如何规避单据提交时未超预算,但审核时可能超预算的问题。
一般正常情况下,不存在单据提交时未超预算,但审批时超预算的情况。
但在按期累计汇总的前提下,则可能会出现以上问题。
这里,按期累计汇总指的是,预算控制规则勾选【选项:按期累计汇总控制】。
1.规避方法:
如果是按期累计汇总模式,则预算应一期一期执行(即逐期执行),一期结束后,需先关闭,方可执行下一期。
即在预算方案监控中,以预算控制规则中的控制周期(如果周期汇总控制,则按照汇总周期)为单位,进行期间的逐期执行。
保证只有一个期间(当前期间)处于执行中。当前期间“关闭”后,方讲下期切换到【执行中】。
如下图:仅6月处于执行中,6月之前的期间均已关闭,6月之后的期间还未执行。
2.按期累计控制的系统实现原理:
单据日期对应预算第1期,则可用预算为第1期预算数,对应预算实际执行数统计为所有第1期发生的业务。
单据日期对应预算第2期,则可用预算为第1-2期预算汇总数,预算实际执行数统计为第1-2期发生的业务。
单据日期对应预算第2期,则可用预算为第1-3期预算汇总数,预算实际执行数统计为第1-3期发生的业务。
以此类推。
3.以下将举例说明,可能出现提交未超预算,但审核时超预算的原因。
假设A部门差旅费预算(控制费用报销),每个月均为5000元。按期累计控制,即希望没用完的滚到下期使用。
预算期间全部切换到【执行中】状态。则,由于所有期间都执行,即所有期间的预算都可以使用,可以报销。
(1)员工甲直接报2月费用10000(可用预算=1月5000+2月5000=10000),预算控制检查结果为:未超预算。单据正常提交。
(2)随后,员工乙报销1月费用5000(可用预算=1月5000),预算控制检验结果为:未超预算。单据正常提交审核。
(3)此后,领导在审批员工甲的报销时,系统将提示超预算(可用预算=1月5000+2月5000=10000,实际发生=1月5000+2月10000=15000)。
PS:目前系统暂不会在预算控制时,对以上情况增加校验逻辑,因校验将带来极大的性能负担。(即不仅仅要校验当前期间是否超预算,还要校验以后所有正在执行中的各期是否超预算)
如何规避单据提交时未超预算,但审核时可能超预算的问题。
本文2024-09-23 02:26:44发表“云星空知识”栏目。
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