YonBIPV3.0(R5_2312)YonSuite协同云篇-协同服务-办公协同用友网络科技股份有限公司2024年1月用户手册1/54版权©2024用友集团版权所有。未经用友集团的书面许可，本用户手册任何整体或部分的内容不得被复制、复印、翻译或缩减以用于任何目的。本用户手册的内容在未经通知的情形下可能会发生改变，敬请留意。请注意：本用户手册的内容并不代表用友网络所做的承诺。用户手册2/54目录第一章总体概述...............................................................................................................................................41.1产品概述...............................................................................................................................................41.2产品价值...............................................................................................................................................4第二章操作指南...............................................................................................................................................42.1公告........................................................................................................................................................42.1.1功能描述...........................................................................................................52.1.2业务规则...........................................................................................................52.1.3操作说明...........................................................................................................52.2会议管理.............................................................................................................................................152.2.1功能描述.........................................................................................................152.2.2业务规则.........................................................................................................152.2.3操作说明.........................................................................................................152.3访客预约.............................................................................................................................................322.3.1功能描述.........................................................................................................322.3.2业务规则.........................................................................................................332.3.3栏目说明.........................................................................................................342.3.4操作说明.........................................................................................................342.4文库......................................................................................................................................................392.4.1总体概述.........................................................................................................392.4.2总体价值.........................................................................................................39用户手册3/542.4.3星标文档.........................................................................................................402.4.4文库首页.........................................................................................................412.4.5企业文档.........................................................................................................462.4.6内部群文档.....................................................................................................502.4.7项目文档.........................................................................................................512.4.8我的文档.........................................................................................................52用户手册4/54第一章总体概述1.1产品概述办公协同模块主要为了满足组织对整个组织级别日常的办公业务和会议资源进行统一管理，包括公告、文库、会议管理、访客预约四个业务功能模块。1.2产品价值公告企业信息发布的统一管理平台，可发布企业通知、公告、新闻、动态等不同类型的信息内容，及时向员工传播企业文化资讯动态。文库聚焦于企业知识沉淀与经验分享，让知识在组织中“动起来”和“用起来”，提高员工工作效率，提升企业知识文化的管理水平。会议管理统一管理企业的会议室资源，合理预定会议室，提高会议室的利用率。访客预约立足于当下企业来访统计验证需求，简化访客预约流程去除传统手工登记方式，使访客行为和权限更可控。打破硬件绑定，加快访客签到速度，提升行政工作效率和访客体验。第二章操作指南2.1公告用户手册5/542.1.1功能描述公告作为企业内部信息发布的统一管理平台，可满足企业发布和管理各类信息的业务需求。公告管理员可对信息分类进行多级管理，确定每个公告分类下具体内容的发布人员范围、该分类公告的可见人员范围，以及管理该分类公告内容的管理人员范围；公告的管理人员和发布人员可以对已经发布公告进行撤销、修改、重新发布、置顶、删除等业务管理；公告的浏览人员可及时查看权限范围内的公告内容，并可评论、关注、下载公告内容。2.1.2业务规则企业信息发布的统一管理平台；支持每个组织管理自己组织的公告分类和内容，满足集团型公告管理业务；新消息秒达用户，即时浏览，快速传播企业动态和文化；支持已读未读人员查询及数据统计，提醒未读人员查看消息；灵活控制和管理评论内容，净化评论环境；重要内容可关注，集中管理和查看；公告的定时发布，支持设置公告未来发布的时间，当到达发布时间时，自动进行公告的发布；也支持设置公告过去发布的时间，用于补录公告；门户提供文字和图片等类型公告磁贴，集中显示不同类型公告内容；严谨的发布、查看、管理权限控制，内容自动加水印，正文附件授权下载，安全性更高。2.1.3操作说明用户手册6/542.1.3.1公告浏览点击公告节点进入企业头条页，用户可浏览具有浏览权限且已发布的公告。系统默认当前用户所在组织的所有公告内容，包括主职和兼职组织，通过组织参照切换，可以查看具体组织的公告内容，查看公告详情，并对公告进行评论、下载、关注公告。在管理权限下可以点击<发布管理>按钮进入发布管理功能页面。公告列表页下载公告对于文件格式的公告详情内容页，通过右击正文内容区域，执行<下载>功能，可下载公告详情内容。对于文本格式的公告内容，可直接通过<打印>功能，打印正文内容或保存到本地。关注公告公告详情内容页，通过右侧的“关注”功能，关注该公告详情内容，被关注的公告内容将在“我关注的”菜单中显示。评论公告用户手册7/54如果该公告允许评论，则在公告详情内容页底部可以对公告进行评论。浏览公告在已发布中心列表中，点击列表行内容，可查看公告详情内容。公告详情页点击<阅读统计>按钮，支持导出阅读信息。用户手册8/542.1.3.2栏目管理栏目管理是使用公告模块需要配置的第一项内容，设置完栏目后，才能正常的发布和管理公告。点击右上角的新建栏目，可以建一个新的栏目。新建栏目用户手册9/541.栏目管理员可创建该栏目的子栏目、并可在“已发布”功能中管理授权栏目下的所有已经发布的公告内容；2.发布权限下的人员，具有发布该栏目的权限，在“新建公告”中，可选择该栏目进行公告内容的发布，并可在“我的已发布”中查看授权栏目发布范围中的所有公告内容；3.阅读权限的选择范围只能选择当前组织的人员；4.阅读范围的选择内容在“新建公告”中，当选择该栏目后，阅读范围的内容自动加载到“发布范围”中，并可以进行修改，修改内容不能超过阅读范围设置的人员或组织范围；5.发布公告时默认的标题名称为公告标题，可以通过执行“标题设置”来修改默认的公告标题名称，比如改“新闻标题”，那么在新建公告的时候公告标题的名称将显示为为新闻标题；6.如果该栏目下所发布的公告需要进行流程审批，需要勾选“使用流程”参数，点击“流程设置”，来设置公告发布时的审批流程环节。设置好流程审批环节后，那么在发布该分类下具体的公告内容时都将执行该流程审批过程，审批结束后公告才正式发布；需审批的公告退回到发起人后，支持直接点击编辑修改正文后提交，无需回到草稿箱再编辑。7.支持管理员设置是否将栏目阅读权限自动带入该栏目下公告的阅读范围中。2.1.3.3新建公告公告栏目中发布范围所选中的人员可发布新的公告内容。用户手册10/54修改公告的可见人员范围“新建公告”中，当选择具体栏目后，栏目阅读范围的内容自动加载到“发布范围”中，并可以进行修改，修改内容不能超过阅读范围设置的人员或组织范围。消息提醒如果不勾选“消息提醒”的选项，确认发布后，发布范围的人员将不会接收到新公告的消息提醒，主要用于对已发布公告撤销后修改小部分内容重新发布的场景。发布到移动端如果不勾选“发布到移动端”选项，这样发布的新公告将不会在用户的手机端显示，只能在web端显示。用户手册11/54允许评论公告如果不勾选“允许评论公告”的选项，这样发布出去的公告浏览人员只能查看不能评论。允许打印正文/下载附件如果不勾选该选项，公告浏览人员在浏览公告内容时，不能对正文和附件内容进行打印或下载。发布直接发布公告内容，也可设置发布时间，选择定时发布，定时到需要的发布时间，系统将自动完成该时间点的发布工作。支持设置公告过去发布的时间，用于补录公告。发布公告时支持记住上次配置。存草稿会保存公告内容至“我的草稿箱”。2.1.3.4已发布中心公告管理员、栏目管理员对已经发布的公告进行维护和管理。撤销执行撤销功能，可以对已经发布的功能进行撤销，撤销的公告将不再公告浏览列表中显示，公告管理员可直接对撤销的公告进行修改重新发布。阅读点击阅读字段中的具体阅读率数字，可显示该公告的用户阅读情况，按照部门查看浏览该公告的人员。提醒用户手册12/54点击阅读率具体数字，查看阅读情况，执行“提醒未读人员”功能，可以对所有未读人员再次消息提醒通知。2.1.3.5我的草稿箱公告发布人员管理自己保存为草稿的公告，以便重新编辑，确定内容后，正式发布。默认按照发布时间的倒序显示所有栏目的公告；编辑：打开草稿，继续编辑公告内容；删除：直接删除公告；新建公告：可直接创建新的公告内容。2.1.3.6我的发布发布公告的人员管理自己发布的公告，包括审批中和已发布的。点击阅读字段中的具体阅读率数字，可显示该公告的用户阅读情况，支持对所有未读人员再次消息提醒通知；用户手册13/54撤销：对已经发布的公告进行撤销操作。撤销公告，可选择是否同步撤销公告消息，若选择撤销公告消息，则将撤销在Web端、桌面客户端和移动端的公告消息；删除：直接删除公告；参照新增：对撤销回来的公告内容，可参照已经维护的内容，重新发布新的公告。置顶：已置顶的公告支持拖动排序。2.1.3.7设置支持管理员设置该租户下全部用户进入公告首页默认显示的组织2.1.3.8公告磁贴设置在工作台管理中，可以在工作台设计器中添加公告磁贴，以在门户中展示企业所需传播的公告内容。用户手册14/54选择公告（多组件）磁贴，并将其拖拽至工作台设计器中，即可完成公告磁贴的添加；在公告（多组件）磁贴中，可以设置公告磁贴的样式，包括文本公告、图文公告（上下）、图文公告（左右）和大图文公告（左右）、轮播公告；在组件类型中，可以设置单标签、多标签（自定义）、多标签（按分类名称显示）；新内容提醒标记即未读公告是否在磁贴列表中进行标识，默认为不显示；公告分类名称在磁贴列表中展示即是否将公告的所属分类在磁贴中展示，默认为不显示。用户手册15/542.2会议管理2.2.1功能描述友空间会议管理可支持会议预定、会中记录决策、会后纪要的会议全过程管理，包括会议室申请、预定、会议通知、会议提醒、会议取消。线上线下会议结合，满足大部分企业内部会议室预定的需求，以及对企业会议室资源进行高效管理的需求。2.2.2业务规则支持维护会议室位置信息、设备信息，设置会议室可用时间、会议室管理员等；可设置会议申请的审批流程，包括不审批、管理员审批和流程审批；可设置会议室的使用范围，支持集团组织对会议室资源进行分级管控；可查看目标时间内的空闲会议室，预定满足条件的会议室；会议室预定成功后会向相关参会人员发送通知，若预定者修改会议相关内容，参会人员也将收到会议修改提醒；会议预定成功的同时，系统会自动为全部参会人员创建日程，参会人员可在日程中查看自己的会议情况；会议预定者可以设置会前提醒时间，到达预置提醒时间后，会向相关参会人员发送通知提醒。2.2.3操作说明2.2.3.1会议预订web端用户点击办公协同>会议管理，进入会议室预定界面，可看到会议室的整体预定情况，通过修改“使用时间”，可筛选查看会议室每天的预订情况、预定当天的会议室；也可通过“会议室类型”快速筛选会议室分类。用户默认可查看并预定2周的会议室，也可以通过预用户手册16/54定范围修改默认时间范围。移动端同时生效。用户可查看自己有权限预定的会议室。这些会议室可以是自己所属组织的，也可以是集团其他组织的，只要当前用户在会议室的使用范围内就可预定。用户手册17/54支持在会议详情页和审批详情页查看会议预定人的名片信息。点击会议室名称，可查看会议室基本信息，包括会议室名称、会议室类型、容纳人数、会议室设备、会议室环境、会议室简介信息。在会议室列表中拖动即可选择时间并预定会议室。用户需要填写会议主题、会议时间，选择参会人员或输入参会人数，选择提醒的发送时间，输入会议内容简介，上传会议相关文件等。预定者也可根据所选时间段，切换其他可用会议室。当参会人员在同一时间段已有日程冲突时，将提醒预定者冲突人员名单。用户手册18/54若需要设置周期性会议，也可选择周期起止范围预定。若需要同时发起视频会议，可开启“同时发起视频会议”开关，设置入会密码等，创建成功后将自动生成会议链接，用户可复制并分享给其他同事。若需要其他无连接视频会议，也可选择<其他视频会议>选项后，输入其他视频会议号等相关信息。在会议信息中会自动做区分，有效的会议地址可以直接通过链接按钮跳转到会议中，无效的用户手册19/54地址也可复制粘贴进入相应的其他会议中。移动端和网页端的“视频会议”区域均支持设置非瞩目视频会议的其他视频会议，支持输入会议地址。提交会议申请时，系统需要校验在申请时间范围内，该会议室是否已经被占用，如果没有时间冲突，才能提交成功。如果该会议室对应的会议室类型设置了审批，则需要按照设置由会议室管理员审批，或按流程进行审批流转。会议室申请成功提交后，该会议室在申请时间范围内已被占用，其他用户不能再申请该会议室在该时间段内的使用权。用户手册20/54会议预定成功后，会议预定人的参会状态默认置为“已接受”状态，其他参与人默认展开“接受”或“拒绝”两个选项可切换选择。会议签到成功后，支持查看会议详情，支持导出会议签到文件中包含会议主题、时间、预订人、参会人、地点等相关会议信息。移动端的用户，通过友空间搜索”会议管理“应用，进入“会议室”界面，可查看会议室预约情况，选择合适的会议室并预约。用户手册21/54也可通过“预约会议”预定会议地点不在系统预置会议室范围内的会议。用户手册22/54填写会议主题、预定时间、参会人员、总人数、会前提醒、会议内容等基本信息后，点击“预定”按钮提交本次预定。除此以外，如果是先查询后预约的方式，所选会议室会自动填充在“选择会议室”字段。如果是先预约会议，可在填完基本信息后再选择会议室，或者选择会议室以外的其他地方开会；此时参会人员仍会收到会议通知。在移动端预约会议，支持同时预约视频会议。用户手册23/54成功提交后按照审批设置进行预定审批，并在审批通过后生效；如果无需审批，则预定直接生效。生效后向参会人员发送会议通知。会议管理中，“视频会议”和“投屏”功能根据应用权限动态显示/隐藏。如果隐藏了“视频会议”功能，会议预定中的会议类型也会同步隐藏视频会议相关功能。移动端支持预定周期会议，周期会议展示在会议详情页。若会前需要修改会议信息，可在“我的会议”-“我预定的”中，找到目标会议并点击进入详情页，点击下方“修改”按钮即可进入编辑页面，修改相应的会议信息。用户手册24/542.2.3.2初始化设置时间设置设置会议室时间间隔：该间隔仅当员工预定会议室时生效，预定自定义会议地点及视频会议时，均不受此限制；会议室预定开始、结束时间；会议可自由预约时间：开启后用户可按分钟间隔预定会议；可预订范围：管理员设置用户可预定会议的日期范围，默认2周，可根据实际需求选择下拉框中配置好的时间范围；可提前结束会议；释放会议室资源时间：员工每日几点可以开始预定会议室。显示会议主题会议预定中的会议主题默认不展示，通过“显示会议主题”配置项可设置鼠标选状态下是否用户手册25/54显示他人预定的会议主题。位置点击“新增位置”可创建新的地址信息，完成配置后可在会议室信息中选择使用；对已创建的地址信息可进行修改或删除。设备支持新增会议室配置的软硬件等配套设备。管理员设置用户手册26/54管理人员可查看、统计、审批其负责的会议室。管理员在“授权”节点中设置的“会议管理员”，与此处管理员的管理职能一致，管理范围遵循在“授权”节点设置的组织权限。支付方式支付方式可选择划拨单支付，设置会议室使用费用，启用后用户可划拨单付款。自定义角色管理员可自定义角色名称，在启用后会议中可指定该角色，分配人员承担角色责任。广告图设置管理员设置移动端会议管理应用中，上方轮播图的图片及图片打开链接。模板设置模板设置支持对不同会议室分类设置不同预定模板，以满足企业个性化管理需求。管理员可在模板设计页面的右侧设置该模版的生效范围：若选择“全局生效”，则预定全部会议室均需按照该模版填写；若选择“指定范围生效”，则需选择需要生效的会议室分类。其中，同一会议室分类最多可同时属于一个模版，且对某会议室分类单独设置的模版将优先于全局生效的模板生效。用户手册27/54管理员可通过拖拽的方式，拉取常用控件，设计满足企业管理需求的预定页面字段。若需要控制某些字段为必填项，可在“控件设置”区域勾选“必填”。2.2.3.3会议室管理会议室类型设置会议室管理员可维护自己管理范围内的会议室信息，包括会议室类型和会议室；会议室类型用于管理员批量管理会议室，方便对同类型会议室设置相同的配置；用户手册28/54点击“新增分类”可新建会议室类型，也可修改和删除已经创建的会议室类型，其中在会议室中被引用的会议室类型不允许删除。会议室类型包括“会议室类型名称”、“所属组织”、“审批设置”、“会议取消控制”、“会议预定开始/结束时间”。用户手册29/54会议室类型名称：录入会议室类型名称，通常会按照会议室的硬件条件或会议室大小进行分类；所属组织：选择该会议室类型对应的归属组织，属于该组织的管理员可维护该会议室类型及其分类中全部会议室信息；审批设置：定义审批方式。“管理员审批”是指用户提交会议室使用申请后，由该会议室的管理员进行审批，该模式仅需进行一次审批。“流程审批”是指通过审批应用的流程设计器来定义审批流程环节，会议室使用申请的流转完全按照审批流程设置进行流转。审批驳回的申请不允许再次提交；当选择“流程审批”时，可设置流程中指派规则是否为“全员指派”：用户手册30/54如果设置了“全员指派”，则找不到参与人时，允许从所有人中选择处理人：会议取消控制：启用并设置时间后，对于申请成功的会议室，用户在会议开始前所设置的时间范围内不允许取消会议；会议预定开始/结束时间：设置会议室可被预定的开始时间及结束时间，预定后将对该分类中的全部会议室生效。会议室设置会议室管理员在维护会议室类型后，还需维护会议室详情信息，然后用户才能预定会议室。若会议室已经被预定，且会议还没有结束，该会议室不允许删除。用户手册31/54在会议室详情页中设置的信息，将用于用户预定会议室时查看，帮助用户快速判断所选会议室是否符合要求。管理员也对会议室的使用进行控制，如设置会议室的适用范围、管理员等。会议室创建成功后，将自动生成预约二维码，用户可下载并打印，张贴在会议室门口，方便用户随时扫码预定。2.2.3.4会议室使用会议室预定记录查询用户手册32/54管理员可按照“会议开始时间”切换排序，查看管理范围内的会议室预定情况，删除或取消会议。可通过“会议时间”筛选某时间范围内的会议预定记录，也可通过“会议室”筛选指定会议室的会议预定记录；若筛选条件相对固定，可勾选“保留筛选项”，以便下次进入该页面自动展示筛选后结果。会议室预定申请处理用户预定需要审批方可预约的会议室后，管理员将收到申请信息，可在此页面中处理待处理的申请信息，对用户的会议室预定进行批准或驳回。2.3访客预约2.3.1功能描述友空间访客预约系统是管理公司外人员进出公司来访所需要填写进出记录等相关信息的管理软件。立足于当下企业来访统计验证需求，简化访客预约流程去除传统手工登记方式，使访客行为和权限更可控。打破硬件绑定，加快访客签到速度，提升行政工作效率和访客体验。用户手册33/54访客预约流程2.3.2业务规则访客预约企业员工可填写来访人信息，发起访客预约，管理查看自己的预约进度并及时联系访客。用户手册34/54预约管理企业管理员可审批、管理、统计访客预约及到访情况。来访验证行政人员可以通过友空间扫一扫确认访客到达，同步生成来访记录。2.3.3栏目说明栏目名称说明访客预约员工可查看、创建访客来访信息记录预约管理管理员可进行访客预约的统计和管理初始化设置访客预约创建前准备位置企业来访地点信息管理员设置设置访客预约的管理员，可管理指定范围访客数据访客邀约配置配置不同地点不同来访事由2.3.4操作说明2.3.4.1访客预约在访客预约中，点击右上角创建，支持填写多天的访客邀约。用户手册35/54查看我的邀约，可查看自己发起的邀约的信息及进度。2.3.4.2预约管理2.3.4.2.1审批邀约管理员可查看和审批某位置的访客预约单、访客统计信息，并设置用户白名单、位置接待人，设置审批规则和邀约时间规则等。2.3.4.2.2访客统计管理员统计访客来访到访情况，支持导出。用户手册36/542.3.4.2.3白名单管理员可设置访客白名单，在有效时间内可来访。管理员可设置接待人，接待人可扫码确认、验证人员到达。管理员可设置某位置的邀约时间需满足何规则，该设置优先于全局设置生效。用户手册37/54管理员可设置某位置邀约是否需要审批，若需审批是需要管理员审批还是预置流程审批。2.3.4.3初始化设置2.3.4.3.1位置新建位置：设置企业邀约访客来访的地点。用户手册38/542.3.4.3.2管理员设置位置管理员：设置管理该位置的管理员，一个管理员可以对应多个位置。2.3.4.3.3时间设置可设置访客来访时间的限制，如开始和截止时间、可预约的时间间隔、可预约的时间范围、禁止预约的时间范围等。用户手册39/542.3.4.3.4邀约模版设置可为每个位置单独设置邀约单模板，根据企业自行管理要求，可通过拖拽的方式选择控件，设计满足企业需要的预约单。2.4文库2.4.1总体概述文库是企业级文档管理与协作平台，满足企业、群组、项目、个人的文档管理与协作。各类文档的统一归集、管理、共享，形成结构化的企业知识沉淀。同时作为重要的文档协作工具，实现组织内文档的高效、安全和简单的协作，针对不同时期、不同地域、不同成员的各类文档进行统一归档、管理，加强了企业的知识积累，逐步形成有价值的、多维度的、可沉淀的、可塑造的企业文化知识库。2.4.2总体价值支持分级权限管控，多级目录设置，满足集团型企业知识管理需求；按照文件夹多维度权限分配，控制文件操作权限；简单高效的个人文档管理，满足个人工作场景需求；在线预览、文件共享、文档演示、内容评论，让知识内容有效传播和应用；沟通群文档协作及管理，提升工作效率内部群、项目管理文档集中展现，快速查看；支持文件链接分享，文件便捷分发；统一权限，自定义水印，保障文档安全；用户手册40/54全文检索、文件夹上传、批量下载，高效使用文档；提供公共组件，满足其他应用与文库对接应用；与PC客户端深度融合，支持文件的断点续传;支持将文件及文件夹添加至“快速访问”，方便查找和使用。2.4.3星标文档2.4.3.1功能描述文库中一些重点关注及重要的文件，可对其进行”添加至星标”，日后即可在“星标文档”中快速找到并查看。2.4.3.2业务规则星标：支持将文件添加至星标，点击后文件进入“星标文档”中；取消星标：进入星标文档，支持对已打星标的文件取消星标。或在文件列表中，鼠标悬浮之2.4.3.2.1操作说明鼠标悬浮在文件区域，文件名称后将显示星标图样，点击星标，即可将该文件添加至星标文档，该文件在文件列表中将显示黄色星标图样，以便用户快速识别星标文档。用户手册41/54此外，对已打星标的文件，用户可通过点击文件名称后方的黄色星标按钮，取消星标。2.4.4文库首页2.4.4.1功能描述在文库首页，可以看到友空间沟通群及文库中最近访问文件记录，同时支持查看已下载及上传的文档。用户手册42/542.4.4.2操作说明最近：查看全部最近访问过的文件；下载：查看最近下载的文件；上传：查看最近上传的文件。文库支持对Office文档类、PDF类、图片类和视频类等文件进行在线浏览和播放，单击文件列表页的文件名称即可进入该文件的详情浏览页面。用户手册43/54在线编辑：具备在线编辑权限且可以进行在线编辑的文件格式将显示这个按钮，点击之后将进入到在线编辑页面；上传新版本：点击之后将调起电脑本地的文件夹，选择要上传的文件，该文件上传完成后将替换掉原文件的内容；下载：点击之后将下载该文件；删除：点击之后将删除该文件；历史版本：点击之后可查看该文件的历史版本，并可将历史版本进行恢复；评论：点击之后可对该文件进行评论。实时多人协作在线编辑文库支持对.doc、.docx、.xls、xlsx、.ppt、.pptx等格式的文件进行实时多人协作在线编辑。具备在线编辑权限且可以进行在线编辑的文件格式将在文件列表页显示<在线编辑>按钮，点击之后将进入到在线编辑页面。用户手册44/54如需将编辑的文档快速分享给其他人，可在编辑页面的右上角点击“分享”即可快速创建链接分享注意：是否有在线编辑权限这个取决于用户是否购买在线编辑的license的授权，当具备在线编辑的license的授权以及相关的文件权限之后才可以开启对于一些office类文档的在线编辑的操作。快速访问当文件目录层级太深，7、8层点进去太费手力；记不住目录层级，翻半天聊天记录/邮件才找到路径，费脑力，现在只需一步，即可解决以上问题。在文件列表中找到常用的文件（夹），点击文件后方的“更多”，在下拉菜单中点击“加入快速访问”，即可在首页中查看到它们。点击卡片的“更多”按钮，即可对文件/文件夹做与用户手册45/54列表中相同的操作，快捷又方便。工作计划变化后，部分文档的工作优先级会升高，想要将它们放在前面，方便快速查看操作。“快速访问”区域的文件/文件夹，支持用户自定义排序。通常情况下，新加入的文件/文件夹会显示在最后，但需要调整，也可拖拽排序。在“快速访问”区域找到目标文件/文件夹，可将鼠标悬浮至卡片上方，按住卡片左侧的拖拽区，将其拖拽至想要的位置即可。“快速访问”很好用，也要记得定期整理。对于不再需要经常访问、本阶段工作已告一段落的工作文档，可将其从“快速访问”中移除。点击“快速访问”区域的“更多”，选择“从用户手册46/54快速访问中移除”，即可将其从该区域移除。2.4.5企业文档2.4.5.1功能描述文库管理人员统一管理企业所有的文库分类及权限分配，普通用户查看企业文库资料，上传下载资料内容。支持多级文件夹管理，可复制、移动、共享文件夹及浏览文件夹。用户手册47/542.4.5.2操作说明鼠标悬浮在每个权限组合的问号图标上时，会显示该权限组合中所具备的文件操作能力。用户手册48/54文件夹授权：对文件夹的使用权限进行授权。包括文档管理权限，上传权限，下载权限，浏览权限；下载：下载文件或文件夹到本地，下载支持批量下载。所有用户都具有批量下载权限。下载文件总量的大小不能超过1G；预览：点击文件名，可在线预览文件内容；复制：复制文件夹或文件，可以将原文件复制到企业文档的其他文件夹，也可以将文件复制到内部群文档，项目文档，个人文档中。在复制的过程中，可以根据授权权限新建文件夹；移动：移动文件夹或文件，只能将原文件移动至企业文档中的其他文件夹,当前文件夹的文件被删除。移动文件的过程中，可以根据授权权限新建文件夹；共享：共享文件和文件夹。可以将文件和文件夹共享给本组织的其他人员，可控制共享文件是否可下载，可预览，共享的有效日期。有效日期选项支持永久、7天、15天、30天的快捷选项，也支持自定义有效日期的截止时间。共享出去的文件或文件夹，共享人可以在“共享管理”中查看和管理；在线预览：单击文件标题。可在线预览文件内容，引用第三方在线预览插件打开文件。支持的预览文件格式包括文档类：doc,docx,xls,xlsx,ppt,pptx,pdf,txt图片类：jpg,jpeg,gif,png,bmp,tif音频类：mp3,m4a,midi,wma压缩文件类：zip,rar,tar,7z编程类：html,htm,xml,js,css,java,php,sql；文件链接分享：实时发起文件链接，便捷分享文件,支持定义链接人员范围、文件权限范围，可设置链接有效期，支持文件下载次数自定义，链接密码设置，保障文件安全访问，分享链接失效、重置机制满足文件分享后需收回场景。在线编辑：支持多人实时在线编辑。文件目录树：点击企业文档后方的icon，即可唤起文件目录树，方便用户快速查找所需进入的文件夹。文件目录树会根据用户的权限进行过滤，只展示用户可见的文件夹。用户手册49/54用户手册50/54获取路径：点击目录旁的“获取路径”按钮，即可将位置链接及目录复制至剪切板，在对话框或邮件中粘贴即可快速分享当前页面。被分享者若有该位置的访问权限，点击链接即可快速前往该位置，找到目标文件（夹）。2.4.6内部群文档2.4.6.1功能描述内部群文档可用于满足用户对参与的IM内部沟通群所上传的文件进行集中管理的要求。用户手册51/542.4.6.2操作说明在IM群中每上传一个文件或者文件夹，在对应的内部群文档中都会进行展示，同时在这里可以对于内部群人员来进行授权，包括不允许分享、仅可查看、可下载、可编辑等等。创建文件夹：创建新的文件夹；修改名称：修改文件夹或者文件名称；删除：删除文件夹和文件；移动：移动文件夹到其他的文件夹；复制：复制文件和文件夹到其他目录或文件夹；上传：上传文件；下载：下载文件到本地；预览：在线预览文件内容；文件编辑：对文件的编辑，支持修改文件名，文件描述内容等。2.4.7项目文档2.4.7.1功能描述项目文档用于满足用户对参与项目所上传的文件进行集中管理的要求。用户手册52/542.4.7.2操作说明每建立一个项目，在文库中就会有个项目文档。可以进到项目文档中，这里会显示在项目中上传的相关的文件。还可以指定相关的授权给每个不同的项目团队人员，同时还可以在线编辑、下载、标星等操作。创建文件夹：创建新的文件夹；修改名称：修改文件夹或者文件名称；删除：删除文件夹和文件；移动：移动文件夹到其他的文件夹；复制：复制文件和文件夹到其他目录或文件夹；上传：上传文件；下载：下载文件到本地；预览：在线预览文件内容。2.4.8我的文档2.4.8.1功能描述用于满足用户对个人的文件进行集中管理的要求。用户手册53/542.4.8.2操作说明我的文档是给每个用户提供的个人工作文件的存储区域，文库里有个默认的个人文件夹，同时也可以再去新建相应的文件夹做分层管理。在个人的文件夹中可以完成一些相关的操作，也可以将这个文件授权分享给其他的人员去用，同时可以分享链接、在线编辑、加入星标文档等操作。创建文件夹：创建新的文件夹；自定义个人文件夹分类；修改名称：修改文件夹或者文件名称；删除：删除文件夹和文件；移动：移动文件夹到其他的文件夹；复制：复制文件和文件夹到其他目录或文件夹；上传：上传文件；下载：下载文件到本地；预览：在线预览文件内容；共享：可共享文件或文件夹给其他用户。
