项目云预算控制详解

 项目预算控制详解

一、简介

       任何企业在财务控制方面，通常都会采取“预算控制”手段。基于企业经营层面的预算控制称为全面预算控制。

要达到全面预算控制，并不是简单的事情，这需要企业的管理水平能达到相当的程度。同时要求企业的执行能力较强。否则，一方面企业可能没有能力将预算正确地编制出来。另一方面，就算预算编制出来，也无法正常执行。

      按项目管企业，越来越得到大多数企业的青睐，从而按项目控制预算成为主流。项目是一个相对较小的业务管理单元，事情范围相对狭窄，从而预算编制相对简单，过程预算控制也容易达成。

      全面预算是对未来企业一年内可能发生事情的财务预测。由于事情并未发生，一切都有可能，从而预算不可能太精细，只能粗略进行预测。这决定全面预算的预算粒度必定较粗放。

      项目已经基于具体的限定目标，并且一旦立项是一定要发生的，从而面对的预算目标相对具体，从而可以更精细。所以项目预算是全面预算的补充，而全面预算可以说是项目预算的提前抽象。

      从业务过程而言，通常是先做企业经营层面的全面预算，对基于项目投资的预算，作为一个总预算项目进行预测。项目正式立项的时候，从全面预算对应的预算项目中占用（或调剂）即可。项目内部具体业务的开展，由项目自行控制即可，此即为本文档所述的项目预算控制。

二、业务场景

针对项目预算控制，通常有以下业务场景：

三、项目云预算控制架构设计

 上图是项目云预算控制的总体架构思路，两层意思：

  1、如果有全面预算，则项目立项时从全面预算占用预算（或调剂预算），即立项时项目立项金额受全面预算控制。

  2、后续的项目预算控制，在项目内部进行。又会为两种途径：

• 预算的消耗要么是合同费用，通过合同管理来进行控制。

• 要么是非合同费用，即通过费用报销来进行控制。

  以上分类方式，不重不漏，但极智简单。

上图是项目预算控制内部架构设计图。以下几个重点内容需要了解：

1、 项目立项时从全面预算占用（或调剂）预算。项目关闭时返还预算给全面预算。

2、 预算编制是项目预算控制的源头，受项目立项金额控制。预算编制完成后产生后台的四张预算控制表。项目云通过预算控制表在后台真正实现的项目的全程预算控制。

3、 项目预算控制分为两种方式：预算占用与预算使用。

4、 合同签订只是从总体预算中“占用”预算，并未真正使用项目预算。

5、 合同结算、合同付款申请，才真正“使用”项目预算。

6、 非合同费用，通过费用登记单发生的费用，同时 “占用”与“使用”项目预算。

7、 非项目云单据，通过预算注册功能进行注册后，根据配置目标，选择“占用”或“使用”项目预算。

四、项目云预算控制过程

预算控制的核心逻辑在后台控制，前台则需要一系列动作进行配合。流程如下：

说明：

1. 预算控制的实现过程可以分解成5个阶段：基础准备阶段，数据准备阶段，初始化阶段，过程控制阶段与预算返还阶段。

2. 标准预算项是集团为企业预算编制定制的标准。通常希望各项目都按标准预算项编制预算，但项目云支持项目个性化处理：即项目可以手工新增自己的项目预算项。

3. 项目分类管控设置，组织级预算控制设置，标准预算项维度映射，都是按标准预算项作为基础进行配置的。如果项目预算编制时都完全使用标准预算项，那针对标准预算项的配置，即全集团通用了。如果项目上有个性化的项目预算项，此时才需要做项目级的预算控制，以及项目级的预算维度映射。

4. 项目分类管控设置中，定义预算控制的核心参数。包括是否需要做项目预算控制，预算控制方式“按总体预算控制/按年度预算控制/按年度累计值控制”。

5. 也包括是否需要受绩效云控制：“不受控/受控，立项时调整/受控，立项时调剂”。

6. 如果做了组织级预算控制设置，则项目预算编制完成后，受组织控制设置直接计算提醒限额与强控限额。当设置好项目的预算控制设置后，将重新计算提醒限额与强控限额。

7. 各业务单据的预算控制逻辑，是后台根据预算注册的配置信息，按业务规划自动在后台执行的。所以最重要最核心的内容是选择正确的业务单据作正确的预算单据注册配置。

8. 当项目状态变更成“财务关闭”时，将需要返还多余的预算给绩效云，同时也会清算项目内部的预算占用与使用情况。后续业务不能发生与“财”相关的业务，即不能再发生预算金额的变动。

详细分解如下：

4.1 预算控制参数设置

【操作路径：项目云-->基础资料-->项目分类管控设置】

项目是否与绩效云全面预算集成，是否需要受预算控制，以哪种方式控制等，这些都是有参数设置的。根据实际业务需求，结合企业当前管理水平，需要对这些参数进行正确合理的配置。

项目云中，这些参数的配置在“项目分类管控设置”中完成。

如上图，对于左边的某明细项目分类，右边是相应的与预算控制相关的参数配置信息。

• 与企业绩效云的控制方式有三种：不控制/受控，立项时占用/受控，立项时调剂。占用与调剂是绩效云内部的处理方式，项目云并不关心。对项目云而言，理解成占用即可。具体选用占用还是调剂，要咨询绩效云的业务人员。

• 是否进行项目内预算控制是一个开关项。打开即需要作预算控制，关闭则无需作预算控制。参数名称目前显示为进行成本管控，这其实有点偏差。

• 预算控制方式有三种：按总预算金额控制/按年度预算累计值控制/按年度预算金额控制。后台控制逻辑，按字面意思理解即可。

• 总体预算控年度预算，立项金额控预算金额有三种选择：不控制/提醒控制/严格控制。严格控制情况下，当超预算时，不允许提交。否则只是提醒，如果用户就是要提交，还是可以继续提交。如果不控制，就算超预算也不作任何提醒，永远允许提交。

• 预算阶段：系统默认有匡估概预，可以自定义预算阶段。在这里打上勾，表示此项目分类对应的项目在预算编制过程中，需要经历这个阶段。不打勾，表示预算不需要经历此阶段。

• 预算模板：可以指定预算模板，亦可以直接指定预算项（此时只能从标准预算项中选取），建议指定预算项，这样每个项目都按标准预算项进行预算编制，后面更便于拉通起来对比。

• 项目分类管控设置中各项参数配置完成后，可进行项目立项。

4.2    组织级支出预算控制设置

【操作路径：项目云-->项目核算-->支出预算控制设置】

要想真正执行预算控制，需要首先进行预算控制设置。

预算控制设置有两个层级：组织级与项目级。

下图为组织级的预算控制设置：

组织级预算控制设置，记得勾选择自身及下级。这样只需要在顶级组织设置一次，任何项目都可以共享此设置。

4.3 项目立项（与绩效云集成）

【操作路径：项目云-->立项管理-->项目立项】

项目立项是项目云的核心单据，字段众多，此文档并不打算一一介绍。并文中描述涉及到金额相关的字段，以及之间的逻辑控制。

有两组数据：总体与年度。一个项目通常是需要承建多年的，比如5年，10年，与此相关的数据称为总体数据。与此相对的，是项目当年的数据，这称为年度数据。如下图：

总体金额数据：项目立项金额，立项申请总金额，项目支出预算总金额，项目收入预算总金额，项目收益=项目收入预算总金额 – 项目支出预算总金额，预计项目收益率=项目收益*100/项目支出预算总金额%

年度金额数据：项目立项年度金额，立项申请年度金额，项目年度支出预算金额，项目年度收入预算金额，项目年度收益=项目年度收入预算金额 – 项目年度支出预算金额，预计项目年度收益率=项目年度收益*100/项目支出年度预算金额%

这里的立项申请总金额，立项申请年度金额是选择立项申请单后自动带入的。此金额分别控制项目立项金额与项目立项年度金额，不允许超过。

金额的控制逻辑有：

• 立项申请总金额（不为0时）≥项目总金额≥项目支出预算总金额

• 立项申请年度金额（不为0时）≥项目立项年度金额≥项目年度支出预算金额

• 项目总金额≥项目立项年度金额

当项目详情中编制了“收入预算”时，会自动汇总到项目收入预算总金额与项目年度收入预算金额，否则可以手动录入。

当项目详情中编制了“支出预算”时，会自动汇总到项目支出预算总金额与项目年度支出预算金额，否则可以手动录入。

这里核心需要理解：项目立项年度金额不般小于项目立项金额，支出预算金额可以小于项目立项金额，年度支出预算金额可以小于项目立项年度金额。

当项目对应的项目分类设置成不需要与绩效云集成时，则项目立项时的年度金额，无需受全面预算的控制，则只要满足金额控制逻辑就是可以的，此时无需特别关注。

如果项目需要与绩效云集成，则项目立项年度金额，是需要受全面预算的控制。隐藏的潜台词是：全面预算必定是已经编制好之后，才来（能）做项目立项。

当对应的项目分类设置成需要与绩效云集成时，在立项时，将无条件显示“绩效云预算分摊”面板区域（如上图）。

绩效云预算分摊方式有三种：按年度总量金额分摊/按预算项金额分摊/先分摊后汇总。

    1、年度总量金额分摊。

当按年度总量分摊的时候，与项目内部是否编制支出预算没有任何关系。此时预算分摊表格代表的意义为：针对项目立项年度金额，从哪些组织的哪些预算项目中占用或调剂多少金额。其中承担金额之和，必须等于“项目立项年度金额”。项目详情的支出预算编制，表示项目内部将来如何花费立项时授予的预算额度，这可以是明细级别的预算。后续项目关闭时，只需要获取项目预算消耗情况，针对预算分摊时对应的预算项目，手工录入需要返还的预算额度即可。

   2、按预算项金额分摊

此种模式下，需要先作项目内部的“支出预算编制”，然后再来作预算分摊。此时，预算分摊分录的“预算项名称”必须从支出预算编制的“项目预算项”的预算项名称中选择。表示分摊的来源是基于支出预算编制某预算项对应的的金额进行“承担”。此时“项目立项年度金额=承担金额合计=项目年度支出预算金额”。注意：此平衡关系需要操作用户手工计算保持，系统无法自动计算，只会在提前时检测数据的一致性。

  3、先分摊后汇总

此种模式下，针对项目立项年度金额先作预算分摊，分摊完成后，点击“汇总预算”，将按标准预算项，自动在支出预算页签写入最新数据。如果有老数据，将予以清除。此时，由于汇总的只有年度预算金额，总体金额需要操作用户手工输入。

此时，系统会自动重置项目立项年度金额的值，使“项目立项年度金额=承担金额合计=项目年度支出预算金额”。

4.4 项目立项金额变更（与绩效云集成）

【操作路径：项目云-->立项管理-->立项金额变更】

【操作路径：项目云-->过程管理-->立项金额变更】

在项目年度支出预算金额小于项目立项年度金额时，如果已编制的支出预算额度满足不了资金的支出需求时，只需要进行在“项目年度支出预算编制”中对年度预算进行调整。若资金支出要求超过项目立项年度金额，此时首先需要通过“立项金额变更”增加项目立项年度金额，然后再进行项目内的支出预算调整。

立项金额变更时，可以通过修改资金来源分录中行的总金额与年度金额值来汇总到变更后项目立项总金额与变更后项目立项年度金额中，也可以直接手工录需要变更的金额。

另外，特殊情况下，如果需要变更项目编码与项目名称，也可以进行修改。

总之，立项金额变更是对“项目重要信息”的变更，这种变更，一般是需要走工作流审批的。对于非重要信息的变更，通过“项目信息调整”功能进行，此时并不要求走工作流审批。

如果项目对应的项目分类设置成需要与绩效云集成时，则同步会出现“绩效云预算分摊面板”：

其业务处理逻辑，与项目立项时完全类似，不同点在于：

1、控制方式从项目立项带入，不允许手工修改。

2、绩效云预算控制时，针对“变更差额”进行配置即可。后台通过生成预算调剂单，完成与绩效云的对接。

【注意：由于立项金额变更单并不支持“支出预算编制”页签，当控制方式为“按预算项金额分摊”时，可能会有问题。这个产品后续再优化。目前遇到的应用场景基本上都是按年度总量金额分摊】

4.5  预算编制

【操作路径：项目云-->项目核算-->项目支出预算-->项目总体支出预算】

【操作路径：项目云-->项目核算-->项目支出预算-->项目年度支出预算】

项目立项时如果同时编制了支出预算页签，则立项审批通过后，系统后台自动产生项目总体支出预算编制记录，项目年度支出预算编制记录，对应的年度为立项单申请时的年度。

后台会同时产生总体预算控制表，总体预算控制明细表，年度预算控制表，年度预算控制明细表四张单据。

如果项目立项的时候，不做支出预算页签的编辑，则在后台只按项目立项总金额产生总体预算控制表，按项目立项年度金额产生年度预算控制表。而不会产生总体预算控制表明细表与年度预算控制明细表（因为此时无项目预算项信息）。即：项目支持按项目总金额及项目立项年度金额控制预算。

也可以在项目立项后，手工新增项目支出预算编制。特别是非项目云立项的项目，可以手工创建支出预算编制单。

如下图,以年度支出预算编制的调整为例（总体预算编制完全类似）:

项目年度支出预算编制，可以在不同阶段间逐级细化，也支持同一阶段的不同版本之间的细化调整。调整后的项目年度支出预算总金额，受项目立项年度金额的控制。每一个预算项明细，将记录上版本金额与本版本金额，并自动计算调整差额，同时汇总到单据头的项目年度预算调整差额。

不同预算阶段的预算调整，以及同一预算阶段的版本调整，都可以对预算项逐步进行细化。但如果此预算项已经被“引用”，则不允许再细化。所以预计后续需要细化的预算项，前期不要去占用或者使用预算。

调整后的预算编制单，审批通过后，会再次更新后台的预算控制相关数据。总之，预算控制表的数据，永远是当前最新数据。

年度预算编制，首先会加载总体预算编制产生的预算项并显示对应的预算总金额，然后用户手编辑本阶段金额。

如上图，刚开始立项时只分解到材料费，然后总体预算作了一个细分，分到“主材费”，“零星材料”。现在做年度支出预算的“预算”阶段编制。此时自动带入分解后的“主材费”，“零星材料”两个新的子预算项行。注意看，此时“估算阶段金额”列这两行预算项上是没有值的，因为那时候还没有这两个子预算项。而材料费这一行上，估算金额字段是有值的。然后此时手工录入“本阶段金额”列的数值，汇总到材料费行上的本阶段金额，根据估算金额字段值，“计算本阶段调整金额”列的值。此时注意：它不等于“主材费”，“零星材料”两个子预算项行的“本阶段调整金额”值之和，即此列此时不支持从子级汇总。但“本阶段金额”列是需要支持从子级汇总的。

预算编制单审核成功后，将更新后台的预算控制表（注意：并不影响占用金额，使用金额）。后续的预算控制，以更新后的数据为准继续进行控制。

当项目对应的项目分类设置成与绩效云集成时，在“项目年度支出预算编制”时，会同时出现与绩效云集成的“预算分摊面板”：

其业务处理逻辑与项目立项时的逻辑完全一致。不同的有两点：

1、此时的预算分摊方式，只能从项目本身带过来，且不允许修改。

2、此时的预算分摊，其实是“预算调剂”，在绩效云配置预算注册时，需要配置成按“调整差额”进行占用（或返还）。

需要注意的时，当项目年度立项金额未发生变化时，与绩效云分摊的内容并不一定需要发生变化，但项目内部的年度支出预算编制内容则可能发生变化。即：年度支出预算编制，是项目内部的预算计划，只要不超过项目立项年度金额，可以随意调整，此时并不一定发生与绩效云的预算占用计划变化。

4.6    项目级支出预算控制设置

【操作路径：项目云-->项目核算-->支出预算控制设置】

当项目编制预算时，有个性化的预算项，即不从标准预算项引用编制的预算项。此时需要按项目进行支出预算控制设置。

下图为项目级的预算控制设置，编制方式与组织级类似，但只需要对非标准的项目预算项进行配置即可。

预算控制设置，核心设置的是提醒控制百分比与强制控制百分比。

取数逻辑为：如果有项目级的预算控制设置，以项目本身设置为准。否则找项目对应组织的组织预算控制设置，如果找不到，继续找上级组织，找到为止。如果都找不到，说明未做预算控制设置，返回的百分比值为100%.

如果项目无预算项，则表示项目按总金额进行控制，此时取单据头的两个预算控制百分比设置值进行控制。取数逻辑同上。

如果每个项目都使用标准预算项进行支出预算编制，则通常情况下不需要针对项目作预算控制设置，这是最好的结果，也是管理上期待的结果。

4.7  预算注册

【操作路径：项目云-->基础资料-->预算注册-->控制单据注册】

项目云预算重构后，原来合同签订、合同结算、合同付款申请、综合费用成本归集与分摊等单据的硬编码预算控制过程取消，预算控制将完全通过预算注册功能来完成。

预算注册是项目预算重构后最重要的功能，也是最核心的功能。实施时特别需要正确地做好预算注册配置。

项目云预算注册，可以任意添加星瀚平台内的任何业务类型的单据，前提是单据有“项目”字段。

项目云预算目标分为“预算占用”“预算使用”“预算占用且使用”三种配置，预算占用与预算使用分开配置时，可以称为“套娃”设计。

预算占用是针对项目总预算而言，字面意思，只是占用预算，并未真正执行预算。

预算使用通常是针对年度预算而言，是年度的实际预算执行数据，也称为预算使用数据。

举个例子：合同签订（或者合同变更）时的合同金额，只是从项目总预算额中“占下了预算”。因为现在只是签订，却什么实际事情都还没有发生。真正的合同业务履约，是在合同结算，或者付款申请（甚至付款登记）时才发生。这是一个典型的“套娃”设计。

再举一个例子：费用申请单通常用来占用预算，费用报销单则真正预算，当报销完成后，费用申请单对剩余未报销金额进行返还。也是一个“套娃”设计。

但情况可能会更复杂，比如有些费用必须先做费用申请然后才能报销。有些费用则可以直接报销，此时报销单需要自己占用预算同时自己使用预算，即占用与使用同时进行。

同样道理，采购计划占用预算，采购订单使用预算。采购订单占用预算，领料出库使用预算，这都可以看成“套娃”设计。此种业务，通常需要有一张业务单据在前面占用预算，后面则有一张或多张单据用来使用预算。同时，占用预算的单据上需要有一个余额字段，后续针对此余额有关闭或返还对应的操作设计。

以支出合同签订占用预算，合同结算单使用预算为例，配置如下：

4.7.1  方案生效条件配置

这里首先要注意的是“方案生效”条件。或者说准入条件。这个非常重要，特别重要。

如上图例，是合同不基于清单。此时从单据头取预算项，以合同含税总金额作为预算占用金额。当合同基于清单时，则需要从合同清单中取预算项，且从清单分录中的含税金额字段作为预算占用金额。也就是说，不同的准入条件，对应的预算控制字段配置是有区别的。所以要根据实际情况设计好准入条件，并匹配准入条件，配置正确的取值字段。

这里要求，同一种操作下，一张单据不能同时存在两个及以上的生效方案（受平台约束，只能如此设计），即对于同一张单据，多个准入条件加起来需要“不重不漏”。

注意：由于平台的这一限制，一张单据，同一个动作（比如提交），不能同时生效两个不同的方案，从而不能执行两件不同的事件，这就改变了原来的一些设计。

比如按之前的设计，合同是存在开口合同的，这使得合同签订时可以无金额，结算可以超合同金额，付款申请可以超合同结算金额。换句话说，当合同结算金额超合同总金额时，首先超过部分要占用预算，而结算金额必定要使用预算，这是同一个动作要做两件不同的事情，现在是不允许了。所以合同结算将不允许超合同总金额，如果发生此种业务，必须先做合同变更单，将合同总金额提上去。这样合同结算金额永远不超合同金额。同样，付款申请就不允许超合同金额，付款申请不允许超合同结算金额就成了必须。这样开口合同的设计将失效。

总之，使用项目云新的预算控制逻辑，将强制关闭开口合同功能，请实施的时候深度知悉。

方案生效条件的配置如下：

注意：按常规设计，是选字段，加逻辑判断，给值，显得比较复杂，且受平台约束较多。此处抽象成一个“大架子”。表达式中，设计成是一个条件判断的句子。这个句子可以非常复杂，也可以非常简单。各种逻辑判断条件，相当于程序员的一段代码，实施的时候充分发挥自己的聪明才智，怎么方便怎么设置即可。

4.7.2 预算控制字段配置

预算控制字段的配置，需要配合方案生效条件，作针对性的配置，这里以支出合同为例，展开作一个说明。

合同不基于清单时的字段配置

合同基于清单时的字段配置

上述是项目云预算注册的预算控制字段的常规配置。通常的规则如下：

1.   项目云预算控制需要配置的字段只有以上6个字段。添加单据后会自动带出来。用户只需要将这6个字段从源单据哪个字段取值进行配置即可。

2.   字段取值有三种方式：常量，源单字段，计算公式。

常量：即对应一个固定的值。比如预算类型，要么是支出类，要么是收入类。所以其值是固定的。

源单字段：表示需要从源单据中选择一个字段来传值。一般而言，项目，预算项，期间，币别，都是按源单字段进行取值配置的。当然金额字段也可以从源单字段直接取数。

源单字段选择的界面一般如下：

当字段太多时，可以在搜索框内输入待搜索字段的部分文字，然后点上一个，下一个浏览，找到自己需要的字段后，选中它，点击确定即可。

计算公式：表示此值可能是多个字段的运算结果。这通过对金额字段会产生这种需求。

3.   对于预算项字段，如果目标单据本身有项目预算项字段，直接配置即可（比如上面例子）。但如果目标单据本身没有预算项这个字段，则需要进行预算项维度映射配置。所有字段中，只有预算项字段需要配置“预算映射维度”，其他5个字段都不需要。预算映射维度的配置，参考下一章节内容。

4.   当“金额“字段的取值方式为“计算公式”时，此时计算公式列需要进行配置。计算公式的配置界面如下：

显然，此时候是可以多个字段进行组合计算的。根据实际需要进行设置即可。

5.   固定值列：单取值方式为“常量”时，必须配置固定值列。否则可以不配置，但如果取值方式不为常量，还是配置了固定值和，那表示当前面方式取不到值时，以何种默