实践案例 | 某医药连锁企业租赁业务的核算管理实践

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许多大型企业的租赁业务仍使用Excel进行账务处理，经常面临租赁合同数据分散易丢失、计算效率低、合同数据更新滞后等问题，那么如何提高租赁业务的账务处理效率呢？

别着急，本期文章为大家带来某医药连锁企业租赁业务的核算管理实践案例，通过实行金蝶云·星瀚的固定资产-租赁管理解决方案，实现租赁业务的全生命周期核算管理，提升企业管理效率。

撰稿人：金蝶-周慧君/王昀

一、业务背景

（一）客户现状

Y公司是全国超大型的医药连锁企业，核心业务是医药连锁经营，旗下拥有40+家分子公司，分管9000+家实体门店，线下经营场所需求量大，常会采用租赁或自持获得场地使用权，并且经营场所需要选人流量大、地段繁华的区域，场地变更具有一定灵活性，采用购买或自建场地会有投入过高及资金效率低的问题，因此租赁经营场所是Y公司的最佳选择。

从2021年1月1日开始，作为承租方的Y公司，需按企业新租赁会计准则CAS21的要求核算租入资产；

新签房屋租赁合同租赁期不超过12个月（含）的租赁业务视同为短期租赁（短期和低价值资产豁免核算），在租赁期内各个期间按照直线法或其他系统合理的方法计入相关资产成本或当期损益；

房屋租赁合同租赁期超过12个月的租赁业务，按新准则规定确认使用权资产和租赁负债，并在后续期间对租赁资产计提折旧、摊销租赁利息、结算租金。

Y公司的租赁合同以往通过线下Excel进行管理，合同数量将近11,000多份，业务人员通过办公系统进行租赁业务处理，财务人员通过线下Excel表格计算使用权资产、租赁负债初始确认与后续计量的数据，在核算系统中手工完成相关的账务处理，承担了大量的手工处理工作。这种处理方式业财分离，数据准确性与及时性较难保障，租赁合同信息相对滞后。

因此，用户急需租赁合同统一管理平台，记录合同的基本信息、付款规则、财务信息，系统根据录入的业务信息自动计算并记账，同时支持条款变更等特殊场景处理，并自动生成租金付款计划进行租金付款，改变以往手工处理记账及分析的应用模式。

（二）业务场景及量化需求描述

1、合同录入及初始确认：业务人员根据已签订合同录入基本信息、付款规则后，财务审批合同起始日、付款规则是否录入正确，计算租赁期/免租期/适用租赁期时，不足一个月时需计算为一个月，系统根据租赁合同租金、付款日等关键字段，按新租赁准则核算要求，自动计算合同财务核算入账所需项目及金额，并完成卡片管理及生成凭证；

2、租赁负债摊销与计息：系统根据付款计划、付款日等关键字段，自动确认使用权资产、租赁负债初始计量，计算每月需摊销的未确认融资费用，月末结账时计提利息凭证；

3、使用权资产折旧：使用权资产初始计量后，每月定期进行折旧摊销；

4、租金结算管理：支持租金付款管理，包括付款提醒及自动记账，支持合同租金到期时自动推送下游单据进行房租支付，同时需支持房租到票管理，管理发票是否到达，并生成发票进度清单，统计各合同取得发票的情况，进行发票追踪管理；

5、租赁合同变更：合同条款发生变化时，如存在租金降租、租期变更等情况，支持变更历史未付款期间的付款计划，进行差错变更、追溯调整，系统可按照租赁新准则要求进行结果重算及调整凭证生成，同时对应的资产卡片也需同步变更，影响后续折旧计量；

6、租赁合同终止：需支持合同到期提醒，租赁合同提前/到期终止时，自动计算合同终止后的数据并进行相应账务处理；

7、租赁报表需求：系统依据合同条款生成管理报表，如门店租金付款计划类报表、新旧租赁准则租金对照报表（通过新旧租赁准则计算核算组织下各成本中心每月的租金费用，用于核查递延所得税差异计算、检验合同准确性以及经营性分析）、租赁清单报告等；

8、敏感信息保密需求：房东信息、租赁合同属于商业敏感数据，Y公司要求房屋租赁类供应商仅对部分人可见。目前用户组织结构为公司-分部-区域-后台部门&门店，租赁合同按分部管理，各分部之间租赁合同需进行隔离，需控制不可查看非本分部管理的租赁合同；

9、合同对应多房东场景：签订租赁合同时存在多房东场景，如出租方存在多人拥有房屋产权，需在租赁合同按是否收款人维护相应的房屋租赁类供应商，按合同签订条款对不同房东进行房租支付。同时，因门店数量过多，为避免房东重名导致付错租金的情况，租赁合同房东信息维护、以及下推租金付款时，需按房屋租赁类供应商与门店的映射关系，控制可选供应商范围；

10、租赁合同到期提醒：需有消息提醒功能，付款计划到期付款前需提醒业务人员及时进行租金付款；合同到期前需提醒业务人员及时处理后续业务。

（三）客户痛点

1、无统一管理平台：Y公司强调租赁合同全过程管理，但没有一个关于租赁合同录入及管理的信息系统，各门店合同信息采用EXCEL表格进行登记管理，数据分散容易丢失，不具备数据分析及运用条件；

2、新租赁准则核算复杂：新准则核算要求下，Y公司承租业务会计核算较之前发生重大变化，过程中涉及大量的现值换算、摊销计算、租赁变更等复杂环节，现阶段通过EXCEL表格人工计算管理的模式效率极低，容易出现管理混乱或遗漏；

3、业财数据分离：

• 租赁合同的台账、房屋租赁类供应商信息由业务人员管理，与财务人员进行核算的数据分离，租赁合同条款信息变更后，并未将变更信息及时同步给财务人员进行核算，两者数据存在信息不对等的情况；

• Y公司的租赁合同在核算系统中仅作为卡片管理，但租赁合同变更影响使用权资产、租赁负债科目的后续计量，Y公司通过线下Excel表格计算数据并手工记账，变更数据并未体现在对应核算系统的资产卡片中，导致使用权资产折旧数据不准确，每年需通过审计调账解决。

（四）客户诉求与期望

1、租赁合同信息管理系统化：租赁合同信息登记管理由线下表格方式调整为系统作业，支持前端业务人员录入租赁合同条款信息后，按CAS21租赁准则核算及管理要求确认使用权资产、租赁负债初始计量及后续摊销并自动记账，支持租金、租赁期等条款变更的特殊租赁变更处理场景，提高核算效率及准确率，合同信息互享互用；

2、租赁合同会计核算自动化：租赁合同新增、变更、终止等业务根据实际场景自动折现计算并记账，同时联动租赁资产卡片的新增、变更、终止全生命周期管理，使用权资产、租赁负债的初始计量与后续核算结果准确可靠；

3、租赁业财一体规范化管理：支持按租赁合同生成付款计划，临近付款约定日时系统自动下推付款申请，降低重复付款风险；财务处理环节实现标准化、智能化，根据租赁合同业务数据生成相应租赁报表进行管理分析，实现以租赁合同为中心，业务驱动核算的业财信息统一管理。

二、解决方案

（一）整体思路

在星瀚•固定资产-租赁管理模块进行租赁业务全生命周期核算管理，通过财务云、流程服务云、系统服务云等模块功能完成对租赁管理的基础支持，如通过BOTP上下游转换配置、审批流、数据规则方案、权限配置、预警平台等功能驱动租赁合同业务数据通过智能核算生成会计事件，形成业务场景对应的会计凭证：

（1）租赁合同新增：对使用权资产、租赁负债进行初始计量，生成付款计划、摊销与计息、折旧计提；

（2）租赁合同变更：通过变更租赁合同进行租金、租期等合同条款变更；

（3）租赁合同终止：通过租赁终止进行提前、到期终止等后续计量。

图1 租赁管理整体流程与基础支持

（二）关键功能点及效果展示

1、租赁合同新增

• 租赁合同核算期间与装修费分摊期关联：Y公司通过改造和装修租赁经营场地后投入使用，按会计师要求：租期小于门店装修费分摊期的，租赁合同核算租期需与门店装修费分摊期间保持一致；租期大于装修费分摊期的，按合同租期正常核算。因此租赁合同增加个性化日期字段，规范用户合同录入标准，录入系统时，用户需区分租赁合同核算日期与实际合同签订起始日期，规范租赁合同台账管理。

图2 租赁合同日期信息关联

• 租赁合同关联多个房屋租赁类供应商：

a．将房屋租赁类供应商单独作为一个供应商分类进行管理，设置数据规则方案与相关通用角色权限控制，控制所有可查询供应商的通用角色权限用户不可查询房屋租赁类供应商，仅少数租赁相关的通用角色可查询，做到供应商敏感数据查询隔离；

图3 房屋租赁类供应商数据查询隔离

b．Y公司门店数量较多，且存在合同对应多房东场景，存在供应商重名情况，导致付款风险增加，租金付款时可能选择错误的房屋租赁类供应商进行付款。通过在供应商主数据、租赁合同增加个性化字段【使用部门】，维护房屋租赁类供应商与使用部门的映射关系，租赁合同房东分录字段按使用部门对应的房屋租赁类供应商做过滤，同时付款计划下推的费用单据的收款信息按费用承担部门对应的供应商银行信息进行过滤，控制仅房东支付场景生效，实现租赁合同、费用单据按部门隔离可选供应商，降低合同维护房东信息错误而导致的付款风险；

图4 租赁合同房屋租赁类供应商数据隔离

c．租赁合同新增房东信息个性化分录，支持合同录入多个房东，并自动从供应商主数据获取身份证信息、银行信息等，同时支持用户标记是否均为租金收款人，以便后续下推费用单据进行租金支付。

图5 租赁合同房东信息分录

• 租赁期不足一个月时支持核算：用户签订租赁合同时，一般按整月签订租赁合同，个别特殊场景不足整月签订的，财务核算需按整月核算，因此标准产品提供参数设置，可根据用户实际场景需求，配置租赁合同在计算租赁期/免租期/适用租赁期时，租期不足一月时计算为一个月，满足不同企业不同的业务场景需求，提高租赁核算准确率。

图6 租赁期计算逻辑参数控制

• 使用权资产、租赁负债初始计量：根据用户实际租赁业务场景配置付款项目、折现率、日折现率计算公式后，用户录入合同相关台账信息及付款规则，系统根据用户录入的合同条款确认初始计量时点，根据租金的计划付款日与初始计量时点计算折现天数，根据录入的付款项目是否参与折现来确认租赁负债、使用权资产金额，合同审核后配置智能方案自动下推生成使用权资产卡片联动管理。

图7 使用权资产、租赁负债初始计量

2、摊销与计息

租赁合同审核后，配置智能方案执行“计息”，生成计息明细表、摊销与计息列表，通过前期参数配置，根据实际租赁业务场景选择租赁负债计息与摊销的方式：按月计息、按付款频率摊销或按月计息与摊销，两种方式均是按月计息、利息摊销总额一致，区别在于选择不同频率摊销后，利息摊销周期的长短以及摊销期内租赁负债余额不同、利息费用不同影响损益。

Y公司基于租金实际支付的现金流出时点，选择按月计息、按付款频率摊销方式进行租赁负债摊销计算，以合同约定现金流量变通计算，将无现金流出期间视为流出0，符合业务实质的同时可以按月得出财务费用金额，租赁负债摊余成本相对平滑。随着每年租金的支付，对于租赁负债计提的利息将随着摊销成本的减少而逐渐降低，而前期费用的增加冲减了企业利润，这在一定程度上减轻了税务压力。

图8 租赁负债计息与摊销参数控制

计息明细表支持查询从初始确认日开始到租赁结束日，每日的租赁负债期初余额、租赁付款额、利息费用以及期末余额，计算逻辑为（期初余额-租赁负债-支付）*实际日利率得出利息明细，并按日滚动更新余额，体现合同租赁期间每日计息明细数据。

图9 计息明细表

摊销与计息列表支持按月展示合同的租金、利息费用、计息天数、期末租赁负债余额，同时作为单据承载租赁负债后续计量，生成利息费用凭证。

图10 摊销与计息

当房租合同信息录入星瀚租赁合同模块时间晚于实际租赁开始日，支持新增合同按租赁开始日到租赁初始化当前期间计算摊销利息，在当期生成历史期间未计息的凭证，避免遗漏记账。例如，当前摊销期间为2022年11期，租赁合同开始日为2022-10-01，因10期未能及时录入，因此在11月份录入该合同，该合同审核后执行计息，从11期开始生成摊销与计息数据，11期当期的计息天数为61天，包含2022-10-01至2022-11-30的利息数据。

图11 录入历史期间合同的摊销与计息数据

3、租金结算

租赁合同审核后，自动根据合同付款规则生成对应的费用单据进行付款处理。因客户报销了账的管理规范要求，该功能根据客户实际租赁业务场景进行个性化需求开发，并未使用标准下推单据-对公报销单，修改为下推借款单进行租金支付，发票收到后，用户通过新增对公报销单对借款单进行核销，同时财务通过付款计划的个性化功能-发票标记，完成对租赁合同付款计划的发票进度标记管理。

图12 付款计划

4、租赁变更

零售行业租赁合同变更场景频繁，通常为租金、租期变更，星瀚支持通过录入合同变更项目，对租赁合同字段信息