实践案例 | 往来对账流程线上化管理的实践方案

1.1 业务现状

收到往来户的对账函件或我发主动发起对账时，经办人在线下发起流程，经业务部门领导、财务处领导签字，签字完成由往来管理岗进行对账，核对客户公司与往来户账款余额是否一致，并线下编制往来对账调节表后提交纸质调节表给经办人。除此外，流转至往来管理岗时，由该岗位线下查询该往来户最后一笔业务至申请日期是否超3年，若对账的往来户最后一笔往来账至今已超过3年则往来管理岗将对账函等信息线下提交至法务，进行法务审核，若法务允许对账则法务提交信息至往来管理岗进行对账，完成流程。

1.2 客户痛点

1. 对账流程线下流转，需人为进行单据查阅、确认等，复杂且耗时，导致对账效率低下。

2. 在对账流程过程中，信息在不同的部门和岗位之间线下流转，信息流转不透明，公司领导及财务人员无法实时且全面了解公司对账情况。

3. 针对账龄较长的往来账款，线下流转判断到法务若判断不当，或管理不善则会增加坏账损失的可能性及相关风险。

1.3 客户期望

客户希望将现线下进行的对账申请流程线上化，即有对账申请单、对账调节表等申请单据支撑，并且提交时系统自动计算与该对账往来户是否超诉讼时效，若该往来户最后一笔往来业务至今超过n年流程转至法务，未超过则走正常流程。具体诉求如下：

• 扩展新增往来对账申请单据；

• 扩展新增往来对账调节表单据；

• 需支持自定义往来诉讼时效，及支持客户进行预设超多少年将流程流转至法务；

• 提交审批流程时查询该往来户最后一笔往来业务至今是否超过n年，n年依据为外来诉讼时效预设的年限；

• 流程流转至往来管理岗时，由往来管理岗进行申请单与调节表的匹配，完成则流程关闭。

2 解决方案

2.1 方案整体思路

通过线上新增单据及相关功能，并结合星瀚系统流程设计及审批流等功能，实现星瀚系统发起申请并上传对账函的相关附件；实现超n年账龄自动查询，并配置流程线上流转至法务，无需人工判断是否需法务审核；实现对账调整单及对账结果统一管理，加强客户公司往来账管理。

图1 整体流程

2.2 客户诉求实现思路及步骤

（1）系统新增往来对账申请单需求。

根据业务需求与客户进行单据内容确认及规划，如是否3年内有业务、对账调节表绑定等，并结合星瀚进行系统设计。

图2 往来对账申请单界面

（2）新增对账调节表需求。

客户依据对账结果新增往来对账调节表（仅财务新增），用于记录往来账对账情况，并支持在往来对账申请单选择到对应的调节表，此表仅作为记录及跟踪管理，不影响科目余额。

图3 对账调节表界面

图4 对账申请单绑定对账调节表界面

（3）需支持自定义往来诉讼时效，及支持客户进行预设超多少年将流程流转至法务的需求。

针对客户需支持自定义往来诉讼时效，及支持客户进行预设超多少年将流程流转至法务的诉求，扩展新增往来诉讼时效基础资料，并支持客户进行设置，用于作为计算对账申请单“是否n年内有业务”字段的值。

图5 往来诉讼时效界面

往来对账申请单【是否n年内有业务】字段值计算，并根据计算结果打开/关闭按钮，用于审批流程设计，主要逻辑如下(假设诉讼时效设置年限为2年)：

1. 核算组织、业务单位、申请日期有值时开始计算是否超过2年无业务；

2. 查询的单据有任意一个单据存在超2年未发生业务则关闭往来对账申请单的【是否n年内有业务】字段复选框；

3. 计算暂估应付单、财务应付单、对公报销单、财务应收单、收款单、付款单、预付单、期初预收单、期初预付单最新一笔单据的日期到往来对账申请单的申请日期是否大于等于365*n天（这个n年依据往来对账诉讼时效基础资料维护的最新一条来执行），大于等于则关闭该复选框，标识2年内与该往来户无业务往来。

各单据日期过滤设计思路如下：