项目云篇-项目服务-采购管理用友网络科技股份有限公司2024年1月YonBIPV3.0(R5_2312)YonSuite用户手册2/24版权©2024用友集团版权所有。未经用友集团的书面许可，本用户手册任何整体或部分的内容不得被复制、复印、翻译或缩减以用于任何目的。本用户手册的内容在未经通知的情形下可能会发生改变，敬请留意。请注意：本用户手册的内容并不代表用友网络所做的承诺。用户手册3/24目录第一章总体概述...................................................41.1产品概述.....................................................41.2产品价值.....................................................4第二章应用场景...................................................52.1场景一：阶段结算.............................................52.1.1业务描述.................................................52.1.2业务流程.................................................52.1.3应用清单.................................................52.2场景二：清单结算.............................................52.2.1业务描述.................................................52.2.2业务流程.................................................62.2.3应用清单.................................................62.3场景三：付款预测.............................................62.3.1业务描述.................................................62.3.2业务流程.................................................72.3.3应用清单.................................................7第三章操作指南...................................................73.1采购合同执行.................................................73.1.1总体概述.................................................73.1.2总体价值.................................................73.1.3项目采购台账.............................................83.1.4服务确认................................................143.1.5采购合同台账............................................183.1.6项目付款预测............................................22用户手册4/24第一章总体概述1.1产品概述项目采购管理包含采购合同、项目付款预测、供应商结算确认、我的合同管理，一个项目支持签订多份采购合同，依据采购合同约定进行供应商结算确认、项目采购付款、项目付款预测，实现项目采购支出全过程管理。项目采购管理打通“项目合同财务”的业财一体化流程，实现业财融合。对接财务应付管理直接对接财务总账1.2产品价值实时掌握项目采购支出情况，包括项目当前供应商结算金额、付款金额，结合项目采购支出情况为项目管理人员提供决策依据；实时预测项目未来付款情况，为项目管理人员提供付款跟踪依据；付款自动预警保障了项目付款及时性，降低项目延期付款风险；采购负责人可以实时查看自己负责的采购合同执行情况；基于供应商结算确认、项目付款，打通项目、财务管理流程的一体化。用户手册5/24第二章应用场景2.1场景一：阶段结算2.1.1业务描述项目执行过程中，达到某个项目阶段时，供应商线下提交结算信息及交付成果物，项目管理人员上传交付成果物，并进行阶段完成确认，阶段完成后自动确认供应商结算并记应付。供应商结算确认后，项目管理人员发起付款并提交付款单到财务。2.1.2业务流程2.1.3应用清单供应商结算确认2.2场景二：清单结算2.2.1业务描述项目执行过程中，依据合同中约定的结算频率，供应商线下提交结算信息及交付成果物，项目管理人员对供应商结算信息及交付成果物做确认，确认完成后手动填写供应商结算确认单并记应付。供应商结算确认后，项目管理人员发起付款并提交付款单到财务。用户手册6/242.2.2业务流程2.2.3应用清单供应商结算确认2.3场景三：付款预测2.3.1业务描述采购合同签订时约定付款协议，合同生效后形成项目付款计划，基于项目付款计划实时预测项目未来付款情况。用户手册7/242.3.2业务流程2.3.3应用清单付款预测第三章操作指南3.1采购合同执行3.1.1总体概述项目采购合同签订完成后，基于项目执行合同。采购员可以实时查看或发起合同的供应商结算、发票、付款情况。项目经理从项目的维度实时查看或发起的供应商结算、发票、付款情况。3.1.2总体价值合同执行信息实时同步：合同供应商结算、发票、付款信息及时同步更新，确保采购员、项目经理等相关人员信息同步；业财融合：合同供应商结算、发票、付款信息及时同步至财务。用户手册8/243.1.3项目采购台账3.1.3.1功能描述通过项目采购台账实时掌握项目采购支出情况，为项目管理人员提供决策依据。项目采购台账中展示了当前项目的总体采购支出信息：包含结算金额、结算金额在合同金额中的占比、付款金额、付款金额在合同金额中的占比，以及单个采购合同及支出信息：包含供应商、采购合同编号、采购合同名称、结算金额、付款金额、付款计划，实时掌握项目采购情况。项目采购台账中支持发起供应商服务确认、收票登记、付款。3.1.3.2关键应用项目采购台账支持同时集成采购合同或者订单做执行；采购合同可做服务确认、收票登记、项目付款；采购订单在基础参数为1的情况下可做服务确认，由采购发票下推采购发票，然后在推费用报销单做付款。3.1.3.3业务规则项目采购台账可同时集成采购合同及采购订单，采购合同的阶段依据为订单结算的时候不会推送合同数据至项目采购台账，结算依据为里程碑或者清单时才会推送合同至项目采购台账中；采购执行只能在合同或者订单中选择其中一个做执行，不能既按照合同又按照订单执行；采购合同结算依据为订单结算的时候，此类型的合同需要下推订单，基于订单做采购执行，采购订单创建单据时需要在表体维护项目，当表体项目相同时，认为是项目专采，这类订单可以在项目收入台账继续做项目采购发票、收款、采购服务确认；表体选择多项目时，将采购订单物料行分摊到项目上。这类订单只能在采购订单侧做采购发票、收款。不支持做采购服务确认；采购订单不支持调整付款计划，采购合同支持在项目采购台账调整付款计划；用户手册9/24采购订单侧收票需要读取业务流。需要手动新建交易类型及业务流，业务流需要为订单直接收票；基于订单直接付款的付款金额可以归集到项目采购台账；注意：集成订单需要注意购买财务的应收应付管理；合同支持调整付款计划。支持在付款计划上关联项目计划的里程碑，触发生成里程碑结算。详细规则参考采购服务确认；采购合同支持对接财务应收应付、直接对接总账、不对接财务。启用应收应付，付款使用财务付款单。采购服务确认支持推暂估应付。项目采购发票推确认应付冲销暂估。启用总账，使用项目付款，直接生成财务凭证；项目采购风险项提示：通过结算金额、付款金额、合同金额之间的对比，提示对应风险，风险项包含“付款金额>结算金额、付款金额>合同金额、超期未付款”；付款对接资金结算：如果项目付款集成资金结算，付款后会将付款信息给到财务进行资金结算，结算完成后实付金为结算成功的金额。3.1.3.4栏目说明栏目名称说明基本信息计划对比基线版本和生效版本之间的差异项目名称支持切换项目合同编号支持超链接查看合同信息结算金额支持超链接查看当前项目的结算单信息结算金额>合同金额当“结算金额>合同金额”提示“结算金额>合同金额已超XXXX”，如：“结算金额>合同金额已超8000.00”付款金额>结算金额当“付款金额>结算金额”提示“付款金额>结算金额已超XXXX”，如：“结算金额>合同金额已超8000.00”超期未付款当存在收起未付款的付款计划，提示“超期未付款”用户手册10/24工期项目实施的周期天数，项目实施的时间范围工期差异率两个版本之间工期做差值计算后，在对比基线计划的工期得出工期差异率3.1.3.5操作说明适用于采购合同结算依据为按交付物确认，点击<采购服务确认>按钮，跳转到采购服务确认单新增界面，自动填充项目编码、项目名称、合同编码、合同名称、客户、币种等信息。用户手册11/24点击<采购服务确认>按钮，进入新增界面：付款计划行中点击<编辑>按钮，弹出付款计划编辑界面。设置项目阶段、计划付款日期、起算日期、付款比例、付款金额。如果项目结算依据为项目阶段结算，则不允许调整付款比例、付款金额。用户手册12/24点击<项目支出>按钮，跳转到项目采购台账界面：付款计划行中点击<编辑>按钮，弹出付款计划编辑界面：付款金额按期分摊选项：（1）如果选择是，则无论从哪一期付款，实付金额会按照从第一期开始向后期分摊，如果实付金额与应付金额相同的则不再进行分摊，所有期应付金额都与实付金额相同时，多付款的金额全部分摊到最后一期上；（2）如果选择否，则每期实付金额不进行分摊。付款计划行中点击<付款>按钮，弹出付款金额填写界面，填写完成后跳转到付款单新增界面，并自动填充项目编码、项目名称、合同编码、合同名称、客户、用户手册13/24币种等信息。付款单生成后传送到财务，财务审批通过后，回传实付金额给项目；付款起点是“合同签订日期、合同生效日期”时，只能在采购合同中发起预付款，项目付款预测中不能发起预付款；付款起点不是“合同签订日期、合同生效日期”时，不能在采购合同中发起预付款，只能在项目付款预测中发起预付款。点击<付款>按钮弹出付款金额填写界面：点击<确认>按钮，跳转到付款单界面：点击“实付金额”金额超链接，弹出项目付款界面：用户手册14/243.1.4服务确认3.1.4.1功能描述采购服务确认是指在采购过程中，供应商向采购方提供的一种文件或声明，以确认其已经理解并同意遵守相关的法律、规定和要求，包括但不限于合同条款、交货时间、价格等。通常，在双方签订正式合同之后，采购方需要提交采购服务确认，确保所提供的产品或服务已接收并符合采购方的需求和要求。3.1.4.2关键应用按付款协议确认：在签订采购合同的时结算依据选择里程碑阶段，服务确认方式默认为按照付款协议确认，或者采购合同的结算依据为清单结算时，服务确认方式选择按照付款协议，即可按照合同约定的协议进行做服务确认。按清单确认：制定采购合同时结算依据为清单结算时，服务确认方式选择按照物料明细确认，即可基于合同下的物料进行服务的确认；服务确认可通过参数控制下推供应商协同-采购发票-费用报销。3.1.4.3业务规则采购合同或者订单均可做服务确认；采购合同结算依据为订单结算时可下推采购订单，采购订单可基于物料明细做服务的确认；采购服务确认在参数的控制下可推供应商协同-采购发票-费用报销3.1.4.4栏目说明栏目名称说明币种合同签约币种含税结算额项目阶段结算：结算金额=合同金额*(截止当前期付款比例之和)-累计结算总金额；清单结算：由明细含税结算额汇总结算明细结算的明细税率(%)合同约定的产品税率用户手册15/24含税单价合同约定的产品含税单价已结算数量截止目前已经结算数量本次结算数量当前要结算数量结算总数量已结算数量+本次结算数量含税结算额根据含税单价与结算数量计算出来3.1.4.5操作说明进入项目采购台账界面，点击合同或者订单卡片上的按【采购服务确认】，进入采购服务确认的页面。通过参数选择控制：采购服务确认单可下推对账事项-采购发票-通用报销单，也可以采购服务确认单直接下推通用报销单。参数控制可在项目立项下的基础参数设置中选择，如不选择默认参数0，可改成参数1，在参数为1的情况下会有两种情况，是直接下推报销单还是经过对账事项下推采购发票再推费控的报销反可在页面中的是否供应商协同进行选择。用户手册16/24参数为0的情况下，服务确认单不会下推采购发票也不会下推费控的报销打。项目采购台账兼容了采购合同及采购订单，如下图：用户手册17/24预提的业务只适用于参数为1的业务流程，旧的业务流程不会显示此按钮，预提时需要先输入合同的执行进度，系统会根据合同执行进度自动计算可预提的用户手册18/24金额，比如合同金额100W，执行进度是50%，那么此合同最多目前只能预提50W，一个合同可进行多次预提，采购订单不支持预提，预提的页面（费控的预提页面）如下：采购合同中的结算依据选择了里程碑阶段并且付款计划关联了里程碑的活动，还是可以自动下推采购服务确认单，不论基础参数设置中“采购服务确认-费控报销单做付款”参数是0还是1，这个都是生效的；如果参数是1的情况下，付款及采购发票均需要由报销单下推，不支持单独发起付款或者单独做收票登记；参数的切换只能新的数据起作用，就的合同或者订单均不起作用；采购合同中选择了结算依据是合同，该合同不会推送到项目采购台账，但是该合同下推的订单并且订单子表中关联了项目的情况下，订单会同步至项目采购台账中。3.1.5采购合同台账3.1.5.1功能描述展示我的权限下所有项目关联的采购合同或采购订单。直观展示每个合同（订单）的编码、名称、状态、供应商、合同金额等关键信息，直观展示每个合同（订单）的结算金额、收票金额、实付金额等支出情况。基于合同快速发起供应商结算、采购发票登记、付款及付款计划调整。用户手册19/243.1.5.2业务规则采购服务确认支持基于合同进行采购服务确认（目前订单暂不支持），针对采购结算依据为清单结算的，提供供应商结算确认操作，基于合同直接发起供应商结算确认。收票登记基于合同发起采购发票登记业务。跳转至项目采购发票节点。支持基于订单采购发票登记业务。跳转至采购发票节点。付款支持基于合同发起采购合同付款业务。跳转至项目付款节点。支持基于订单发起采购订单付款业务。跳转至付款节点。付款计划查看或调整采购合同付款计划。查看采购服务确认金额支持穿透，通过结算金额，查看结算单明细。查看收票明细支持穿透，通过收票金额，查项目采购发票明细。查看实付明细支持穿透，通过实付金额查看付款明细记录。3.1.5.3栏目说明栏目名称说明合同名称采购合同名称合同编码采购合同编码起止日期采购合同开始日期、截止日期供应商供应商名称项目名称采购合同关联项目的名称合同金额合同含税金额结算金额与供应商已结算的总金额收票金额供应商已开票的总金额用户手册20/24实付金额已付款总金额币种签约币种3.1.5.4操作说明进入我的合同，进入单据列表页面：3.1.5.4.1采购服务确认点击<采购服务确认>按钮，跳转到供应商结算确认单据新增界面。用户手册21/243.1.5.4.2收票登记点击<收票登记>按钮，跳转到项目采购发票新增界面。3.1.5.4.3付款点击<付款>按钮，弹出付款界面。3.1.5.4.4付款计划点击<付款计划>按钮，弹出付款计划调整界面。用户手册22/243.1.6项目付款预测3.1.6.1功能描述项目付款预测实时预测项目未来付款情况，为项目管理人员提供付款跟踪依据。项目付款预测展示了超期未付款情况、预计付款情况，包含超期未付款、本月待付款、下月预计付款、下季度预计付款金额，以及超期未付款、本月待付款、下月预计付款、下季度预计付款的具体付款计划。支持预测合同和订单的付款情况。3.1.6.2业务规则超期未付款跟踪：快速查找具体有哪些项目的采购未按时付款；本月待付款：通过项目付款计划预测出本月待付款金额；下月预计付款：通过项目付款计划预测出下月预计付款金额；下季度预计付款：通过项目付款计划预测出下季度预计付款金额。3.1.6.3栏目说明栏目名称说明期号付款计划可以分为多期付款，每期付款会有一个期号账期到期日账期到期日是指从供应商交付完成后，直至给供应商付款的这段时间周期的最后一天，根据“起算日期+账期天数”计算出来超期未付款已过账期到期日，并且未付款的金额汇总本月待付款账期到期日落在当前月，并且未付款的金额汇总下月预计付款账期到期日落在下个月，并且未付款的金额汇总下季度预计付款账期到期日落在下个季度，并且未付款的金额汇总用户手册23/243.1.6.4操作说明3.1.6.4.1超期未付款点击列表上方的查询条件“超期未付款”，展示截至当前已超期未付款的付款计划。3.1.6.4.2本月待付款点击列表上方的查询条件“本月待付款”，展示本月未付款的付款计划。3.1.6.4.3下月预计付款点击列表上方的查询条件“下月预计付款”，展示下个月的付款计划。用户手册24/243.1.6.4.4下季度预计付款点击列表上方的查询条件“下季度预计付款”，展示下个季度的付款计划。
