用友YonBIP V3.0(R5_2312)YonSuite公有云用户手册-财务云-档案服务-应用设置.pdf

YonBIPV3.0(R5_2312)YonSuite财务云篇-档案服务-应用设置用友网络科技股份有限公司2024年1月用户手册1/164版权©2024用友集团版权所有。未经用友集团的书面许可，本用户手册任何整体或部分的内容不得被复制、复印、翻译或缩减以用于任何目的。本用户手册的内容在未经通知的情形下可能会发生改变，敬请留意。请注意：本用户手册的内容并不代表用友网络所做的承诺。用户手册2/164目录第一章总体概述........................................................................................................................71.1产品概述......................................................................................................................71.2产品价值......................................................................................................................7第二章应用场景........................................................................................................................72.1场景一：全宗管理....................................................................................................72.1.1业务描述........................................................................................................72.1.2业务流程........................................................................................................72.2场景二：流程管理....................................................................................................82.2.1业务描述........................................................................................................82.2.2业务流程........................................................................................................82.3场景三：四性检测....................................................................................................92.3.1业务描述........................................................................................................92.3.2业务流程........................................................................................................92.4场景四：档案授权.................................................................................................102.4.1业务描述.....................................................................................................102.4.2业务流程.....................................................................................................10第三章操作指南.....................................................................................................................113.1全宗管理...................................................................................................................113.1.1功能描述.....................................................................................................113.1.2业务规则.....................................................................................................113.1.3栏目说明.....................................................................................................113.1.4按钮说明.....................................................................................................123.1.5操作说明.....................................................................................................123.2门类管理...................................................................................................................193.2.1功能描述.....................................................................................................193.2.2业务规则.....................................................................................................19用户手册3/1643.2.3栏目说明.....................................................................................................203.2.4按钮说明.....................................................................................................203.2.5操作说明.....................................................................................................213.3档案分类管理..........................................................................................................263.3.1功能描述.....................................................................................................263.3.2业务规则.....................................................................................................263.3.3按钮说明.....................................................................................................263.3.4栏目说明.....................................................................................................263.3.5操作说明.....................................................................................................273.4字段管理...................................................................................................................323.4.1功能描述.....................................................................................................323.4.2业务规则.....................................................................................................323.4.3栏目说明.....................................................................................................323.4.4按钮说明.....................................................................................................333.4.5操作说明.....................................................................................................333.5元数据管理...............................................................................................................443.5.1功能描述.....................................................................................................443.5.2业务规则.....................................................................................................443.5.3栏目说明.....................................................................................................453.5.4按钮说明.....................................................................................................453.5.5操作说明.....................................................................................................453.6元数据值域定义.....................................................................................................493.6.1功能描述.....................................................................................................493.6.2业务规则.....................................................................................................493.6.3栏目说明.....................................................................................................493.6.4按钮说明.....................................................................................................493.6.5操作说明.....................................................................................................50用户手册4/1643.7档案授权...................................................................................................................533.7.1功能描述.....................................................................................................533.7.2业务规则.....................................................................................................533.7.3栏目说明.....................................................................................................533.7.4按钮说明.....................................................................................................533.7.5操作说明.....................................................................................................533.8数据权限...................................................................................................................583.8.1功能描述.....................................................................................................583.8.2业务规则.....................................................................................................593.8.3栏目说明.....................................................................................................593.8.4按钮说明.....................................................................................................603.8.5操作说明.....................................................................................................603.9档号规则...................................................................................................................673.9.1功能描述.....................................................................................................673.9.2业务规则.....................................................................................................673.9.3栏目说明.....................................................................................................673.9.4按钮说明.....................................................................................................683.9.5操作说明.....................................................................................................683.10流程管理.................................................................................................................733.10.1功能描述...................................................................................................733.10.2业务规则...................................................................................................733.10.3栏目说明...................................................................................................743.10.4按钮说明...................................................................................................743.10.5操作说明...................................................................................................753.11待办设置.................................................................................................................833.11.1功能描述...................................................................................................833.11.2业务规则...................................................................................................83用户手册5/1643.11.3栏目说明...................................................................................................843.11.4按钮说明...................................................................................................843.11.5操作说明...................................................................................................843.12四性检测.................................................................................................................873.12.1功能描述...................................................................................................873.12.2业务规则...................................................................................................873.12.3栏目说明...................................................................................................883.12.4按钮说明...................................................................................................883.12.5操作说明...................................................................................................883.13系统选项...............................................................................................................1033.13.1功能描述.................................................................................................1033.13.2业务规则.................................................................................................1033.13.3栏目说明.................................................................................................1033.13.4按钮说明.................................................................................................1043.13.5操作说明.................................................................................................1043.14标签管理...............................................................................................................1483.14.1功能描述.................................................................................................1483.14.2业务规则.................................................................................................1483.14.3栏目说明.................................................................................................1483.14.4按钮说明.................................................................................................1483.14.5操作说明.................................................................................................1493.15秘钥管理...............................................................................................................1533.15.1功能描述.................................................................................................1533.15.2业务规则.................................................................................................1533.15.3栏目说明.................................................................................................1533.15.4按钮说明.................................................................................................1533.15.5操作说明.................................................................................................153用户手册6/1643.16预置参数管理......................................................................................................1553.16.1功能描述.................................................................................................1553.16.2业务规则.................................................................................................1553.16.3栏目说明.................................................................................................1553.16.4按钮说明.................................................................................................1553.16.5操作说明.................................................................................................1563.17日志管理...............................................................................................................1613.17.1功能描述.................................................................................................1613.17.2业务规则.................................................................................................1613.17.3栏目说明.................................................................................................1623.17.4按钮说明.................................................................................................1623.17.5操作说明.................................................................................................162第四章初始准备...................................................................................................................163用户手册7/164第一章总体概述1.1产品概述档案服务的整体设置，包括全宗管理、档案分类管理、预置参数管理、门类管理、档案授权、流程、四性检测等。1.2产品价值配置档案系统各页面显示字段；配置档案室、档案柜信息；配置各流程信息；配置档案目录；配置参数；配置四性检测规则、方案；系统预置门类管理、自定义档案门类管理；配置自定义门类的元数据方案。第二章应用场景2.1场景一：全宗管理2.1.1业务描述全宗做为档案的基础信息，与核算系统的核算账簿对应，新建全宗时需要注意全宗编码需要与核算系统的核算账簿编码一致。立档时间要小于等于核算账簿的档案数据传输时间。2.1.2业务流程用户手册8/1642.2场景二：流程管理2.2.1业务描述配置各个申请的流程。2.2.2业务流程用户手册9/1642.3场景三：四性检测2.3.1业务描述检测文件和元数据的四性。2.3.2业务流程用户手册10/1642.4场景四：档案授权2.4.1业务描述支持角色全宗、目录和标签的权限设置。2.4.2业务流程用户手册11/164第三章操作指南3.1全宗管理3.1.1功能描述全宗管理，全宗的新建、删除等管理。3.1.2业务规则企业归档前新建全宗，进行全宗管理。3.1.3栏目说明用户手册12/164栏目名称说明案卷号案卷号默认四位，当案卷号小于四位时，显示自动补位到四位，不足四位的，数字前补03.1.4按钮说明<启用>：点击<启用>按钮，全宗生效；<停用>：点击<停用>按钮，全宗失效；<属性配置>：点击<属性配置>按钮，对全宗编辑页面的字段信息进行配置；<同步组织>：与其他系统集成时，通过接口同步其他系统组织信息；<同步账簿>：适用于YonBIP旗舰版，会计档案捕获、采集数据，同步完业务单元后，还需要同步账簿，使用账簿捕获、采集数据；<批量导入>：批量导入全宗文件；<删除>：删除知指定数据。3.1.5操作说明操作路径：财务云>档案服务>应用设置>全宗管理用户手册13/1643.1.5.1新增支持全宗、全宗号模糊检索；支持按照立档状态、启用状态查询。点击<新增>按钮，根据要求录入全宗基本信息，同时录入立档信息。界面增加了“来源系统”，可新增或查询配置。点击<新增>按钮，新增全宗时，支持输入各分类的起始案卷号，默认显示“1”。归档时的案卷号、档号中案卷号部分取各分类起始案卷号。用户手册14/164案卷号默认四位，当案卷号小于四位时，显示自动补位到4位，数字前补03.1.5.2删除点击<删除>按钮，删除勾选的全宗。用户手册15/1643.1.5.3编辑点击行操作<编辑>按钮，重新编辑全宗信息：全宗号支持修改，点击<修改>按钮即可进行编辑。3.1.5.4档案室列表点击行操作<档案室列表>按钮，查看本全宗被授权的档案室：用户手册16/1643.1.5.5属性配置属性配置中可对全宗进行分类。支持对字段列表栏目的“是否显示”控制。3.1.5.6同步组织点击<同步组织>按钮时，弹窗提示需要同步的组织信息，按组织类型、组织来源两个选项。用户手册17/164组织类型：原来的两个凭证类和合并报表类两个选项。组织来源：支持勾选捕获源、数据源。捕获源显示所有捕获源，支持勾选，同步组织时只同步勾选的捕获源的组织。数据源显示所有数据源，支持勾选，同步组织时只同步勾选的数据源的组织。组织来源和组织类型必选，点击确定按钮时校验，如果没有选择给出提示：请选择组织来源、组织类型（请选择组织来源；请选择组织类型）。勾选对应的组织信息后从业务系统接口拉取数据到全宗管理。右上角<启用>/<停用>按钮，支持批量勾选，批量操作。全宗启用数量最大不超过订单中全宗数量同步全宗时需同时同步立档信息，如立档信息无法全部同步，则在行操作增加立档按钮，支持手工立档。用户手册18/164点击列表上方“批量导入”按钮，支持批量导入全宗。3.1.5.7同步账簿<同步账簿>按钮支持勾选全宗同步该全宗下的账簿。适用于YonBIP旗舰版，会计档案捕获、采集数据。同步完业务单元后，还需要同步账簿。使用账簿捕获、采集数据。同步账簿方式增加的全宗，显示在同步组织对应的全宗的下级。全宗类型根据同步组织时的勾选进行显示。来源方式是同步账簿、手工新增、批量导入时，类型是账簿；来源方式是同步组织-YonBIP捕获源，类型是业务单元；来源方式是同步组织-NCC2005捕获源、同步组织-数据源，类型是业务单元或者账簿。同步账簿功能，支持调取总账会计平台的接口，将总账的账簿同步至全宗。用户手册19/1643.2门类管理3.2.1功能描述门类管理，支持系统预置门类和自定义门类管理。3.2.2业务规则3.2.2.1系统预置门类规则默认显示当前档案服务已经支持的门类。原租户已购买的档案门类，如会计档案，则该门类默认为启用状态；否则，默认为停用状态。用户点击“启用”操作时，判断当前租户是否已经开通对应门类，如用户启用“税务档案”门类时，需校验当前用户是否已经开通税务档案规格，如未开通，则提示“当前门类未开通，请在商务系统下单对应规格”。对预置门类进行编辑，仅允许修改“门类代码”和“档案门类描述”两个字段，其他字段不允许修改及删除3.2.2.2自定义门类规则当前租户需有“自定义档案门类”的规格权限，否则不允许新增。自定义档案门类，需选择对应的元数据组合形式，如用户选择聚合层次为“案用户手册20/164卷类”，则用户需选择“案卷元数据”+“文件元数据”组合用户选择聚合层次为“文件类”时，则用户仅需要选择“文件元数据”进行组合。3.2.2.3删除校验规则系统预置门类，无法删除；已经启用的门类无法删除停用且该门类下存在档案（包含待组卷、已组卷、已归档）的无法删除删除时提示用户“删除后无法恢复，确认是否删除”3.2.3栏目说明栏目名称说明门类编码仅允许输入英文和数字，不用区分大小写，门类的唯一ID门类名称必填，不可以重复，允许修改，字段长度不超过50门类代码必填，允许输入英文和数字，区分大小写，不可以重复，允许修改，字段长度不超过20档案门类描述非必填，字段长度不超过200聚合层次案卷或文件，影响元数据的选择范围案卷类元数据聚合层次为案卷类的元数据方案，默认强制勾选案卷通用元数据文件类元数据聚合层次为文件类的元数据方案，默认强制勾选文件通用元数据3.2.4按钮说明<系统预置>：点击<系统预置>页签，查看系统预置档案门类列表；<自定义>：点击<自定义>页签，查看自定义档案门类列表；<编辑>：停用状态的门类，点击<编辑>按钮，可对门类信息进行修改；用户手册21/164<启用>：点击<启用>，可对停用状态的门类进行启用操作，前提是需要有规格权限<停用>：点击<停用>，可对无未归档数据或未采集中的门类进行停用操作。3.2.5操作说明操作路径：财务云>档案服务>应用设置>门类管理系统有预置门类及自定义门类，其中预置了会计档案、公文档案、税务档案、合同档案及人力档案，系统预置的数据不允许编辑及删除。3.2.5.1门类查询支持按照门类性质，如系统预置门类、自定义门类，进行门类快捷查询。用户手册22/164支持按照关键字（如门类编码、门类名称、门类代码）、启用状态，查询具体门类。3.2.5.2新增点击<新增>按钮，校验当前租户是否有“自定义档案”的规格权限：如用户未开通“自定义档案”规格，则提示用户“当前租户未开通自定义档案规格，请开通后再新增”；若已开通权限，则弹出新增页面：弹出门类新增页面，录入门类信息：用户手册23/164其中，门类编码、门类名称、门类代码、档案门类描述，用户自定义即可。聚合层次：若选择案卷，则需要选择“案卷元数据+文件元数据”方案，默认强制勾选案卷通用元数据和文件通用元数据；根据实际业务，可勾选其他元数据方案，如会计档案、项目档案等。聚合层次：若选择文件，则需要选择文件元数据方案，默认强制勾选“文件通用元数据”；根据实际业务，可勾选其他元数据方案，如会计档案、文书档案、合同档案、声响档案等。用户手册24/164注意事项聚合层次、案卷元数据、文件元数据，保存后无法修改，需谨慎选择。3.2.5.3编辑启用状态为“停用”的档案门类，支持编辑修改。系统预置门类：仅支持修改门类代码、门类描述自定义门类：支持修改门类名称、门类代码、门类描述，其他字段不允许修改。3.2.5.4启用/停用系统预置档案门类：点击“启用”，系统判断是否有对应档案门类规格权限：用户手册25/164若当前租户未开通规格，则提示“当前门类未开通，请在商务系统下单对应规格”，若已开通规格，可直接启用。自定义档案门类：点击“启用”，更新启用状态为“启用”3.2.5.5删除勾选档案门类，点击<删除>，执行删除校验和删除操作。删除时提示用户“删除后无法恢复，确认是否删除”注意事项：用户手册26/164系统预置门类；已经启用的门类；停用且该门类下存在档案（包含待组卷、已组卷、已归档）的无法删除3.2.5.6增加档案目录门类定义完成后，可以到<应用设置->档案分类管理>中，新增租户级或全宗级目录3.3档案分类管理3.3.1功能描述档案分类管理，支持租户级档案门类及目录定义。3.3.2业务规则租户级档案门类：该租户下所有全宗共享。系统预置目录默认显示归档频率，默认值为按月归档，不可编辑；如需修改该目录的归档频率，请先删除该目录（该目录无数据），再新增目录编码、目录前缀一样的目录。会计凭证子目录：适用于鉴定分类、凭证装册、归档、查询、利用等，不适用数据采集；新增子目录页面无“是否采集”参数。3.3.3按钮说明<新增档案门类>：租户级档案门类，支持新增公文档案、合同档案门类；<新增子目录>：选择左侧末级目录，点击<新增子目录>按钮，出现新增页面，在该目录下新增子目录。3.3.4栏目说明用户手册27/164栏目名称说明目录名称档案的目录名称，支持修改、保存目录编码档案的目录编码，新增后不支持修改，建议按顺序排列自定义目录编码档案的自定义目录编码，支持修改、保存目录前缀档案目录前缀，影响接口接收的数据显示目录，不支持修改自定义目录前缀档案的自定义目录前缀，支持修改、保存保存年限10年、30年、永久归档频率按月、季度、半年、年归档；系统预置目录默认显示为“按月归档”；不可编辑。档案查询、借阅等页面，期间查询与归档频率保持一致3.3.5操作说明操作路径：财务云>档案服务>应用设置>档案分类管理3.3.5.1租户级门类租户级门类为该租户下所有全宗共享，所有全宗均有权限使用。选择“租户级门类”，点击“+”，弹出门类勾选界面，可勾选“应用设置-门类管理”中启用的档案门类。用户手册28/164点击<确定>，系统自动在租户级门类中创建增加的档案门类，如公文档案。3.3.5.2新增子目录对应租户级门类下，选择左侧档案目录节点，点击<新增子目录>按钮，可在该目录下新增子目录。用户手册29/164新增子目录页面如下图：目录名称：用户自定义。目录编码：一般用数字表示，例如，上级目录编码为02，子目录编码可设为0204，保存时系统自动进行目录编码校验提醒。同一档案门类的目录编码不可重复，不同档案门类的目录编码可重复。目录前缀：用户自定义，支持英文字母和数字。保存年限：下拉框选择。是否采集：为“是”时，【手工采集】、【自动采集】功能节点新建采集方案时，显示末级目录；为“否”时，【手工采集】、【自动采集】功能节点新建采集方案时，显示末级目录。用户手册30/164归档频率：支持选择按月、季度、半年度、年度归档。在【手工采集】、【自动采集】功能节点新建采集方案时，采集频率与该页面的归档频率保持一致。用户手册31/164系统预置目录（会计凭证除外）的归档频率默认为“按月归档”，不可编辑。如需修改该预置目录的归档频率，请先删除该目录，再新增一个目录编码、目录前缀与该目录一样的目录。3.3.5.3删除目录点击<删除>按钮，支持删除已添加未引用的目录。用户手册32/1643.4字段管理3.4.1功能描述字段管理，用于管理租户级、全宗级档案门类的目录页面列表字段、查询字段、新增界面字段、是否装册清单显示等配置。3.4.2业务规则针对分类检索、高级检索、档案整理、下载申请、纸质单据装册、按件借阅，可按照档案目录，配置各页面的列表字段是否显示、显示顺序，查询字段及查询方式，新增页面字段是否显示等，满足不同用户的个性化定制需求。支持全宗级和租户级档案门类对应目录的字段配置支持自定义档案门类的聚合层次是文件级、案卷级的文件字段配置“应用设置-元数据管理”页面设置的字段，可以同步到字段配置页面。档案整理、纸质单据装册页面：支持“是否装册清单显示”字段配置“会计档案->待装册”界面：支持通过扩充字段1、扩充字段5，对数据的升序、降序排序，可根据用户需求进行配置。公文档案、合同档案、税务档案：全宗级、租户级的目录，支持配置字段是否新增显示、是否必填控制。3.4.3栏目说明栏目名称说明用户手册33/164显示宽度字段在应用菜单显示宽度是否列表显示应用菜单页面列表字段是否显示是否查询条件应用菜单查询区域字段是否显示查询框类型应用菜单页面查询字段的查询方式是否新增展示应用菜单页面“新增”页面的字段是否显示是否装册清单显示控制【会计档案】、【纸质单据装册】菜单的装册清单表头显示字段3.4.4按钮说明<批量配置>：末级目录界面右上角的<批量配置>按钮，点击按钮将支持将本末级目录配置的内容同步至与本级同级别的目录；支持勾选本级的上级目录，将该上级目录下的所有末级目录全部勾选及配置；<编辑>：点击<编辑>按钮，修改字段信息；<上移>：点击<上移>按钮，字段位置上移；<下移>：点击<下移>按钮，字段位置下移。3.4.5操作说明操作路径：财务云>档案服务>应用设置>字段管理用户手册34/164页面整体分为左右两部分，左侧树支持左右收起及拖拽，支持按照档案目录配置相关界面的字段信息。右侧分为分类检索、高级检索、档案整理、下载申请、纸质单据装册、按件借阅六个页签，支持配置不同目录的表头列表字段配置。切换租户级，可以针对租户级的档案门类进行字段配置3.4.5.1选择档案门类根据当前租户的规格授权情况，展示对应档案门类及目录。系统预置档案门类，如会计档案、税务档案、公文档案、合同档案；以及自定义档案门类。用户手册35/164支持<应用设置-档案门类>里设置并启用的自定义档案门类的字段配置，包括文件类、案卷类字段配置：3.4.5.2详细配置【修改字段名称及宽度】点击<编辑>，可针对相关功能页面，结合用户需求，灵活配置页面显示的字段名称及列表宽度。如：会计档案-待装册页面：用户手册36/164【是否显示】点击<编辑>，勾选“是否显示”，可灵活配置当前字段是否在相关页面的列表字段中显示。如会计档案-待装册页面，勾选“是否显示”，则在下面列表中显示；不勾选，则不显示。支持通过扩充字段1、扩充字段5，进行待装册页面的数据的正序、倒序排序。用户手册37/164【是否查询条件】点击<编辑>，勾选“是否查询条件”，可灵活配置字段是否在相关页面的查询字段中显示。若勾选，则可配置查询框类型，如文本框-精确查询，文本框-模糊查询等如会计档案-待装册页面，勾选“是否查询条件”，则查询区域显示该字段查询条件。功能关联关系：“应用设置->元数据管理”中应用了元数据定义的元数据，设置查询条件为下拉列表时，带出配置值域。用户手册38/164查询框类型增加“文本框-多值精...