YonSuite专家支持部孟子恒2022年5月目录发文1收文2公文交换3公文设置4PART1发文包括拟稿、审核、会签、签发、复核、缮印、登记、分发等程序。发文拟稿发文拟稿：用户进入“发文拟稿”菜单，显示的发文类型名称为当前用户可发起的发文类型（在类型设置中设置），如下图：发文拟稿点击类型名称，进入发文拟稿内容编写页面，如下图：我的发文在我的发文中，可以查看当前用户自己发起或暂存的发文流程。在列表中可以我的发文进行一下操作：1.撤回审批中的发文流程发文拟稿人员可以对已经提交，下一环节审批人员还未审批的公文流程进行撤回操作，撤回的流程状态为草稿，可修改后重新提交。我的发文2.通过分发记录功能，来查看传阅给具体人员的文件，每个人员的阅读情况。3.对已经结束的公文正文转公告发布。待办发文在该节点中，当前用户可查看需要本人办理的发文流程，点击标题，查看公文表单、正文，进行公文办理。已办发文当前用户可查看本人已经办理的发文流程。点击标题，查看公文表单、正文，流程办理记录。发文管理该节点为公文管理员使用，公文管理员角色用户可查看所在组织中所有发文流程，并对发文流程进行管理操作。具体操作如下：修改：可修改发文流程的公文文单或正文内容，修改后内容直接保存，流程还保持在当前环节；（该功能需要在开关设置中打开）驳回：可驳回发文流程至具体已办理环节重新办理；沟通：选中当前办理人，直接进行IM沟通，催办流程；分发：对于已完成状态的发文流程，可分发给相应接收人和接收单位，接收单位的文书人员将会在公文交换中的“签收文件”菜单中查看到该文件，可进行签收操作；分发记录：可查看分发给内部人员的分发记录，包括查看人、阅读状态、阅读时间；对分发给内部人员的的文件进行收回，或再次分发；归档：可将已结束审批的公文归档至文库或第三方档案系统；转公告：对于已完成状态的发文流程，通过转公告将发文正文内容以公告的形式发布；删除：可删除状态为“审批中”的发文流程。PART2收文集中管理公文收文业务。待登记文件该节点只有文书可以看到，接收单位的文书人员，可查看本单位所有已经签收的文件点击标题，查看来文文件的文单和正文内容；鼠标悬浮在标题行，右侧会有【登记】功能，进行来文登记操作，选择收文类别，确认后，进行收文登记。收文登记收文登记人员对于外来文，如外部单位来文、纸质来文、电子文档来文，可直接进行收文登记，提交收文审批流程。收文的类型以及收文单的设计，在后续的类型设置以及文单设置中说明。我的收文该节点中可以查看当前用户自己发起或暂存的收文流程（草稿态）。收文登记人员可以对已经提交，下一环节审批人员还未审批的公文流程进行撤回操作，撤回的流程状态为草稿，可修改后重新提交。通过传阅记录功能，来查看传阅给具体人员的文件，每个人员的阅读情况。通过转公告功能，将已经结束的公文正文关联公告模块儿进行发布。待办收文/已办收文这两个节点是当前用户可查看需要本人办理或者是已经办理的收文流程，点击标题，查看公文表单、正文，进行公文办理/查看。通过点击标题左边的星号，可以重要的待办流程进行关注。待办收文/已办收文对于草稿状态的流程，点击标题打开后，可继续进行编辑，提交审核；对于进行中和已完成状态的流程，点击具体标题内容，可跟踪流程办理情况和办理进度。操作说明：删除：删除暂存的收文；撤回：撤回下一环节还未审核的收文流程，重新拟稿；沟通：选中当前办理人，直接进行IM沟通，催办流程；归档：对于已完成状态的收文流程，可进行归档至文库；传阅：对于已完成状态的收文流程，可传阅给相应接收人；传阅记录：可查看传阅给内部人员的传阅记录，包括查看人、阅读状态、阅读时间；对传阅给内部人员的的文件进行收回，也可以再次传阅；转公告：对于已完成状态的收文流程，通过转公告将收文正文内容以公告的形式发布出去；转发文：可将已完成状态的收文流程进行转发文，点击【转发文】功能，选择发文类型，确认后，执行发文拟稿操作，收文中的正文和附件内容将作为发文单中的附件进行存储。收文管理公文管理员角色用户可查看所在组织中所有收文流程，并对发文流程进行管理操作。修改：修改收文流程的公文文单，修改后内容直接保存，流程还保持在当前环节；驳回：可驳回收文流程至具体已办理环节重新办理；沟通：选中当前办理人，直接进行IM沟通，催办流程；传阅：对于已完成状态的收文流程，可传阅给相应接收人；传阅记录：可查看传阅给内部人员的传阅记录，包括查看人、阅读状态、阅读时间；对传阅给内部人员的的文件进行收回，也可以再次传阅；归档：可将已结束审批的公文归档至文库或第三方档案系统；转公告：对于已完成状态的收文流程，通过转公告将发文正文内容以公告的形式发布出去；转发文：可将已完成状态的收文流程进行转发文，点击【转发文】功能，选择发文类型，确认后，执行发文拟稿操作，收文中的正文和附件内容将作为发文单中的附件进行存储；删除：可删除状态为“审批中”的收文流程。收文管理PART3公文交换公文交换用户实现不同组织之间公文交换业务的管理。公文交换已发送文件：文书人员查看组织待发送和已经发送出去的文件，并可查看接收方签收情况，对文件进行管理。查看本组织所有的待发送和已发送文件：机构级别的文书，通过发送文件功能可以查看本组织所有的待发送和已发送文件。查看本组织所有的待发送和已发送文件：部门级别的文书，通过发送文件功能可以查看发起部门为授权部门所有的待发送和已发送文件。补发文件：可以对忘记分发文件的接收单位进行补发文件，选中单位名称，确认后直接发送文件。收回文件：对于发错的文件可以进行收回操作。公文交换收回：接收单位未签收的文件，可以进行收回操作，收回后，该文件的记录状态为“已收回”；补发：对于“已收回”状态的记录，或者需要补发给其他单位，可执行补发功能，选择需要接收的单位名称，该文件将补发给接收单位；对于“已退回”状态的文件，鼠标移动到状态栏，显示被退回的原因；删除：对于“未签收”、“已收回”、“已退回”状态的文件，可进行删除操作。公文交换签收文件：当前机构单位所设置的收发文人员查看需要本单位签收和已经签收完成的所有来文文件。签收发给本组织的文件:机构级别的文书，通过待签收页签，查看所有发送给本组织文件，并进行签收；签收发给具体部门的文件:部门级别的文书，通过待签收页签，查看所有发送给授权部门的文件，并进行签收。退回文件:对于未签收的文件，如果是分发错误了，可以进行退回。取消签收:对于已经签收的文件，发现签收错误，可以进行取消签收。公文交换PART4公文设置梳理企业与个人用户的使用场景，增强用户体验。文单设置用户实际收发文业务需要填写收文登记单、发文拟稿单等内容，需要通过“文单设置”功能进行设计和维护，以便在系统中进行收文登记和发文拟稿时填写具体内容，发起收文流程或发文流程。该节点中可以创建新文单或者修改已存在的文单。具体包括三个过程：文单格式、文单打印格式、流程设置。系统调用表单设计工具来进行文单设置，具体表单工具操作过程请参见表单工具操作说明文件。这里特别提出的是表单控件中，提供了为公文定制的相关控件，请根据实际收文单和发文单的内容要求，选用公文定制控件，设计发文单、收文单的内容。文单设置关于公文特有的控件，见右图。主送、抄送：该控件中添加的组织部门组织或个人，都会在分发/传阅时自动填写。公文标题：会在发文管理/收文管理中显示在公文标题列，使用其他控件无法显示。签发意见、签发人：会回写签发环节，点击签发按钮操作的审批人的意见以及签名。文单设置编号控件：需要在表单中定义。首先在表单中放一个“选项”类型的控件，修改控件名称字号或其他名称，并维护控件选项内容，如集团字、财务字、人力字等。再放一个公文控件中的发文字号控件，设置该控件的自动编号规则，如下图所示：文单设置采用大流水规则：选中表示编号使用的大流水规则，所有选项内容共用一个编号，如人力字【2022】003号，财务字【2022】004号，集团字【2022】005号；不选中，表示采用小流水规则，每个字用自己的编号规则，如人力字【2022】003号，人力字【2022】004号，人力字【2022】005号，财务字【2022】003号，财务字【2022】004号，财务字【2022】005号；编号不补零：选中后，编号格式为5，不选中，编号格式为0005；编号可修改：选中后，编号过程中，编号内容可修改，否则，不可修改。具体编号操作是在流程审批环节，先选择字号内容，然后点击【编号】操作，系统会根据字号自动生成一个编号，可以修改编号，确定后，完成发文字号的编制。文单设置在流程设计中，也是有公文特有的操作页签，见下图。可分发：分发文件给具体接收人、接收部门、接收单位；可套红：对正文文件进行套红操作；可用印：对正文文件进行盖章操作，当前用户需要被分配了可使用的印章；可修改正文：审批时可修改正文内容；可正文打印：可打印正文内容；可修改文号：对发文单进行编号操作；可签发：当前环节可以执行签发操作；可下载：可下载正文文件内容到本地；可转发文：可将该审批流程的文单内容和正文内容转为发文拟稿内容，发起发文流程。正文模板设置正文模板设置是用来设置发文中正文模板内容，用于发文拟稿时，填写类型对应的正文模板内容。创建不同发文类型对应的正文模板内容，支持wps和word两种文件格式。编辑正文模板时，通过“插入标签”功能，可将该正文模板对应的文单上控件作为标签插入到正文中，当发文拟稿填写文单内容后，编辑正文时，系统自动将文单上控件的内容带入到正文中。套红模板设置套红模板设置用来进行公文套红红头内容，通过“新建套红模板”来创建套红模板。可设置多个套红模板，在流程中进行套红操作时，可在多个套红模板选择一个，进行套红操作。套红模板中必须插入正文标签，否则在流程中套红操作无法正常进行，发文号为表单中发文编号内容。类型设置设置发文和收文的文件类型，如通知、公告、函、请示、通告等，并且为每个类型设置可用人员范围，具有可用权限的人员可发起该类型的发文和收文流程。类型设置类型维护关联正文模板：属于发文的类型，需要对应一个正文模板，在发文拟稿中发起该类型的发文流程，系统自动提取对应的正文模板和文单表单，发文人员可直接填写提交。属于收文的类型，只需要对应一个收文文单即可；可用范围：可控制每个类型的使用人员范围，用户根据所授权使用的文件类型，来发起发文拟稿或收文登记流程，在“发文拟稿”和“收文登记”功能可看到被授权的公文类型；归档目录：用来设置该类型的流程文件归档到文库中的位置，在执行归档操作后，流程中的表单打印单、表单附件、正文自动归档到归档目录所定义的位置。“至文库”，表示文件可归档至文库模块的指定目录下，“至档案系统”，表示归档至清华紫光档案系统，客户需要另行采购清华紫光档案系统。可以控制归档时是否重新选择归档目录。文书设置维护本单位的文书人员，用于接收分发公文文件，或签收给本组织或部门的来文文件。前面“公文交换”节点就是文书人员的专属节点，负责各组织部门的公文交换工作。文书设置级别为机构的文书，可以在“公文交换”中查看“发送文件”本组织所有的待发送和已发送的文件，在“签收文件”中查看和签收需要本组织签收的所有来文文件；级别为部门的文书，可以在“公文交换”中查看“发送文件”所授权部门的所有的待发送和已发送的文件，在“签收文件”中查看和签收需要所授权部门的签收的所有来文文件；机构组设置公文管理员角色用户可维护本组织的机构组信息，将本组织的不同部门或机构，分配到不同的机构组，以便在发文单和收文单中的主送或抄送控件、分发选择范围的页面中选择机构组信息，达到快速选择的效果。操作流程：机构组设置列表中，点击“新建机构组”，显示机构组维护页面，输入名称，选择机构组所包含的组织范围，保存内容。外部单位设置公文管理员角色用户可维护本组织的外部单位信息，以便在发文单中的主送、抄送控件选择外部单位信息，记录分发到外部单位的公文。操作流程：点击“新建外部单位”，维护外部单位名称点击“导出数据”，下载模板后，根据模板填写内容，然后导入到系统中。开关设置对公文业务的一些业务参数进行控制，以满足不同用户的公文个性需求。具体可调参数见下图：我关注的在待办/已办收文，以及待办/已办发文中，点击公文标题前面的五角星进行收藏关注后，即可在“我关注的”节点中查看。也可以点击取消关注。公文阅件查看分发或传阅给当前用户的发文或收文文件。点击具体标题，可查看流程文单内容和正文内容。如果文件有多个，则会以下拉的方式显示多个文件，点击文件标题，可预览文件，也可直接下载文件。公文查询普通用户查看当前用户参与过的所有收发文流程，包括拟稿、登记、审批过的收发文流程；公文管理员可以在收文管理/发文管理中查看所有的收发文流程;点击具体标题，可查看流程文单内容和正文内容；可将查询结果导出成excel文件；点击“高级查询”可以按照多种条件来组合查询公文数据。公文统计公文管理员、机构文书、部门文书可统计所在组织中所有收发文数量。设置好统计的维度以及其他限制条件后，点击查询按钮即可获得统计结果。统计结果支持导出成Excel；统计结果可直接打印。插件下载由于公文业务需要进行在线编辑和文件盖章操作，所以在使用公文模块之前，要先下载并安装在线编辑控件和电子签章控件，以便能正常使用公文模块。“在线编辑器”是所有使用公文模块的用户都需要下载安装的，下载文件名称为iWebOffice2015.cab，下载完成后，解压缩文件，方可进行插件安装；“电子签章工具”是需要进行公文盖章的用户要下载安装的，下载文件名称为iSignature签章软件.zip，下载完成后，解压缩文件，方可进行插件安装。安转完电子签章后，进入iSignature网络配置，见下一页图。插件下载其中服务器输入：official.yonyoucloud.com，端口输入80，虚拟盘密钥编号输入本机友空间需要使用盖章的用户的MID值。默认密码为123456（盖章时可修改默认密码）。确定保存。电子签章支持网络签章和单机版签章两种方式：采用网络签章方式盖章，需要用户提供印章图样和执行盖章操作的人员mid值给友空间产品运营人员，由运营人员在统一的印章后台为用户制作印章，并进行盖章权限分配，分配完成后，用户可直接在系统中进行盖章操作。采用单机版签章的用户，需要先采购单机版印章套件，套件中有保存印章的ukey盘和制作印章软件的光盘，由用户自己安装制章软件并进行印章制作，使用时，需要盖章用户在本机上插入ukey盘，然后在公文管理执行盖章功能，方可盖章。
