YonBIPV3.0(R5_2312)YonSuite财务云篇-档案服务-档案处置用友网络科技股份有限公司2024年1月用户手册1/39版权©2024用友集团版权所有。未经用友集团的书面许可，本用户手册任何整体或部分的内容不得被复制、复印、翻译或缩减以用于任何目的。本用户手册的内容在未经通知的情形下可能会发生改变，敬请留意。请注意：本用户手册的内容并不代表用友网络所做的承诺。用户手册2/39目录第一章总体概述........................................................................................................................41.1产品概述......................................................................................................................41.2产品价值......................................................................................................................4第二章应用场景........................................................................................................................42.1场景一：档案移交....................................................................................................42.1.1业务描述........................................................................................................42.1.2业务流程........................................................................................................42.2场景二：档案鉴定....................................................................................................42.2.1业务描述........................................................................................................42.2.2业务流程........................................................................................................52.3场景三：档案销毁....................................................................................................52.3.1业务描述........................................................................................................52.3.2业务流程........................................................................................................5第三章操作指南........................................................................................................................63.1档案移交......................................................................................................................63.1.1功能描述........................................................................................................63.1.2业务规则........................................................................................................63.1.3栏目说明........................................................................................................73.1.4按钮说明........................................................................................................73.1.5操作说明........................................................................................................7用户手册3/393.2档案鉴定...................................................................................................................293.2.1功能描述.....................................................................................................293.2.2业务规则.....................................................................................................293.2.3栏目说明.....................................................................................................293.2.4按钮说明.....................................................................................................303.2.5操作说明.....................................................................................................303.3档案销毁...................................................................................................................363.3.1功能描述.....................................................................................................363.3.2业务规则.....................................................................................................363.3.3栏目说明.....................................................................................................363.3.4按钮说明.....................................................................................................363.3.5操作说明.....................................................................................................36第四章初始准备.....................................................................................................................38用户手册4/39第一章总体概述1.1产品概述档案处置是对达到一定期限的档案进行内、外移交；保管期限到期的档案进行联合鉴定，销毁等处置。1.2产品价值移交会计部门到期档案；保管期限到期档案的多部门联合鉴定；销毁档案部门保管到期的档案。第二章应用场景2.1场景一：档案移交2.1.1业务描述会计档案在年度终了后在会计部门保管一年就应该移交给档案部门管理。最长不得超过三年。2.1.2业务流程2.2场景二：档案鉴定2.2.1业务描述档案移交档案移交人员移交审批人员开始移交申请审批通过结束用户手册5/39会计档案在到达保管年限后需要由会计部门、审计部门、监察部门等一起鉴定到期的档案是否还有继续保管的必要2.2.2业务流程2.3场景三：档案销毁2.3.1业务描述档案销毁，销毁档案鉴定结论是销毁的档案；可查阅销毁清册。2.3.2业务流程档案鉴定档案鉴定申请人员档案部门会计部门审计部门纪检监察部门开始移交申请鉴定结果鉴定结果鉴定结果鉴定结果销毁否继续保管结束是用户手册6/39第三章操作指南3.1档案移交3.1.1功能描述档案移交，实现权限范围内的档案移交处理记录、查阅移交清册。3.1.2业务规则对有权限的档案门类，在全宗权限范围内进行移交申请操作；根据档案目录，将需要移交的档案，填写好移交清单后，进行移交申请流程管理；可支持查阅移交清册。移交申请中“移交全宗”默认为当前账号有权限的全宗列表“移交类型”选择对内移交时，“接收全宗”仅显示当前账号有权限的全宗增加“移交地址配置”按钮，按照档案移交规范生成档案信息包；档案系统将移交信息包存放至该移交信息配置地址下，接收系统可以按照对应地址用户手册7/39进行接收操作；移交信息配置文件存储类型支持minio、oss、obs；档案移交和档案接收暂不考虑不同全宗或分类对应不同数据源情况移交申请单页面的档案目录，仅显示所选全宗对应门类和目录；且每个移交申请仅支持选择一个门类，如会计档案门类若启用移交四性检测，移交申请单审批通过后，执行移交四性检测、生成移交信息包、上传移交地址过程。3.1.3栏目说明栏目名称说明移交申请对准备移交的档案进行移交流程管理移交清册筛选移交记录，以及打印、导出、转存符合筛选条件的移交记录。移交地址配置配置移交地址对应数据源信息，用于接收档案系统生成的信息包3.1.4按钮说明<移交申请>：点击<移交申请>，填写并发起移交申请流程；<查看>：点击<查看>按钮，查看单据信息；<删除>：点击<删除>按钮，删除该流程；<提交>：点击<提交>按钮，提交单据发起审批流程；<移交>：点击<移交>按钮，移交操作完成。3.1.5操作说明3.1.5.1移交地址配置针对跨系统移交应用，设置移交接收系统对应的文件服务器相关信息，用于存储档案移交生成的信息包。用户手册8/39点击<移交地址配置>，配置地址相关信息：【数据源地址】：接收系统对应的文件服务器地址【数据源用户名、密码】：文件服务器地址对应的登录用户名、密码【文件存储类型】：文件服务器对应的存储类型，目前支持OSS、minio、obs三种类型【存储空间】：文件服务器对应的桶名配置完成后，点击<测试数据源连接>，连接成功即可。3.1.5.2移交申请点击<移交申请>按钮：若启用“是否启用强制四性检测”参数，则首先判断是否存在四性检测方案，检测方案不存在，则弹出页面：用户手册9/39若四性检测方案存在；或未启用“是否启用强制四性检测”参数时，点击<移交申请>，弹出申请单录入页面：根据要求录入移交信息：红色星号为必填字段，其中：移交类型支持对内、对外移交，对内移交审批过程中，不可进行档案下架操作。申请人联系方式、申请人部门：根据申请人自动带出。移交人联系方式、移交人部门：根据移交人自动带出；接收人联系方式、接收人部门：接收人为系统内用户，则根据接收人自动带出相关信息；若移交类型=对外移交，则接收人相关信息可手工录入，不必须选择当前租户内用户。移交原因：用户可根据实际情况手工录入。移交目录根据所选的移交全宗，自动过滤档案门类及档案目录，如会计档案、公文档案、税务档案、合同档案、自定义档案。其中，若为自定义档案，案卷级门类和文件级均支持移交。移交目录按层级显示，可勾选整体，也可勾选部分内容，但仅支持选择一个门类。用户手册10/393.1.5.2.1对内移交对内移交一般为数据管理权限的移交，财务部门将数据管理权限移交给档案部门，数据还在用友电子会计档案系统中。当“移交类型”为“对内移交”时，档案期间为“年度~年度”；“接收全宗”仅可选择权限范围内的全宗列表；接收部门可自定义。对内移交，选择移交全宗、档案期间、移交目录后，显示已经上架的册信息，列表显示目录、案卷号、册号、档案室，以及排、面、列、层等档案架信息。用户手册11/39上架类型支持下拉选择“册”或“盒”，系统默认选择“册”。选择“册”时，显示未装盒且上架的册；选择“盒”时，显示已上架的盒。对于有上架信息的册，点击行操作按钮<切换上架位置>，可切换上架信息，切换时按“册”、“盒”整体切换。用户手册12/39若移交申请中的册切换了上架位置，且提交了移交申请，当移交申请审批通过后，系统更新移交申请中册的实际上架信息。若移交申请未审批完成，【档案上架】菜单不对该册进行下架操作。3.1.5.2.2对外移交档案数据出了用友电子会计档案系统，就是对外移交。当“移交类型”为“对外移交”时，档案期间与【档案服务-应用设置-系统选项-档案移交信息包设置】的设置情况相关。若【档案服务-应用设置-系统选项-档案移交信息包设置】中档案移交信息包封装结构选择的是“用友电子档案移交接收规范3.0版”，信息包封装打包方式为“按月封装”，则档案期间的格式为“年度-月份~年度-月份”；用户手册13/39若【档案服务-应用设置-系统选项-档案移交信息包设置】中档案移交信息包封装结构选择的是“用友电子档案移交接收规范3.0版”，信息包封装打包方式为“按年封装”，则档案期间的格式为“年度~年度”；用户手册14/39若【档案服务-应用设置-系统选项-档案移交信息包设置】中档案移交信息包封装结构选择的是“用友电子档案移交接收规范2.5版”，则档案期间的格式为“年度~年度”；用户手册15/39【移交类型=对内移交】：“接收全宗”可根据实际情况手工录入。选择移交全宗、档案期间、移交目录后，不显示档案上架信息。3.1.5.3待审批3.1.5.3.1提交/收回点击行操作<提交>按钮，提交单据发起审批流程。用户手册16/39点击行操作<收回>按钮，收回已提交但未审批的单据。3.1.5.3.2查看点击行操作<查看>按钮，查看单据信息。对内移交申请单发起时，若切换了上架位置，则待审批单据查看界面，上架位置显示为切换后的上架位置。用户手册17/393.1.5.3.3删除点击行操作<删除>按钮，删除未提交的单据。系统给出提示，确认后进行删除。3.1.5.3.4查看流程历史点击行操作<查看流程历史>按钮，查看单据审批历史流程。3.1.5.4审批通过可查看移交申请单、移交任务状态等信息。3.1.5.4.1单据列表页签单据列表，系统默认显示该登录账号发起的所有移交申请单；支持通过全宗、档案期间筛选移交申请单。用户手册18/39单据列表页签下，每一行表示一个审批通过的移交申请记录，选中任意一行，系统会出现如下按钮：移交清册导出、移交清册转存档案、登记表、任务明细、查看、查看流程历史。【查看】点击行操作<查看>按钮，查看移交申请单信息。对内移交的移交申请单，若发起申请时切换了上架位置，则审批通过后，“档案上架”才自动更新该档案的实际上架位置。用户手册19/39【任务明细】对外移交，若配置了移交地址信息，可以查看移交任务明细：点击<任务明细>，可以查看信息包的上传状态【查看流程历史】点击<查看流程历史>，可以查询单据的审批流程【登记表】可以查看对应移交申请的移交登记表信息用户手册20/39查看或下载登记表：【移交清册导出】说明：此功能仅在旗舰版使用，用于将某一条移交单单据里的所有档案的目录按照云打印自定义的模板导出移交清册PDF文件。选中一行数据，点击<移交清册导出>按钮，系统自动打开移交清册打印预览页面。用户手册21/39预览效果根据设置好的移交清册模板显示（模板设置方法参见档案服务-应用设置-系统选项-清册模板设置），支持下载和打印移交清册。【移交清册转存档案】说明：此功能仅在旗舰版使用，用于将某一条移交单单据里的所有档案的目录按照云打印自定义模板导出的移交清册PDF文件转存为一件档案。选中一行数据，点击<移交清册转存档案>按钮，系统弹出转存档案窗口。选择“其他会计资料”分类下的“会计档案移交清册”，选择期间，点击<下一步>按钮，进入“数据补充”窗口。用户手册22/39支持对该移交清册进行手工著录，著录完成后点击<确定>按钮，系统自动将该条数据转存到“会计档案-其他会计资料-会计档案移交清册-待装册”下。进入“会计档案-其他会计资料-会计档案移交清册-待装册”查看移交清册PDF文件。用户手册23/393.1.5.4.2移交任务页签可查看移交生成的档案信息包，以及对应移交任务的移交状态。支持按移交状态筛选移交任务。3.1.5.5移交清册说明：此功能仅在server版使用。主要用来筛选移交记录，以及打印、导出、转存符合筛选条件的移交记录。用户手册24/39在“审批通过-单据列表”页签下，点击<移交清册>按钮，系统打开“移交清册”页面。支持按全宗、档案期间筛选移交记录。用户手册25/393.1.5.5.1打印并导出完成移交记录的筛选后，点击<打印并导出>按钮，系统打开“移交并导出”页面。支持预览移交清册表。用户手册26/39打印点击<打印>按钮，系统弹出打印窗口。导出点击<导出>按钮，系统将移交清册表Excel文件下载到本地，可在本地打开。用户手册27/393.1.5.5.2转存档案完成移交清册的筛选后，点击<转存档案>按钮，系统弹出转存档案窗口。选择“其他会计资料”分类下的“会计档案移交清册”，选择期间，点击<下一步>按钮，进入“数据补充”窗口。用户手册28/39支持对筛选出的移交清册Excel表进行手工著录，著录完成后点击<确定>按钮，系统自动将该条数据转存到“会计档案-其他会计资料-会计档案移交清册-待装册”下。进入“会计档案-其他会计资料-会计档案移交清册-待装册”查看Excel文件。用户手册29/393.2档案鉴定3.2.1功能描述档案鉴定，对保存超过期限的档案数据进行鉴定。3.2.2业务规则根据全宗，过滤有权限的档案门类及目录；超过保管期限的档案，支持发起多部门联合档案鉴定申请及审批。<待鉴定>角标数量显示逻辑：每全宗、年度、目录保管到期，算一条待鉴定数据，角标数量+1，没有保管到期的不显示角标。针对某全宗、目录、年度的所有到期档案进行总量鉴定，不支持部分鉴定。3.2.3栏目说明栏目名称说明全宗所鉴定档案的所属全宗名称档案类型档案门类信息，如会计档案、税务档案、公文档案、合同档案等被鉴定档案档案目录信息，如会计凭证导出导出档案鉴定记录信息，包含各鉴定部门意见、鉴定结果等待鉴定全宗待鉴定页面：显示有保管到期的数据的全宗名称用户手册30/39待鉴定档案门类待鉴定页面：会计档案待鉴定年度显示有保管到期的年度待鉴定目录显示有保管到期的档案目录已鉴定次数该全宗、年度、目录数据被鉴定的次数继续保留年限多次鉴定申请继续保留年度数量的和，计算到期时长时需要该年度数量到期时长保管到期数据到当前数据的年、月数量，不算当前时间所在月份。比如：当前时间是2022年8月，1990年的数据保管30年到期，到期时长显示1年7个月。继续保留年限计算到到期时长之内，比如：如当前时间是2022年8月，1981年的数据保管30年到期，鉴定三次，继续保留年限是3年，到期时长显示6年7个月3.2.4按钮说明<待鉴定>：点击<待鉴定>按钮，可查询显示已归档的保管到期的会计档案数据<鉴定申请>：点击<鉴定申请>按钮，弹出鉴定申请页面。3.2.5操作说明3.2.5.1待鉴定通过保存到期的档案数据，发起鉴定申请。档案鉴定页面的“待鉴定”按钮显示数字角标，支持显示保管到期数据条数。点击<待鉴定>按钮，可查询显示所有已保管到期的会计档案。用户手册31/39针对某条记录，点击行按钮<发起鉴定申请>，显示鉴定申请页面，自动带入全宗、目录、年度，可对该年度、目录的所有到期档案进行鉴定。部门行支持增加及减少。根据各部门的鉴定结论，如有“保留”意见，则显示“继续保留”选项，可下拉选择继续保存年限。用户手册32/39点击<保存>或<保存并提交>，在鉴定列表页面可以查看待提交或待审批的鉴定申请3.2.5.2鉴定申请点击<鉴定申请>按钮，申请鉴定档案是否有继续保存的必要。申请单据填写，选择全宗，目录根据全宗过滤，只显示保管到期，且可鉴定的档案目录。用户手册33/39支持添加附件。若存在<保留>结论，显示“继续保留”，可下拉选择继续保留的年限：信息输入完整后，可进行保存提交。用户手册34/39提出鉴定申请的数据可进行查看、导出、查看流程历史及收回等操作。查看用户手册35/39导出查看流程历史用户手册36/393.3档案销毁3.3.1功能描述档案销毁，销毁档案鉴定结论是销毁的档案；可查阅销毁清册。3.3.2业务规则档案鉴定结论为销毁、且审批通过的记录，执行销毁操作；销毁的档案将不能再查询管理；可查阅历次销毁记录的清册。3.3.3栏目说明栏目名称说明档案销毁销毁档案鉴定结论是销毁的档案销毁清册记录或导出销毁档案的清册3.3.4按钮说明<销毁>：点击<销毁>按钮，删除结论为销毁的档案，销毁后销毁清册内容更新；<销毁清册>：点击<销毁清册>，查阅或导出销毁记录；<清册导出>：点击<清册导出>，将页面数据导出查看。3.3.5操作说明3.3.5.1销毁根据所选全宗拥有的档案门类权限，自动过滤审批通过的鉴定记录；如会计档案、公文档案、税务档案、合同档案等。点击行操作<销毁>按钮，删除结论为销毁的档案。用户手册37/39档案销毁时增加提示“档案销毁不可逆，是否确定销毁”。销毁后销毁清册内容更新。销毁清册支持清册导出功能，可以将页面数据导出查看。3.3.5.2销毁清册【查看】用户手册38/39切换全宗，支持按照全宗过滤销毁清册记录。查看记录。【清册导出】销毁清册支持清册导出功能，可以将页面数据导出查看。第四章初始准备档案鉴定申请已审批通过，且鉴定结论为“销毁”。
