实践案例 | 凭证模板配置—基本费用核算的凭证模板配置

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企业在发生各项费用后，如何将费用报销单/差旅报销单等业务单据转换成正确的凭证信息，本文根据企业常见的几种业务情况，以举例的方式说明如何配置基本的费用/差旅核算凭证模板。

撰稿人：金蝶-牛捷

1 基本说明

凭证是财务的核算工具，是系统的信息载体。对实施人员来说，凭证是业务单据通过凭证模板提炼转化出的一部分信息及关联信息。所以配置凭证模板，最关键的是提炼和转化，常见的凭证关键要素及其来源如下所示：

表1 常见的凭证关键要素及其来源

其中直接取值或常量的，不过多赘述，这里主要对需间接处理的两类：会计科目、核算维度的来源进行说明。

2 场景方案

会计科目的取值

绝大部分企业在进行费用/差旅报销核算时，需要根据业务判断其需要记账的会计科目，与会计科目的衔接点就是费用项目。

场景一：费用项目可直接判断科目的核算场景

会计科目的主要转换工具是科目影响因素，也即配置单据上的影响因素数据与会计科目的一对一/多对一关系，使得模板可通过业务单据上选定的数据如费用项目、存货类别等，映射到某个指定的科目上。以费用报销和差旅报销为例：

表2 费用/差旅报销的单一科目影响因素

通过对影响因素的定义，可实现影响因素和科目的一对一关系。

绝大部分场景中费用项目与会计科目的明细科目具有一对一关系，如下图所示。

图1 费用项目与会计科目的映射关系

更常见的情况是公司在进行核算时，会计科目涉及多个影响因素。尤其是复合型集团企业，既有研发、管理、销售，也涉及生产制造，成本构成是多元化的，同样的费用发生在研、供、产、销的多个业务板块，此时会计科目的明细科目一致，但一级科目不同，如研发人员的差旅费和销售人员的差旅费。

因此，我们需要逐级进行拆分，先通过部门属性信息判断一级科目类型，然后再通过费用项目判断明细科目。

表3 费用/差旅报销的多科目影响因素

其配置方式与单一影响因素大同小异，明确以下两点即可保证科目影响因素的正常生效：

• 维度组合值的唯一性；

• 维度组合值的缺省性。

标准产品对唯一性有组合校验，这里着重介绍缺省性。

由于科目影响因素的配置允许影响因素为空值，需要特别注意：存在空值时，系统匹配到满足条件即停止。建议尽量避免多个空值存在，否则可能无法匹配到用户想要的科目。

这里再补充说明一下科目影响因素多因素或单一因素的优劣：

科目影响因素本身可以设置多类的组合多对一的关系（也即多类多个影响因素值指向一个科目），所以理论上，每个组织都只需要一个影响因素就可以适用所有场景。但是，过多的影响因素会带来极高的维护难度和性能压力，一般建议影响因素最多不超过三类，超过三类的影响因素的设置建议按照业务场景及模板条件进行区分。

此外，对于涉及多影响因素的业务场景来说，