Xxx公司人力服务操作手册员工服务用友网络科技股份有限公司YonSuite交付事业部1员工服务概述1.1名词解释知识库知识库(knowledgebase)是企业中形成结构化、易操作、易利用、易储存、可传承的知识集群，这些知识不仅包括企业的宏观发展规划、企业文化等，也包含微观的各个部门的一切知识内容。智能存取柜通过无接触式发件、放件、收件，为员工提供全天7*24收取材料服务。1.2概述YonSuite员工服务主要提供全面移动化的员工服务和管理者服务，让人与组织的联系更加紧密，员工可以随时随地的获得企业人力资源各项服务，结合社交化的全员移动应用，为员工打造7*24小时的贴心服务，提升员工对企业人力资源服务的感知度，提升员工满意度。员工服务整体架构YonSuite交付事业部1.3产品价值 员工全生命周期服务，多端自助服务，业务流程自动化 员工服务自助办理，提升员工体验 全渠道：移动端、PC端、智能机器人 智能高效：人脸识别、OCR、VPA自动处理 自助服务一体机、智能存取柜提升企业科技感 支持员工自由选择需要的证明类型、领取地点，并进行必要的补充说明，提交后自动按照证明模板生成证明，并支持HR进行个别信息的补充和修改，即可打印输出、交付给员工 快速构建企业常见知识库YonSuite交付事业部 实时更新当下知识热点，快速便捷回复员工提问 员工自助知识库检索 VPA+人工服务：基于智能机器人的知识库系统，助力HR从重复性繁琐事务中解脱，提升员工工作效率和满意度 客户多级知识库智能匹配用户提问 快捷转HR人工提问、HR抢单/转派 员工关怀自动触发，自定义设置祝福规则 生日、节日员工福利发放 系统自动发送祝福贺卡及金豆、权益券 向经理及HR提醒员工生日/司龄纪念日，部门同事/经理间群互动，送有温度的祝福 可查询并导出每月过生日人员名单，方便举办生日会 福利商场兑换实物及电子礼物1.4常见问题问题：是否允许员工自定义上传证明样式？解答：允许，除系统预置、企业自定义维护的常用合同类型外，每类合同都有参数控制是否允许员工自定义上传。在设置证明模板时，如勾选了“自定义上传”，员工在员工自助端可针对该类证明进行自定义传word格式文件。问题：模板设置时的“温馨提示语”是做什么用的？解答：员工在员工自助端选择了某项证明类型，页面即可显示该类证明的温馨提示语。方便企业HR对该类证明进行补充说明。问题：生日祝福的电子贺卡是否允许随机发送？解答：允许，勾选多个祝福卡片，即可自动随机发送。YonSuite交付事业部2应用场景2.1应用分类2.1.1分类形式员工服务包括开证明、员工问询、生日关怀、智能存取柜、企业介绍、HR日历。2.1.2简要描述 开证明：开证明业务主要帮助企业进行自动化证明开具，在进行模板设置后，员工即可在自助端选择需要开具的证明类型，提交任务后，企业HR会收到员工待开证明的通知，在预览员工证明后，可调整或直接打印员工的证明。一键通知员工到领取地点领取。 员工问询：企业维护建立好常用知识库体系后，员工可在自助端查询常用的知识库内容、热点问题、通过智能机器人进行提问回答。员工也可以直接向HR进行提问，HR可直接回复或转派其他人回答。 员工关怀：员工可在生日当天，收到系统自动发出的生日祝福邮件。系统预置常用祝福模板，用户可自定义上传全新内容模板，包括内容文案等。系统在纪念日当天或提前通知HR和部门经理。可导出每月过生日人员名单。 智能存取柜：为了减少线下接触时间，HR可通过在线下单的方式，选择需要发件的员工，再将需要放YonSuite交付事业部置的物品放入存取柜中。员工收到通知后可通过人脸识别或者手机验证码的方式打开箱柜取走物品。 企业介绍：多组织企业介绍，方便员工快速了解企业概况，企业HR通过配置企业LOGO及URL的方式，使在职员工可通过移动端查看企业介绍；待入职人员可在预入职页面查看企业介绍。 HR日历：HR设置常规办理事务的时间、频率、关联知识库相关内容。员工可查看HR相关业务的办理时间。2.2场景展示2.2.1证明开具场景描述 HR配置常用证明模板 员工发起证明开具申请 HR浏览编辑员工待开证明，打印证明通知员工领取业务流程YonSuite交付事业部主要功能清单一级菜单二级菜单三级菜单功能描述员工服务开具证明证明办理为员工开具证明、编辑员工证明、一键通知员工领取证明员工服务开具证明证明模板管理常用证明类型的模板设置员工自助员工服务开证明（WEB&APP）员工选择需要开具的证明类型YonSuite交付事业部2.2.2员工问询场景描述企业HR配置常用知识库条目后，员工在自助端查看知识库条目，查看热点问题。员工可通过智能机器人提问，也可以向HR直接发起提问。HR收到提问单后，可回复员工或转发问题。业务流程主要功能清单一级菜单二级菜单三级菜单功能描述员工服务员工咨询知识库维护知识库条目员工服务员工咨询知识分类列表维护知识库条目分类员工服务员工咨询员工问询处理HR回复员工提出的问题YonSuite交付事业部员工自助员工服务员工问询(WEB&APP）员工在自助端查找知识库内容，向机器人提问，向HR提问。2.2.3生日关怀场景描述 HR为企业过生日员工发放生日福利，设置生日福利的类型（金豆/权益券），设置生日祝福卡片及祝福语 HR导出每月过生日人员名单主要功能清单一级菜单二级菜单三级菜单功能描述员工服务员工关怀生日关怀规则HR设置各组织生日关怀的福利规则及卡片、祝福语员工服务员工关怀生日关怀导出每月过生日员工名单3初始准备3.1设置证明类型证明类型配置路径：数字化建模—>基础数据—>自定义档案—>自定义档案维护企业在设置证明模板时，需要先选择证明的类型。系统有预置常用的证明模板类型，企业也可以结合自身需求在自定义档案中维护证明类型这个档案的其他值。YonSuite交付事业部3.2设置证明的领取地点领取地点配置路径：数字化建模—>基础数据—>自定义档案—>自定义档案维护员工在自助端选择证明类型时，可以选择领取地点。HR在一键通知员工领取时还可以修改此领取地点。同理，HR在使用智能存取柜发件时，也会选择领取地点，员工在收到取件通知时也会看到领取地点。领取地点为自定义档案，系统没有预置领取地点，用户在初始准备时需要先维护该档案的值才能使用对应的服务。3.3设置智能存取柜的领取地点智能存取柜领取地点配置路径：数字化建模—>基础数据—>自定义档案—>自定义档案维护YonSuite交付事业部HR在使用智能存取柜发件时，需要选择领取地点，员工在收到取件通知时也会看到领取地点。智能快递柜领取地点为自定义档案，系统没有预置领取地点，用户在初始准备时需要先维护该档案的值才能使用对应的服务。3.4设置证明模板证明模板配置路径：人力资源—>员工服务—>开具证明—>证明模板管理系统预置了常用的证明模板，用户也可以根据需要自定义设置模板的样式，模板的“温馨提示语”会在员工自助端显示。YonSuite交付事业部3.5设置知识库分类列表知识分类列表配置路径：人力资源—>员工服务—>员工咨询—>知识分类列表允许企业增加不同的知识库分类，每种类型可增加下级分类及类型的所属组织。设置知识分类后，类型可被知识库引用。员工在自助端也可快速查看各类知识库。3.6设置知识库条目知识库配置路径：人力资源—>员工服务—>员工咨询—>知识库可通过直接新增、导入方式添加知识库条目。员工可在自助端“员工问询”里看到设置为热点的知识库条目。在员工问询回复中，HR可直接引用知识库的这些条目。YonSuite交付事业部3.7设置生日关怀规则生日关怀规则配置路径：人力资源—>员工服务—>员工关怀—>生日关怀规则企业可以分别为各个组织设置生日关怀的发放规则，包括权益券或金豆的发放方式，并添加祝福语及祝福卡片，多选祝福卡片可实现随机发送不同的生日贺卡。系统预置了两个常用的提醒，包括每月提醒下月员工生日名单及生日当天提醒。员工生日当天即可通过移动端收到生日祝福的卡片、金豆或权益券。3.8企业介绍设置企业介绍设置的配置路径：人力资源—>员工服务—>企业介绍设置HR可以在企业介绍设置这个节点为员工提供多个企业相关介绍，例如同时设置“XX集团”、“XX分公司”，“XX事业部”等介绍，配置URL及图片后，员工可在移动端查看。YonSuite交付事业部3.9HR日历设置HR日历设置的配置路径：人力资源—>员工服务—>HR日历设置HR可在web端设置高频率办理的工作事项及相关知识库，例如每周五去公积金中心办理公积金提取手续，并且关联知识库中有关公积金提取的相关知识条目。员工可在移动端查看HR办理事项的时间及相关知识库内容。4操作指南4.1功能概述为员工提供日常服务业务，包括员工的证明开具、一键通知员工领取证明、编辑员工证明、YonSuite交付事业部设置证明模板等。4.1.1证明模板管理功能描述 分组织自定义设置证明模板样式； 支持员工自定义上传证明； 设置证明温馨提示语；关键应用企业HR根据企业的需要，设置员工常用的证明模板样式。主要字段说明字段说明温馨提示语此处温馨提示语为员工在自助端选择该类模板时看到的内容，HR可在此处针对该类模板进行温馨提示自定义上传如勾选了自定义上传，则该模板类型允许员工自定义上传word格式的证明模板主要操作说明点击【+】，新增各类型模板，针对已建立的模板可直接编辑修改，或复制一个新的模板。YonSuite交付事业部可维护模板的编码、名称、所属组织、温馨提示语、是否自定义上传等。支持自定义多种证明类型，每种类型可设置多个模板，每种类型模板均支持是否允许自定义上传。支持对模板进行停启用。4.1.2证明办理功能描述 HR查看员工申请的证明单据； 修改领取地点； 维护员工自定义上传的证明模板；YonSuite交付事业部 一键通知员工领取证明；关键应用处理员工申请的证明需求，打印并一键通知员工领取证明。主要字段说明字段说明证明用途证明用途为自定义档案，方便后续进行证明统计主要操作说明点击待开证明的单据列表，进入单据详情。可编辑领取地点的值，可以直接编辑证明文本。点击【打印】，调本地打印机直接打印当前证明。点击【下载】，自动下载pdf格式的证明文本。点击【办理完成】，该单据变成已完成状态。员工自助端收到领取证明通知。YonSuite交付事业部4.2功能概述创建企业知识库、知识分类列表、回复员工日常问题等。4.2.1知识库分类列表功能描述 维护知识库分类； 支持组织分级设置知识库分类； 各分类允许停启用、编辑、在下级新增分类；关键应用企业HR建立知识库分类，知识库可基于此知识库分类进行建立，员工可在自助端按照知识分类查看知识条目。主要字段说明字段说明YonSuite交付事业部上级指此知识分类的上级知识类别所属组织知识库分类的所属组织，有该组织数据权限的员工可看到该分类主要操作说明点击【新增】，通过维护知识分类编码、名称、所属组织新建知识分类。点击【编辑】，修改知识分类编码、名称；点击【删除】，可删除未被引用的知识库分类。YonSuite交付事业部4.2.2知识库功能描述 维护新建知识库； 可通过直接新增、链接新增、导入等方式创建企业知识库； 可通过更新时间及知识库分类快速筛选所需知识条目；关键应用企业HR建立知识库、维护知识库标题、所属组织、问题分类、设置是否为热点问题、设置标签、回复员工问题。主要字段说明字段说明标签知识库的标签可以方便员工在自助端快速搜索到该条知识库热点问题标记了热点问题的知识条目，员工可在自助端热点问题分类下看到该条知识库主要操作说明点击【新增普通知识库】，可以添加知识库标题、分类、设置是否热点、标签、回复内容等。YonSuite交付事业部点击【新增链接知识库】可通过添加链接的方式增加知识库条目。通过【导入】下载知识库模板后，添加知识库条目。YonSuite交付事业部4.2.3员工问询处理功能描述 处理回复员工的提问； 在回复员工问题前可先匹配知识库； 回复后可直接收入到知识库； 可转派给其他人协助回复；关键应用员工在自助端提问后，HR可直接回复员工的提问，也可以先匹配现有知识库的问题。主要字段说明字段说明转发将此问题转发给其他人回复主要操作说明点击待处理的知识库问题，可直接维护问题答案，也可以通过【匹配】选择与现有知识库相关的答复。回答完毕后，如果选择【回复并收录知识库】，则该问题及答案自动收入到知识库条目中。【转发】后，选择回答的人员，被选择的人员会收到此问题。YonSuite交付事业部YonSuite交付事业部4.3功能概述创建企业的生日关怀规则、设置生日福利类型、设置生日卡片、祝福语、导出每月过生日员工名单。YonSuite交付事业部4.3.1生日关怀规则功能描述 支持针对不同组织设置不同生日关怀规则； 支持自定义福利类型、可以选择权益券或金豆的方式； 可设置祝福语，自定义设置祝福卡片，指定或批量发送生日祝福卡片 员工关怀自动触发，自定义设置祝福规则； 向经理及HR提醒员工生日纪念日，部门同事/经理间群互动，送有温度的祝福；关键应用各组织的生日关怀福利、规则、祝福卡片、祝福语的设置。主要字段说明字段说明福利类型默认提供两种福利类型：权益券与金豆，企业可以为员工选择这两种福利中的一种。主要操作说明点击【新建规则】，可以建立组织的生日关怀规则。YonSuite交付事业部选择【福利类型】，金豆或者权益券，设置生日祝福语、上传祝福卡片、如果多选祝福卡片，可随机向员工发送祝福卡片。可通过【发放详情】，查看每月福利发放的情况。YonSuite交付事业部4.3.2生日关怀功能描述 查找、导出每月过生日人员名单。关键应用HR可快速导出每月过生日名单。主要操作说明通过筛选月份，可查看每月过生日人员。【导出】可直接导出所选月份的人员名单。4.3.3智能发件柜功能描述 异步存取材料，把HR从栓人事务中解放出来； 帮助传递材料、证明、福利领取； 人脸识别开箱、超期退件、代取转派；YonSuite交付事业部关键应用HR可添加取件人员、取件地点、材料类型、可否转派、有效期等设置。发件完成后，员工可查询待取件列表，通过人脸识别及取件码两种方式开箱取件。也支持转派给其他人代取。主要字段说明字段说明允许代收允许员工本人将此订单转发给其他人代为领取主要操作说明点击【创建订单】，可选择待放的材料类型、自定义添加材料类型、选择收件人、材料数量、领取地点、有效期、是否允许代收。YonSuite交付事业部提交后，HR将物品放入智能存取柜中，员工收到取件通知。员工在快递柜前，可通过人脸识别打开快递柜，或通过取件码打开快递柜。YonSuite交付事业部4.3.4企业介绍设置功能描述 多组织企业介绍，方便员工快速了解企业概况； 支持设置多组织的企业介绍； 每个组织允许设置多条企业介绍； 在职员工可通过移动端查看企业介绍；YonSuite交付事业部 待入职人员可在预入职页面查看企业介绍关键应用企业HR设置多组织企业介绍，员工可在自助端查看企业介绍内容。主要字段说明字段说明LOGO上传企业LOGO图片，可在员工自助端显示主要操作说明点击【新增】，选择所属组织、试用范围后，上传LOGO、企业名称、URL地址。员工可在移动端查看HR设置的企业介绍。YonSuite交付事业部4.3.5HR日历设置功能描述 新增HR日历条目； 支持按照HR日历开始时间、结束时间、频次建立HR日历条目； 支持配置相关知识库的内容； 员工可查看HR设置的相关内容；YonSuite交付事业部关键应用HR设置常规办理事务的时间、频率、关联知识库内容。员工可查看HR建立的事务的办理时间。主要字段说明字段说明事件名称指HR日常办理业务的事件名称说明事件的补充说明，员工能在移动端查看到事件说明主要操作说明通过左上角【+】进行事件新增，编辑已有事件、删除事件。可维护事件的名称、开始结束日期、发生频率、说明、匹配相关知识库。匹配知识库时，可选择跟此事件相关的知识库内容，员工可在移动端查看。YonSuite交付事业部员工在自助端查看HR设置好的日历事件。YonSuite交付事业部
