实践案例 | 某省属国企经办报销模式的费控实践案例

栏目：云星瀚知识作者：金蝶来源：金蝶云社区发布：2024-09-22浏览：1

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国企报销一般采取经办报销模式，其特点是“一事一报”。A公司作为某省重点国企，是项目型、服务型企业，报销业务量较大，特别是差旅报销业务，传统的报销流程制约了公司的发展。

为了解决这一问题，A公司选择了金蝶云·星瀚费用报销，该产品根据A公司的业务特点进行了定制化开发，实现了按需授权的功能。同时，系统还支持个人标准按省属国企报销制度进行控制，实现了对发票、预算和信息的合规性控制，提高了报销的准确性和效率。

撰稿人：金蝶-刘航辉

【温馨提示：因企业业务场景存在不同程度的差异，此案例仅供参考，请根据现场实际业务情况探讨最优解决方案，并在上线前进行充分验证。】

一、业务背景

（一）客户简介

A公司是某省重点省属国企，集团控股单位超130家，下属有多家上市公司，集团综合资产总额超1500亿元，年收入超90亿元，年利润总额超30亿元。

（二）业务背景

国企报销一般采取经办报销模式，其特点是“一事一报”，即事项与预算挂钩、事项与报销挂钩、报销与预算挂钩。需要强调的是，“一事一报”中的“事”指的是事项，而不是事项的参与者。例如，领导和普通员工一起出差，或者办公室多部门员工报销通讯费等。

A公司是项目型、服务型企业，报销业务量较大，特别是差旅报销业务。在使用金蝶云·星瀚前多是由事项牵头部门发起日常报销，由出差小组带头人发起差旅报销，由财务部门主导发起资金支付申请（银行或债券还本付息等流程）。

A公司原报销流程以书面单据为载体，报销审批流转周期长。考虑线上支付安全性，大额资金支付多是采用银行进账单、支票方式，小额资金采取网银支付方式。由于出纳人员只有1-2名且经要外出前往银行，整体支付周期也很长。

对于报销人而言，一份报销要来回与财务沟通多次。对于审批人而言，经常收到电话催办。对于出纳而言，每天都需要去银行提交书面支付申请。对应费用会计而言，审核报销单据特别是差旅报销单，需花费大量时间。对于总账会计而言记账都需要等月底出纳拿回银行对账单整体记账延后，报表都仅能预估快报数。对于财务经理或外部审计而言，若要查看一份附件都需要安排会计去找凭证档案。总体来看，未上线星瀚报销之前，全员作业效率偏低。

（三）客户诉求

客户的诉求聚焦在“控制”与“提效”上，具体如下：

• 报销功能与请款功能需进行区分，并按人授权。

主管人事、行政办公、采购、工程业务部门经办需按事项报销全公司涉职能事项的费用；对于出差外勤项目经办需牵头报销出行全员的差旅费用；财务与金融部门需申请支付投资款以及筹资偿还本息等事宜。

因此A公司希望星瀚系统能够按其业务特点命名，并按需授权。用户担心入口太多且单据类型较杂降低易学性且增加复杂度，因此强调“按需授权”。

• 个人标准需按省属国企报销制度进行控制。

A公司要求下级单位统一贯彻执行省属国企报销制度，希望在单据中嵌入制度规则，尽可能通过系统实现报销控制，减少人为干预，其他存在灵活性或无明确逻辑的规定则采取人为判断。这点主要是由于纸质报销存在较多人为沟通、制度解释、甚至合理的“求情”。

• 报销受事前申请的具体费用细项一对一控制。

A公司在“纸质报销”时代，采取人工方式将请示件载明的批复信息与报销单信息进行核对，请示件若载明费用明细，则报销单逐行费用明细需受请示件一一控制。因此A公司希望报销系统能够针对“接待费报销”等事项在报销提交前就受到“申请单”控制。

• 发票合规与预算符合性控制。

A公司及其下属单位报销量较大，上线星瀚系统前发票均由会计人员逐张与增值税查验平台进行核对。由于报销人员粘贴未按行程、时间、人员依次粘贴，粘贴的规则不统一，报销的灵活性又高，导致费用会计审核工作很重。审批过程中，财务人员有需要比对当前可用预算情况，对预算占用数进行登记。

因此，A公司希望能实现对发票与预算的合规性控制，释放财务人员工作压力。

• 填报信息完整性和符合性控制。

A公司原有报销过程中经常反复退单，退单的原因多是附件不完整或填制信息有误。例如默认是按发票载明的银行账户给收款人打款。但也存在按其他指定账户支付的情形，出纳就需要按照要求进行调整。在出纳的作业过程中，经常由于发票载明账户信息有误、临时更换账户、账号和开户行不匹配、账号和开户人不匹配等原因导致支付失败。

因此希望报销系统在报销过程中就可以控制信息必录性、常用收款账号收藏以及已审核后允许修改账号等功能。

• 线上审批提高效率且实现线上支付。

A公司希望采取线上审批方式进行报销和请款，以减少线下纸张作业流程。除了达到“三重一大”要求的支付事项外，其他支付事项均应采取线上银企支付的方式。同时，审批流程应经过多道环节，并需要设置CA（数字证书）进行身份验证。

（四）产品现状

基于上述，实际上“经办报销”与“全员报销”两种模式是有显著差别的，经办报销基于“事项”，“全员报销”基于“员工个人”。星瀚报销功能是基于“人人报销”即“全员报销”的角度设计的，因此在实现客户上述需求时，实际存在难度。为此我们在标准产品功能的基础上加以配置，加少部分功能开发实现的方式达到客户各项期望。

产品与需求差异如下：

需求	可实现性	备注
报销功能与请款功能需进行区分，并按人授权	√	取消全员应用单独设置角色对各用户授权
个人标准需按省属国企报销制度进行控制	√	由于A客户是按人设置标准，差旅单需取消多出差人，按行程卡片独立填写每个行程每个人的行程费用，以便于按事项发起1张出差报销单时能够关联多人行程且按个人单独控制。通讯费报销单需二次开发实现办公室报销全公司人员费用时能够按个人额度控制。通过业务规则实现各项报销标准控制。
报销受事前申请的具体费用细项一对一控制	√	将申请单信息带入报销单通过业务规则实现
发票合规与预算符合性控制	√	标准功能
填报信息完整性和符合性控制	√	标准功能
线上审批提高效率且实现线上支付	√	标准功能

二、解决方案

（一）方案的整体思路

1.梳理报销制度

经梳理发现，客户涉及的与报销相关的制度，大致有《管理费用办法》、《负责人履职待遇与业务支出管理实施》、《权属企业负责人履职待遇与业务支出管理实施》、《出国境人员费用管理办法》、《党政机关外宾接待经费管理办法》、《业务接待管理实施细则》、《员工教育培训管理办法》、《办公物品和采购管理办法》及其他制度。

项目组按制度拆录其关键控制场景、控制点、控制标准、例外场景、审批流程等信息。针对制度规定较为灵活、无法依赖系统实现自动化控制的内容作为人为控制点，并提请财务人员未来注意人工审核。

2.总结业务场景

项目组梳理后发现，较为复杂的报销场景主要集中在差旅、培训、接待这三个环节。差旅区分为日常业务出差、会议出差、培训出差、因公临时出国（境）四种。培训区分为内部培训、外部培训。接待区分为公务接待、商务接待、外宾接待。

总结所有场景后，然后整理了基础资料、审批流程、凭证规则等内容，并梳理出该集团整体费用项目分类及其细项及其适用单据，具体内容如下：

图1 费用项目

针对省级国企差旅制度标准，这边梳理出该集团报销级别、住宿与补助标准、交通工具标准，具体内容如下：

图2 报销级别

图3 住宿与补助标准

图4 交通工具标准

根据各项报销审批流程与资金支付流程，进一步梳理出该集团报销与资金支付审批流程。

图5 审批流程

针对各项业务场景，我们梳理出该集团报销涉及的凭证模板：

图6 凭证模板梳理

图7 凭证模板配置

3.分析实现方式

项目组聚焦系统标准功能，在此基础上结合客户需求分析系统可实现性，针对可实现的通过实施人员配置或低代码平台调整实现，不可实现的通过现场二开加以解决。例如针对特殊场景下的差旅报销，标准需下浮/上浮一定比例或不进行控制。

针对需要实施配置新单据的情形，需梳理表单、字段结构以及业务规则。例如将申请单信息携带至报销单，根据申请单的申请金额去控制报销金额不超标。

图8 接待费与培训费单据表单设计

针对需要二开实现的，由顾问梳理出二开逻辑。例如针对通讯费发票报销需控制发票载明的手机号须是系统上员工备案的手机号，而手机号在发票的位置可能在抬头、地址电话、备注三个位置，需要通过发票内容去截取呈现信息到报销单上。

图9 通讯费发票采集信息二次开发方案设计

（二）涉及的功能点

1.控制

（1）在单据界面规则中嵌入制度控制实现过程管控

项目组将申请单的申请信息通过单据转换规则携带至报销单，通过配置单据界面规则定义申请单内、报销单内、申请单与报销单之间的数据逻辑关系，满足报销与资金支付的控制要求。

图10 接待报销单界面规则

（2）通过差旅标准与额度控制满足配置型规则灵活实现

由于人员等级、报销标准需要定期维护，通过系统预置的标准/额度控制可以满足该需求。

图11 通讯费额度控制

（3）通过预算控制满足战略管控要求

通过预算控制满足提醒、柔性控制、年度控制、累计控制等控制要求，目前该客户主要聚焦在报销控制。

2.提效

（1）在线审批提高报销速度

通过星瀚系统，客户审批速度从原先的20天减少至5.5天，效率提升360%。

图12 报销与支付流程效率分析

（2）线上支付提升支付效率

费用会计在报销单/资金支付单上指定支付账户后，出纳可依据待支付单据工作台下推各类支付请求，极大便利了出纳支付工作，提升工作效率，日支付办结占比98%。

图13 待支付单据工作台

（3）机制凭证提升核算自动化

大部分单位可依据部门属性自动匹配凭证模板，少部分单位因存在部门交叉报销且不拆分费用承担部门，需人为判断选择凭证模板，机制凭证使用率达到100%。

（三）关键步骤及效果展示

针对国企“一事一报”经办报销模式下的关键点，具体实现思路如下：

1. 报销功能与请款功能需进行区分，并按人授权

将“人人差旅”改为“差旅管理”，将“人人费用”改为“报销及资金支付”，并关闭两个应用的“全员应用”属性。

图14 报销与支付应用

图15 关闭全员应用属性

进入【开发服务云】→【员工服务云】，将“人人报销”、“人人差旅”应用改名并关闭“全员应用”属性，然后通过【系统服务云】→【基础服务】→【权限设置】→【通用角色】新增“差旅管理”、“报销管理”、“支付管理”三个报销角色，并按人分配。

2.个人标准需按省属国企报销制度进行控制

标准产品的差旅报销单是按出差人携带报销标准的，但涉及多出差人的时候仅能采取“多人就高标准”或则“多人累加标准”2种控制方式，无法实现按每个出差人分别控制。根源在于标准产品开启“多出差人”后，行程卡片允许多选出差人，增加了标准显示、标准校验的逻辑复杂性。

图16系统参数-多出差人标准

考虑到（1）国企需单独列示企业管理人员的费用（2）财务日常有按人统计差旅等费用的需求（3）制度有按人进行标准控制（4）规范附件与行程对应关系提高费用会计审核效率，

项目组通过二次开发，隐藏“多出差人”按钮，即仅允许1个行程卡片仅允许1个出差人。

图17差旅报销单-行程卡片-出差人

针对特殊的标准控制逻辑，例如针对出差住宿的特殊规定，项目组进行二次开发。

按照制度梳理出的特殊住宿费场景如下：

控制点	业务场景与制度规定				索引
特殊场景或例外事项	超标报销	住宿费超标（对应选项1-3）		提供相关证明及情况说明，走流程审批可超标准（提供书面证明及说明情况，报经办部室分管领导、总会计师、总经理审签，董事长审批）	方案1
	午休房与延期退费房费报销	正常出差当天往返且公务活动超过半天（对应选项8）		安排午休房或延迟退房（房费按照住宿费限额标准的 50%以内凭据报销，需提供证明）
		当天出差目的地涉及两个及以上市县（对应选项6）
		因工作需要延迟退房（对应选项7）
会议、培训差旅住宿费	不含闽侯县、连江县贵安会议、培训差旅住宿费（对应选项4）			由会议、培训举办方统一安排食宿但由参会单位承担食宿费用提供相关证明及情况说明，走流程审批可超标准
其他公务活动住宿费	当天往返		公务活动超过半天（对应选项5）	安排午休房（房费按照住宿费限额标准的 50%以内凭据报销，需提供证明）
			公务活动未超过半天	不报销住宿费	方案2

根据特殊场景设置选项如下：

编码	选项
1	按照规定参加全国性、国际性展会活动、重大活动的，或在此期间出差该展会地点、活动地点的（如：厦门98洽谈会）
2	会议、培训举办方统一安排食宿（不含闽侯县、连江县贵安）
3	因其他特殊商务活动导致住宿费超标
4	正常出差当天往返且公务活动超过半天
5	当天出差目的地涉及两个及以上市县
6	因工作需要延迟退房
7	因当天往返的超过半天的其他公务活动而安排午休房

各项特殊场景梳理出相应方案：

方案1 不控制或按标准50%报销的场景

在【差旅报销单】的单据体[行程信息]上增加[住宿费特殊场景]，当出差类型编码前三位为GJN开头时显示且非必须，允许用户进行下拉进行单选，业务规则如下：

编码

业务规则

1-3

不存在多人报销：不控制[住宿费]标准

多人报销：不控制该[行程信息]的[出差人]的[住宿费]标准

即不控制标准

4-7

不存在多人报销：控制[住宿费]标准为既定标准的50%

多人报销：控制该[行程信息]的[出差人]的[住宿费]标准为既定标准的50%

当存在场景1-4时，在审核流程中，相应费用明细上显示“存在住宿费特殊场景，注意人工审核”（红色字体）以便审核人注意人工审核，否则不显示。

方案2 公务活动未超过半天不允许报销的场景

差旅项目[住宿费]标准天数不允许录入非整数天数，如0.5、1.5…。

实现效果如下:

图18差旅报销单-行程卡片-住宿费特殊场景

开发完效果如下：

图19 差旅报销单-住宿费特殊场景人工审核提醒

3.报销受事前申请的具体费用细项一对一控制

标准产品报销模块涉及的单据暂未考虑申请单VS报销单行对行的控制方式，例如申请单费用明细涉及办公费100元，通讯费100元，合计200元。系统暂时无法控制报销办公费超过申请的100元，只能控制报销总额不超过申请的200元。

按照“单据头可携带至下游单据，单据体仅能携带第一行明细”的原则，项目组通过费用申请单、费用报销单继承，产生新单据《接待申请单》、《接待报销单》，在单据上增加新的flex面板，按照其纸质报销单的格式，将信息整合到系统上。详细列示例如用餐费用、礼品费用等细节信息。携带至报销单的字段设置为“不可见”，仅用于业务规则控制使用。