实践案例 | 地铁行业PPP项目的预算编制及采购预算控制应用实践

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 当企业采用传统线下Excel方式处理预算时，往往呈现出预算制度不明确、预算编报繁琐、效率低下、预算控制不规范、预算管理流程混乱等等问题。

本方案通过介绍全面预算管理与供应链、费用报销模块全流程预算管控打通的具体方法，为大家提供了预算管理生命全流程线上化的实践指南，一起看看叭！

撰稿人：金蝶-李雯

一、业务背景

（一）客户背景

J公司是由三方集团共同出资设立的单体公司。公司下设21个部门，规模2000人以上。随着各项业务的逐步开展，公司迫切需要通过不断优化管理流程，结合信息化、智能化、智慧化技术，不断提高管理水平及服务质量，从而提升核心竞争力。

（二）业务现状

J公司通过PPP项目方式对昆明轨道交通X号线进行投资建设并运营。该项目为昆明市地铁行业首批PPP项目，也是C集团首条“投资、建设、运营”的地铁项目。因此，J公司对成本及费用管理格外精细，对各部门的预算执行率要求较高，各部门的预算执行率成为预算考核的重要指标。

J公司的预算编制单元涉及到公司内的各个部门。每年10月，由预算委员会传递预算编制目标。财务部牵头，将编制预算下发至各个部门，再由各个部门的预算编制人员汇总部门预算并提交到财务部。预算编制工作采用EXCEL表编制，财务部预算编制员需手工将每个部门的数据汇总到固定样式的汇总表里。这个过程中若存在不合理的部分，财务部需打回至各业务部门进行修改，各部门修改完成后再由财务部预算编制员再进行手工汇总处理。预算编制好后，由相关领导审批，最后提交董事会审批。整个过程效率较低，工作量较大。

J公司涉及的预算调整分为“无预算、超预算调整”和“年中调整”。“无预算、超预算调整”各个月份都可能涉及；“年中调整”为年中进行一次统一调整，大概5月底重新编制预算。财务部进行纸质与电子数据核对，上会董事会后由部门预算专员找部门负责人、分管领导线下签字。

预算控制采用线下控制的方式，需人工查验预算余额。其业务范围既涉及采购预算，又涉及费用预算，但在实际工作管理中并未分别进行采购预算管理和费用预算管理。同时客户的预算管理业务均在线下进行，无法实时获取预算执行情况。查看预算执行情况无直接数据来源，需通过查看登记台账或科目余额表获取最新的预算执行情况。年终对各部门进行预算执行考核取数较为困难，整个取数过程耗时较多，工作效率较低。

（三）客户痛点

从制度层面来看，J公司缺少固化成文且符合公司实际情况的预算科目设计、预算明细设计、预算编制、预算调整、预算分析等制度流程及编制说明。缺少采购预算和费用预算管理制度，预算控制不规范，业务流审批流程不清晰。

从系统层面来看，客户总体信息化水平较低，各部门预算表编制、收集及汇总工作均在线下通过Excel处理。并且因为预算管控均由财务专员以台账登记的方式进行，员工无法实时查看部门预算余额情况，核对可用预算余额情况时均需要找预算专员，这不仅距离公司精细化预算管控还有一定差距，同时也容易出现数据错漏的风险。

从预算模型层面上来看，预算模型维度单一且不完整，未充分呈现公司关注的经营与财务信息。

从预算工作实施层面来看，预算管理人员平时的工作量较大，整个预算管理工作极其费时，工作效率较低。在季度和年终预算分析时，无直接数据来源，分析取数困难。

（四）客户诉求与期望

1、预算编制层面：

1. 预算委员会发布预算编制任务时无需到各部门进行通知，可以直接从系统内部下达预算编制任务，各部门点开任务消息即可进行预算编制；

2. 通过任务监督可及时查看预算编制过程与进度；

3. 采购预算和费用预算分别编制。

整体流程如下：根据各部门预算编制要求，系统预设相应的预算编制模板，各部门对预设模板进行线上编制；同时子表与母表，部门与公司之间的预算表数据可自动汇总；各部门在完成预算模板填制并提交数据后可进行线上审批流转，若预算审批不通过时可在系统进行反审批操作，各部门预算数据进行新增、修改，提高预算的审批效率。

图1 J公司预算编制业务流程图

2、预算控制层面：

1. 区分采购预算和费用预算，并进行预算管控。员工在进行费用申请、报销、材料采购、领料出库、服务验收时，系统可以自动校验预算余额；超预算时在系统里无法提交单据。合理管控员工的采购、报销、领料行为；

2. 采购预算用含税金额控制，费用预算用不含税金额进行控制；

3. 对于差旅费、会议费、业务招待费用，由综合办公室填报预算，除资源开发部以外的部门不再单独填报，一起使用综合办公室填报的预算；对代收代付项、税金、银行利息不做预算控制，仅做数据记录。

业务流程如下：

图2 J公司预算控制业务流程图1

图3 J公司预算控制业务流程图2

3、预算调整层面：

（１）针对日常预算调整，可进行线上处理；

（２）系统能实时监控各部门的预算调整进度，调整完成后自动汇总生成调整后的预算数；

（３）系统需支持采购预算和费用预算调整；

（４）年中做预算调整，需要在年初定稿基础上进行调整，之前月份的预算不可进行调整。

4、预算分析层面：

（１）预算管理员能够及时获取预算执行及分析的情况；

（２）各部门可以根据需求维度自定义预算分析维度，包括：预算数、执行数、占用数、预实对比、调整数、预算版本之间的对比等。

业务流程如下：

图4 J公司预算分析业务流程图

（四）量化需求问题表述

1、预算编制模板合计13张；

2、预算分析模板合计8张；

3、打通采购管理、合同管理、商城订单、库存管理、费用报销、差旅报销、应付７个模块的预算控制。

二、   解决方案

本方案实现了J公司全面预算管理与供应链、费用报销模块全流程预算管控的打通，满足了预算编制、预算控制、预算分析等预算管理生命全流程线上化，方案整体思路如下（本次主要介绍预算编制及采购预算控制方案设计）：

图5 J公司预算系统搭建方案图

（一） 预算编制解决方案

首先，在同一个预算模型下分别建立费用预算数据集、费用预算-采购预算过渡数据集、采购预算数据集，每个数据集下设置对应的预算科目，对不同的数据集分配相应的维度管理。根据客户需求，设置了4个自定义维度，分别为：明细维度（预算的细分明细）、物料、站点、采购项目。将明细维度、物料、站点分配给费用预算数据集，物料、采购项目分配给费用预算-采购预算过渡数据集，物料、采购项目分配给采购预算数据集。

1、费用预算编制方案

对客户的89张预算编制报表进行了归类整理后，最终在系统里梳理形成8张预算编制模板。针对费用预算编制，我们在系统中建立了费用预算模型，在该模型下配置了对应的费用预算科目及明细维度（即自定义维度成员），按客户需求以第1年按月，后5年按年的维度按含税价进行编制，编制颗粒度为预算科目+明细维度。其中预算模板通过固定模板加浮动模板进行编制。各部门用户在编制完成后提交相关预算模板至部门负责人审核通过，之后流转至财务部，预算专员在汇总各部门采购预算数据后进行上会决策。在此过程中如需调整，部门领导及预算专员可以驳回或反审核至预算编制人员进行修改，待最终数据确认后编制预算定稿，将预算初稿数据复制到预算定稿数据中，预算编制人员在此基础上进行调整后提交审核，该版本为预算执行版本。

图6 为浮动模板配置样式图

图7 为固定模板配置样式图

在预算编制过程中遇到的最大问题是J公司物料需求极大，同一名称的物料因规格型号、品牌不同，对应着不同的预算编码。如果仅看编码和物料名称则分辨不出来，在编制预算选择物料时，F7列表需能展示物料的规格型号及品牌名称，同时在选择物料编码后，物料的名称、规格型号、品牌需要带到预算模板上。针对这个需求，在保证物料（自定义维度）编码名称与基础资料里物料编码名称一致的基础上，我们在F7列表上对自定义维度-物料进行了二开改造，取值来源于基础资料-物料的规格型号、品牌；同时，维护了物料的自定义属性，实现了客户的需求。相关配置及实施效果如下：

图8 自定义属性维护界面

图9 F7列表呈现界面

图10 最终呈现效果

2、采购预算编制方案

J公司的采购业务分为了物资类采购和服务类采购，其中物资类采购由物资部在汇总了各部门的采购需求后统一进行采购，服务类采购由各部门分别进行采购。因此在编制采购预算模板时我们分类了两大类：一类是物资类采购，另一类是服务类采购。下面将分别展开介绍。

• 物资类采购

物料类采购预算的编制由各部门根据物料消耗情况，制定下一年的采购计划。将该计划编制完成后报送给物资部，再由物资部根据库存数量信息，进行汇总调整，形成本年度的采购预算。

在系统实现层面，我们在费用预算-采购预算过渡数据集下配置了各部门物料采购预算编制表，在该表下各需求部门按“预算科目+物料“为颗粒度编制预算模板。同时配置了物料采购预算汇总表，所有的物料采购需求数据会按”科目+物料“汇总至物资部，物资部按汇总表里的科目及物料进行组包汇总。

同时我们在采购预算业务模型下配置了物料采购预算科目，物资部门按物料采购科目加采购项目加物料来编制物料采购表，形成采购预算初稿。编制完成后提交给部门领导及预算专员进行审批处理。预算专员将采购预算数据审核后进行上会决策。在此过程中如需调整，部门领导及预算专员可以驳回或反审核至物资部门。待最终数据确认后，预算编制人员编制预算定稿（将预算初稿数据复制到预算定稿数据中），然后提交审核。此时审核通过后的版本为预算执行版本。

• 服务类采购

服务类采购由各部门分别进行采购，所以在采购预算业务模型下配置了服务类采购科目及对应的采购项目明细。配置服务类采购预算模板，客户按服务类采购科目+采购明细进行编写。

下面为系统实现截图展示：

图11 配置的数据集展示界面

图12 数据集维度管理展示界面1

图13 数据集维度管理展示界面2

图14 数据集维度管理展示界面3

图15 采购预算模板展示界面

图16 服务类采购预算模板展示界面

（二） 预算控制解决方案

对于采购的控制需区分物料电商采购及物料非电商采购，根据采购的方式不同，控制方式有所差异。

1、物料类及服务类非电商采购类控制-有合同

对于J公司的采购项目分为：招标采购项目和非招标采购项目，将上述项目均纳入采购预算管理。

对于招标采购项目，各需求部门需先提交采购申请单，采购申请单审批结束后汇总各部门的采购需求至经营合约部，经营合约部将汇总后的采购需求进行询价招标。当招标完成后签署相关合同，签署的合同金额需在预算范围内 。同时因实际业务采购过程中可能需采购的物料较多，业务人员一个个去选择采购的物料工作量较大。

针对这种采购业务我们采取的控制策略是前端控制需求。下面将分别进行介绍。