实践案例 | 医药连锁企业的领料转固流程自动化处理案例

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许多连锁企业在资产管理业务中由于前端业务与后端财务分别使用不同的操作系统，导致财务人员需要花费大量时间核对业务数据，财务核算与资产台账的更新相对滞后。那如何提升资产处置效率，实现资产管理流程自动化处理呢？

别着急，本期文章为大家带来医药连锁企业的领料转固流程自动化处理案例，通过领料申请及领料出库后自动处理资产转固减少人工操作步骤，提升企业管理效率。

撰稿人：金蝶-周慧君、刘珈辰

一、业务背景

（一）客户现状

• Y公司是全国超大型的医药连锁企业，核心业务是医药连锁经营，旗下拥有40+家分子公司，分管9000+家实体门店，平均每月500+门店会进行领料转固、报销转固、报损、调拨、盘点等业务，各类资产规格型号繁杂且相对零碎。Y公司资产管理的前端业务与核算业务分别为不同的操作系统，业务人员在办公系统中进行资产业务流程操作，财务人员在核算系统中手工完成建卡及账务处理，再将核算系统的固定资产台账集成传输给办公系统，在办公软件中进行固定资产与低耗资产台账的统一管理。因此，财务人员承担了大量的手工处理工作，业财相对分离，数据准确性与及时性较难保障，财务核算、资产台账更新相对滞后。

• 数字化转型是Y公司未来业务全面高速发展的核心战略，本期项目需替换使用十多年的国外大型信息化系统，并借助金碟云平台，构建数据化转型的核心底座，客户希望通过本次数字化转型优化零售门店资产管理方法与流程，提升资产处置效率与准确性，同时实现资产管理流程自动化处理，减少人工操作成本。

（二）业务场景

1、采购订单-采购入库：行政采购部收到采购申请后进行物料采购，采购完成后作入库处理，物料领料前在仓库作为周转材料/库存商品管理，领料完成后才认定为资产进行转固处理；

2、领料申请-领料出库：业务部门提出领料申请并审核通过后，领料出库处理，库存减少，同时进行资产转固；

3、领料转固：通过获取出库时点的物料成本作为资产领料转固的价值，下推资产转固单，生成实物卡片、财务卡片及会计凭证；

4、领料退回：领料出库单下推资产转固后，存在领错物料的情况，需将已领料的资产退回库存，此时库存增加，资产减少。

（三）客户痛点

1、由于固定资产与低值易耗品在两个操作系统中由不同人员操作管理，两者的界定没有明显划分，领料时无相关参考依据，两者数据存在互窜问题；

2、需求部门在办公系统提报领料申请，流程节点到达财务时手工建资产卡片，建卡后流程节点到达物流部门时根据录入的资产号开单配送，才完成资产建立流程，人工操作工作量大；

3、物料领料转固流程由业务、财务等人员管控，及时性与准确性无法保障；

4、业务部门提交领料申请时，仅录入物料名称，物料对应建卡的资产类别为财务人工判断，遇到新增物料时需协调沟通对应的资产类别，工作效率较慢。

（四）客户诉求与期望

客户希望资产领料转固流程可以实现自动化处理，需求部门提交领料申请后，领料出库处理时，自动获取领料转固价格，生成资产卡片且自动记账；若发生领料退回，也需自动冲回库存，报废资产卡片并自动记账，减少人工操作步骤，保证领料转固流程的及时性与准确性。

（五）量化的需求问题描述

1、领料出库单据类型、业务类型与用户业务场景适配；

2、物料主数据、资产类别、单据业务类型的关联控制；

3、领料转固后退回库存的逆向处理。

二、解决方案

（一）整体思路

Y公司需实现领料转固的自动化处理，首先，明确物料主数据中属于固定资产、需实物管理的低值易耗品、无需实物管理的低值易耗品，细化前两者的资产类别，并将资产类别与物料主数据建立关联关系，标记物料转固时对应生成的资产类别；

其次，维护资产类别对应的领料业务类型，在做领料申请时，通过物料对应资产类别与领料业务类型的关联关系，对不同领料业务类型区分可选的物料，确保前端业务信息的准确性；

最后，通过智能方案定时作业实现单据自动下推，业务事件配置单据自动提交、审核，支持领料出库单自动获取物料成本，自动下推生成资产转固单、实物卡片、财务卡片、会计凭证，实现资产领料转固流程的自动化处理。

图1 领料出库基础配置与系统流程

（二）关键功能点及效果展示

1、细化资产类别：领料时物料名称、规格型号多样，但实际上可能为同种资产，客户原有的资产类别为资产大类，没有进行细化归类。在原有资产分类的基础上，通过梳理物料名称，将不同规格型号但实际相同的物料进行分类汇总，形成明细资产类别。原在办公系统管理的低值易耗品通过物料梳理区分是否需实物管理与无需实物管理，需实物管理的部分纳入资产类别中，领料时生成卡片管理，无需实物管理的按原有领料业务类型费用化处理，无需生成卡片。因此，按领料业务类型固定资产、低值易耗品（实物管理）、低值易耗品区分是否转固。（该方案可支持门店盘点时无需按资产规格型号盘点，通过汇总后的资产类别数量进行盘点。）

图2 原有固定资产分类列表

图3 优化后明细资产类别列表

图4 单据类型、业务类型与资产类别对应关系及账务处理

2、维护物料主数据的转固标识：细化资产类别后，需维护物料对应的资产类别，物料领料后，支持自动下推资产转固单，下推资产转固单时通过物料主数据维护的转固标识赋值领料对应的资产分类、资产类别字段。

图5 物料列表

图6 物料对应的资产类别、业务类型列表

3、领料业务类型对应的物料隔离：通过建立不同的领料业务类型，来区分资产类领料及需实物管理的低值易耗品领料，两者领料业务类型对应可选的物料通过资产类别中维护的业务