实践案例 | 服务采购业务全流程管理实践案例

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随着公司规模的壮大，服务类采购在公司采购业务中占比越来越大，原线下管理或敞口线上管理方式已不能满足公司发展的要求，如何实现服务类采购业务全面高效管理的诉求呢？

本期通过对一线客户服务类采购业务的分析，从正向采购流程、退款流程及合同变更业务流程三大流程入手，对服务类采购业务场景、流程进行全面梳理，帮助客户实现服务类采购各种场景的业务全流程的线上管理。

撰稿人：金蝶-SueYang

【温馨提示：因企业业务场景存在不同程度的差异，此案例仅供参考，请根据现场实际业务情况探讨最优解决方案，并在上线前进行充分验证。】

一、业务背景

客户痛点

某石油贸易公司的服务类采购业务作为公司常用的采购业务类型发生频次较高，而目前采用线下管理方式或敞口线上管理方式（部分业务实现了流程节点管理，如：仅对付款或退款环节线上管理，合同仍采用线下管理模式等），已经满足不了公司对服务采购业务全场景、全流程的规划及全面线上管理要求。

客户诉求与期望

基于上述业务现状，需要实现如下需求：

1. 服务采购业务需要适应公司采购管理办法，实现从业务到财务的全流程线上管理；

2. 服务采购业务需要包含正向业务流程，即：预付款、付款收票业务流程。也需要包含逆向业务流程，即：付款退款、退票退款业务流程；

3. 服务采购业务需要包含公司现有非专项业务流程之外的所有服务类采购业务。

二、 解决方案

整体思路

因该公司的采购业务主要是服务类采购业务，因此，按照业务运行现状及公司采购管理办法，服务类采购业务统称为采购业务。服务类采购主要包括以下类型的业务：包括但不限于技术服务、培训、咨询、信息技术、业务宣传、物业服务等服务类采购以及固定资产装修业务。

采购业务全流程图如下：

图1 采购业务全流程

其中，主要包括正向采购流程、退款流程及合同变更业务流程三大类流程，如下就此三类流程进行大致介绍。

1、 正向采购流程

（1） 其中正向采购流程（涉及单方合同、多方合同、框架合同、补充协议等）的前端合同参照供应链云-合同管理-采购合同进行全二开；

（2） 涉及合同预付款，付款时通过财务云-应付-付款申请单发起申请，审批通过后交由出纳进入财务云-出纳-付款处理进行款项支付；

（3） 收到发票后，由业务在付款申请单上进行发票采集（基于原产品二开采集功能）；核算根据发票信息联查到合同生成财务应付单指定发票并进行账务处理；

（4） 财务应付单&付款处理按照核心单据号进行自动结算。

2、退款流程：按照业务细分为如下三种情况：（1）应付确认正确，多付款退款；（2）多确认应付，多收款退款；（3）退款合同终止；其中收到的退款通过收款认领功能实现，与合同关联，收到的退款与付款由出纳进行确认退款操作关联后结算。涉及退票的，由业务进行红字发票采集后，核算对原财务应付单冲销后并进行账务处理。

3、合同变更业务流程：分为三种情况：（1）合同金额不变，仅对合同部分内容进行修改；（2）合同金额发生变化；（3）原合同不变，增加新的合同范围和金额。（1）（2）通过变更单进行操作，（3）视同正向采购流程进行操作，但需要与原合同关联。

客户实际应用

基于以上整体解决方案，现就部分关键业务进行详细介绍，具体如下。

1、采购业务

采购业务是对采购正向业务关键流程的描述，客户原采购业务正向流程存在如下问题：

（1）在前端业务层面均采用线下纸质单据形式进行填表填报及线下审批签字。流程繁琐，时间无法保证；

（2）采购合同无系统管理，内部及与供应商的合同交流均是通过邮件方式来回传送、沟通。反复次数较多，过程管理受限；

（3）合同签订后法律部仅存档盖章后的纸质文件；无电子文件追溯；

（4）合同号无统一管理规则，经常出现重号、错号、乱号的情况。

基于上述问题，结合公司采购管理办法，对流程进行了如下规划：

• 流程规划

图2 采购业务流程

• 流程说明

前端业务流程：采购申请单、供应商评审表两张单据为纯二开表单，主要体现申请事项、采购方式、评审过程、选定结果等信息。在开发平台发布了客户的“业财管理云”，在云下单独建立了二开的应用菜单“服务采购业务”，在应用中添加了一级菜单“采购业务”在该菜单下发布了单据。

图3 服务采购应用

图4 服务采购应用菜单

流程1-2节点（采购申请-供应商评审）解决了前端业务单据线下填报现状，实现了线上审批，移动审批。使业务流程从3-4天降低至3-4小时；

图5 采购申请单

图6 供应商评审表

图7 生成采购合同

流程3（采购合同）节点与前端业务流程关联，解决了合同邮件传输现状，流程审批与合同关联，所有流程动作实现可追溯、有说明，疏通采购流程管理断点，实现了电子档案管理；

流程3（采购合同）节点在合同表单审批通过后按照定义的合同号编码规则自动进行合同号基础资料生成，形成线上管理体系，解决了合同号重号、错号、乱号现状。

流程4-6为管理提升点，将业务流程与财务流程串联，真正实现了业财一体化管理，使财务核算有证可循。

2、付款退回业务

付款退回业务是对采购正向流程的逆向流程描述。针对付款退回业务，客户目前仅使用手工凭证进行账务层面记录，业务员通过Excel表进行退款统计。业务财务流程割裂，退款无迹可寻。

针对上述问题，对流程进行了如下规划，付款后发生款项退回的情况，有以下三种情况：

（1）退回多付款

• 流程规划

图8 退回多付款流程

•  流程说明

该流程主要使用财务云-出纳-智能收付款-收款入账中心以及员工服务云-资金申报-收款认领进行操作。出纳通过“出纳-智能收付款-收款入账中心”进行【认领通知】，业务员通过“资金申报-收款认领”进行【认领】，最终实现通过银行流水自动生成收款单，大大减少出纳人员银行存款对账工作量。财务凭证通过收款单自动生成，根源于银行流水，真正做到账实相符。

图9 收款入账中心路径

同时在【认领处理单】上添加二开功能，要求业务员关联到具体的采购合同，实现业财一体化管理。

图10  关联采购合同处理

 （2）退回多确认应付及付款

• 流程规划

图11 多确认应付冲销、付款退回业务流程

• 流程说明

该流程主要应用到二开业务云中的前端业务（采购合同、及合同变更流程），付款退回同退回多付款业务流程，退票的部分由业务在财务云-应付-收票单中进行红字发票采集，发票审核后使用标准产品参数“发票认列”自动生成财务云-应付-应付处理-财务应付单。收款与付款通过“财务云-出纳-收付处理-收款处理-更多-确认退款”进行结算。

图12 发票认列参数配置 

图13 收款处理退款页面

流程6、9发票采集形成的收票单中进行了二开，要求业务将发票与合同进行关联，同时校验关联的合同对应供应商与发票供应商是否一致，保证发票采集与合同的准确性。

图14 关联实现校验

流程从退款、退票、结算三个层面完成了财务逆向流程的闭环。通过前端