前预算执行数据，慎用。Step8：预算分析，提供预算执行分析，预算执行明细、预算执行报表服务，用户可进行预算执行数的查看。路径：费控服务>费用预算>预算分析报表如下：预算执行分析预算执行明细执行单据明细预算执行报表YonSuite交付事业部YonSuite费控项目解决方案第19页共28页5费用报销报账业务模块以扁平化的方式将费控服务中提供的报账单据进行展现，根据调研需求分析，XXX费用报销涉及事项申请、报销、借还款三个子模块。企业可根据业务需求在每个子模块中基于单据类型扩展出若干交易类型。例如【报销】下可分为报销会议费、报销通讯费，同时发票入账、销售口的退款等也通过报销模块实现。5.1报销适用组织本报销制度所有业务单元通用，适用报销组织参照业务单元。5.2基础资料5.2.1费用项目路径：费控服务>基础配置>费用项目目前收集13条费用项目，两家主体一致，不需要到部门；年度费用预算费用项目与报销费用项目一致；月度资金预算的费用项目是否也需要在费用项目档案维护，详见附件；5.2.2费用项目-业务单元路径：费控服务>基础配置>费用项目>业务单元-费用项目为费用项目分配业务单元，所有费用项目由客户提供的公司通用YonSuite交付事业部【公司名称参照业务单元】5.2.3费用项目-交易类型路径：费控服务>基础配置>费用项目>费用项目-交易类型按费用项目设置适用交易类型，以及进行维护管理的功能。设置完成并启用后，费用项目可以在其适用的交易类型中使用。差旅费报销单：差旅费。通用报销单：【详情参照附件】（一般报销、发票入账、退款等）个人借款单：【详情参照附件】还款单：【详情参照附件】5.2.4表单、流程1．XXXX公司，所有模块，一般业务和二期，需要分开，表单字段、审批流程均不一样；2．同一业务，子公司和本部针对子公司的流程不一致，和业务发起人所属部门有关；3．附件中，表单差异主要是审批流；4．附件中，关于预算外的表单可以不要。【注：关于表单具体字段配置可参照附件】YonSuite交付事业部YonSuite费控项目解决方案第21页共28页5.3借还款业务解决方案5.3.1业务场景1.员工备用金借款；2.报销冲抵还款，未冲抵完全部分不需要立即进行直接归还借款，每3个月或者期末清账；3.借款单流程：客户提供见附件4.还款单流程：客户提供见附件5.3.2业务系统实现系统预制了个人借款、还款两个交易类型。员工可通过单据进行备用金借款、还款等业务报账。Step1：UI模板配置。路径：数字化建模>模板管理>UI模板。Step2：流程设计，工作流的核心功能节点：包括模型管理、流程调度、任务调度和流程统计四个功能节点。路径：数字化建模>流程管理>工作流。【具体字段、流程详情见附件】5.4出差申请单和差旅费报销单5.4.1业务场景1.差旅报销单必关联出差申请单，一个申请单只被关联一次；2.如果是会议、培训的出差，报销时需要关联两个事项申请单，差旅和会议/培训申请单；3.差旅补助由申请人填写；YonSuite交付事业部4.根据差旅报销人员级别，控制住宿、补贴等标准（城市分级、住宿标准、差旅补贴标准）；5.差旅报销以行程式差旅报销为主，主要应用场景：企业主要以行程段作为管理，在实际报销时，按行程段来做归集，比如北京至上海这一行程段中发生的住宿，机票，长途交通，补贴等，总共发生多少支出。此种场景主要是以行程段来作为维度去统计相关的数据。6.如出差行程发生变化，客户需求：修改之前的出差申请单；可以使用出差申请变更功能。5.4.2业务系统实现差旅报销模块为企业员工提供差旅费报销入口。报销长途交通费（飞机、火车、轮船）、市内交通费、伙食费、公杂费、往返车站、机场交通费以及其他费用。支持关联事项申请、账单（发票、行程单等）、核销借款；支持报销标准管控、行程智能推演。基础设置Step1：系统已预制出差申请单及差旅报销单，可根据需要新增交易类型，并根据具体需求完成针对该交易类型的系列配置。路径：数字化建模>流程管理>流程数据>交易类型Step2：系统已经通过预制将申请单的部分字段信息带至报销单，点击"配置"，用户即可根据实际需求对字段进行可见或者隐藏设置；路径：数字化建模>模板管理>UI模板Step3：报账参数是费控服务一些公共参数设置，向导页选择按照交易类型+费用项目配置。路径：数字化建模>费控服务>基础配置Step4：申请规则中主要设置一些申请单的控制维度，控制方式等参数，并指定受控的下游交易类型行程式差旅报销申请规则设置，可根据实际需求进行相关参数修改。路径：数字化建模>费控服务>基础配置差旅标准维护：YonSuite交付事业部YonSuite费控项目解决方案第23页共28页费控服务使用之前，进行标准制度的基础配置。包括城市分级、淡旺季节、长途交通标准、住宿标准、报销制度、差旅补贴标准，提供更佳的灵活性，适应更多业务场景及使用场景，为差旅报销中限额控制及补贴计算服务。路径：费控服务>基础配置>差旅标准【具体字段需求、流程见附件】5.5通用申请和报销业务解决方案5.5.1业务场景根据不同业务设置对应表单及流程，适用业务：1.招待费需要关联事前审批单，招待费报销时被关联一次；2.会议费报销需要关联事前会议审批单，报销时会关联多次，一次会议费、一次差旅费；3.培训费报销需要关联培训通知审批单，报销时会关联多次，一次培训费、一次差旅费；4.一般报销（除差旅之外的报销）5.发票入账审批（上传发票）6.退款（销售退款）7.退还投标保证金5.5.2业务系统实现基础设置：Step1：系统已预制通用申请单及通用报销单，可根据需要新增交易类型，并根据具体需求完成针对该交易类型的系列配置。路径：数字化建模>流程管理>流程数据>交易类型Step2：点击数字化建模-模板管理-UI模板，进行费控单据模板的设置，能够按照领域-应用-业务对象-表单的树形结构查询到想要编辑的表单。路径：数字化建模>模板管理>UI模板YonSuite交付事业部Step3：在基础数据中增加相应的费用项目类别及费用项目。至此数字化建模部分初始化准备已全部完成路径：数字化建模>基础数据>费用项目Step4：根据实际需求将相关费用项目分配至业务单元.业务单元-交易类型：根据实际需求将相关费用项目分配至交易类型。路径：数字化建模>费控服务>基础配置>业务单元-费用项目发票入账审批作为一类报销单：单据表头选择合同，然后报销明细选择合同的任意一条履约计划，报销明细的价税合计改为0就可以，这样回写合同的付款金额是0，同时发票金额回写合同，合同也会和这个报销单关联，可以联查发票；退款，单独作为一类报销单；退还投标保证金单独作为一类报销单。【表单及流程见附件】YonSuite交付事业部YonSuite费控项目解决方案第25页共28页6合同付款6.1合同业务场景1.合同付款，需要录入合同，对履约计划进行付款，不控制履约计划，进行月度资金预算的控制；2.合同付款申请流程不附发票；3.关于历史合同，需要录入合同，按照账面某个时点分类打包合同金额，进行付款；新录入合同时同步上传发票作为附件（防止与打包合同重复），并审批，运行一段时间之后，新的合同正常录入合同（可以不再上传发票，不走审批流）；4.发票入账和付款的核销，发票入账审批可以关联到合同上：（发票入账报销单表头选择合同，然后报销明细选择合同的任意一条履约计划，报销明细的价税合计改为0就可以，这样回写合同的付款金额是0，同时发票金额回写合同，合同也会和这个报销单关联，可以联查发票）；5.预付不上传发票，之后票到了，核销的时候，可以回写到合同;6.打印单需要打印审批意见；7.不打印逆流程（需要云打印开放配置权限）；8.支持合同变更，支持变更审批，变更合同编号不变；（涉及金额的变更的，在用友系统进行合同变更，上传在SAP系统变更的合同附件）9.录入合同是需要审批；（后期业务走顺了，可能去掉审批流）10.罚款、税率不符类业务不需要进行合同变更：（例如：税率变更：合同金额一万，由于开票税率未按照合同走，付9700，剩余300不付，入账按照一万入（300入扣罚之类科目），合同不变更）11.流程：同一业务，子公司和本部针对子公司的流程不一致，和业务发起人所属部门有关；6.2合同业务系统实现YonSuite交付事业部Step1：合同配置；路径：费控服务>付款合同>合同配置对付款合同进行基础配置，包括付款操作-交易类型，合同类型-变更类型。1.可自定义付款计划‘付款’操作、‘付预付款’操作对应的交易类型。2.可自定义履约保证金‘退款’操作对应的交易类型。3.可自定义每种合同类型可用那种变更单类型来变更。Step2：合同管理；路径：费控服务>付款合同>合同管理对期初、非期初付款合同进行维护、执行、变更、履约等：1.合同维护：可通过页面直接录入，或通过模板导入（期初），合同内容包括合同基本信息、签约信息、管理信息、操作信息、合同条款、付款计划、履约保证金、合同大事记、变更历史、执行过程、附件管理。2.合同执行：可对合同进行审批、生效、冻结、解冻、终止等操作。3.合同变更：可对合同进行变更、变更审批等。4.合同履约：可选择付款计划，执行付款操作，推式生成通用报销单、对公预付单；也可在通用报销单、对公预付单中参照付款合同进行付款。5.履约保证金：可维护收到的履约保证金，并对履约保证金进行退款。6.变更历史：不能直接录入，系统自动记录并在合同中显示合同全部的变更历史。7.执行过程：不能直接录入，系统自动记录并在合同中显示合同全部的执行过程，执行项包括：生效、取消生效、冻结、解冻、终止、取消终止。8.执行情况：可查看合同生成的全部下游单据信息。9.联查单据：可联查合同生成的下游单据详情。付款合同信息界面如下：界面1：YonSuite交付事业部YonSuite费控项目解决方案第27页共28页界面2：Step3：查询分析；YonSuite交付事业部路径：费控服务>付款合同>查询分析该功能主要提供给财务人员使用，能够实时查看到合同台账、执行情况等。1.台账报表：包括合同信息、合同状态、履约情况等。2.联查报表：可查看合同生成的下游单据信息、单据状态、结算状态等。----------以下无正文-----------YonSuite交付事业部
