【欢迎讨论】关于系统与线下台账的关系展开的思路
近期在企业的信息化系统使用过程中,遇到一个比较棘手,也是比较普遍的问题,就是在系统通过人工方式采集数据的情况下,如何才能提高数据质量,保证数据及时准确的录入呢?
在这里,请允许我首先抛砖引玉一下:
数据的维度,这可能是需要大家更加关注一下,毕竟不是简单的线下数据与线上系统数据比对之类的这么简单。
从数据的存储方式来分,应该是包含以下两个维度:
数据类型 | 线下数据 | 系统数据 |
数据来源 | 来源于现场通过直接观测或间接计算得到的数据,一般通过纸质记录或EXCEL、在线表格文档等方式存储,传递方式为微信qq、网盘或U盘进行传递。 | 来源于线下数据或线下数据经过计算汇总等处理后进行录入,传递方式为软件内共享查询或导出后进行传递。 |
从数据产生、时空间维度来区分,大约是包含以下几个维度:
现场事实发生 | 现场实际发生的数据,随着工序流转、投料、加工等进一步变化,无法追溯。可现场进行拍照留存或监控记录。 |
纸质记录/EXCEL台账 | 针对现场事实发生的数据直接过经过计算得到后进行记录,准确度受人的因素影响,可能存在录错小数点、字迹潦草、简写等影响。 |
半自动/自动采集 | 通过扫码、OCR识别、扫描识别等方式进行采集,准确度较高。 |
录入系统 | 人工录入MES、ERP、OA等系统中,准确度受人的因素影响。 |
系统中阶段性数据 | 系统中的有些报表会因时间的原因逐步变化,无法重新查询,有些重要的数据则需要从系统中进行导出后进行保存分析,如不及时导出,则后续无法再现。【举例:每月月末的库存库龄分析之类数据】 |
那么请问一下大家,如果后期需要对系统中的历史数据是否准确做进一步核对时,是用哪些数据来核对呢? 线下数据。
如果线下数据一开始就作为信息化系统的附属,记录均以信息化系统为准的话,那线下数据与信息化系统数据差异就会非常小,那就起不到核对的目的了。
但是如果不以系统数据为基准进行登记线下数据时,那么又容易降低系统数据的重要性,导致系统数据质量可能下降。
如果完全舍弃线下数据,则无法对系统数据的准确性进行核对。
如果采用扫码等方式进行,则有一定的成本增加,且初始建档贴码也可能会存在一定的出错几率。
盘点也是一个常用的方法,比如MES系统线边库存盘点、ERP各类仓库盘点等,作用有限,追溯的话还是依赖其他线下台账。
请大家进行讨论留言,是否有更好的方式或方法?
只要是人工操作,那么必然就会或多或少的产品错误数据,人为环节越多,错误率就越高;
1、首先如果使用线下数据作为线上数据的核对数据(对照组),那么如果线下数据在手工统计就出现问题,那么用这个数据去核对线上的话,就没有达到校对的目的!
2、自动化环节越多,人工参与的越少,那么错误率必然是下降的;
3、2中所述不是绝对的,我们是否考虑使用统计、审计等方法,去重新获取一遍数据,或者对系统数据提取进行加工处理,计算误差率,使用统计分析方法,对错误的关键数据进行重要性分组,减少重大数据的错误率,对于哪些无关紧要的记录数据,我们可以减少评估和统计的必要;
4、数据治理本身就是一件复杂的事情,因为信息化就是一件浩瀚的工程,代码的逻辑,数据的准确性,数据的关联程度,以及和业务的关联匹配度等等因素都会影响数据的准确性,同时可能也会给核对造成很多的障碍!
5、不能线上核对线下,或者线下核对线上的方式,一定要多样化的去进行数据的治理!
就如我上面说到的,可以使用统计学、审计学等方法
比如按重要程度、关联程度区分数据的关键性,用统计、抽样等的方法与工具,对数据进行定期的评估;
定期校验数据之间的合法性与业务的匹配程度(有可能一开始业务与数据是匹配的,但是之后就不那么匹配了,造成了错配!那么我们应该如何调整?这也是数据核对的考量范围)
总之,数据治理是个复杂的问题!
【欢迎讨论】关于系统与线下台账的关系展开的思路
本文2024-09-16 17:13:18发表“云星空知识”栏目。
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