实践案例 | 装修业务的全流程自动化管理应用实践

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企业在面临旗下多个门店进行装修业务时，如何统一管理装修业务全流程？

别着急，本期文章为大家带来某医药连锁企业装修业务全流程自动化管理应用实践，通过金蝶云星瀚-固定资产应用，提升企业装修项目管理的效率与准确性，实现装修业务全流程自动化处理。

撰稿人：金蝶-刘珈辰

 一、业务背景

（一）客户现状

XX公司是全国超大型的医药连锁企业，核心业务是医药连锁经营，旗下拥有40+家分子公司，分管9000+家实体门店，平均每月有200+门店会进行装修申请，同时会涉及近100+门店进行装修款项的付款处理。

在该公司的业务场景下，需要将装修款项进行资本化管理，目前需要人工进行大量的账务处理和核算工作。在系统层面，XX公司资产管理的前端业务与核算业务分为不同的操作系统，业务人员在办公系统中进行装修的事前申请和预算审批，审核通过后由财务手动在财务系统中建立暂估的装修卡片。

因此，财务人员承担了大量的手工处理工作，业财相对分离，数据准确性与及时性较难保障，财务核算、装修业务台账更新相对割裂。

数字化转型是XX公司未来业务全面高速发展的核心战略，本期项目需替换使用十多年的国外大型信息化系统，并借助金碟云平台，构建数据化转型的核心底座，用户希望通过本次数字化转型优化零售门店装修管理方法与流程，提升装修项目管理的效率与准确性，同时实现流程自动化处理，减少人工操作成本。

（二）业务场景

1、装修申请：当新门店需要进行装修，或者老门店需要进行改造翻新时，会由对应的业务人员提交“装修申请单”，单据将流转至相关人进行审核，同时在审批流中设置字段“装修费用预算审批金额”为必填项，该金额将作为装修卡片暂估入账的金额和该在建工程项目的科目发生额；

2、装修费用转固：在门店装修完毕开业当月，会计通过装修申请单下推生成在建工程转固单，进而下推对应暂估原值的实物卡片和财务卡片，最后生成凭证；

3、拆分长期待摊费用和其他项目：在会计取得装修结算单时，需要根据装修结算单中的明细信息，对整个装修费用进行拆分，一般会拆分为：

• 长期待摊费用；

• 固定资产卡片、卡片式管理的低耗；

• 装修时一次性费用化的金额等。

4、装修付款：业务人员在拿到装修结算单后，首先会提交费用申请单，通过费用申请单上关联单据详细信息展示来查看事前申请数据，以供审核人判断业务实际发生金额和预算金额的差异，进一步判断该流程是否可以继续向下流转。费用申请单审核后将下推生成对公报销单，对该装修款项进行结算。

（三）客户痛点

1、由于装修流程申请和卡片建立在两个操作系统中由不同人员操作管理，两者的界定没有明显划分，在进行装修暂估卡片新增和结算后拆分都会有延迟和数据不准确需要二次修改的问题；

2、由于原系统的限制，装修业务跨年时处理较为困难：本会计年出现暂估资产卡片的场景时，需冲销暂估卡片生成的凭证并沿用暂估资产卡片按结算金额二次转固；暂估资产卡片为以前年度产生的，跨年资产不可冲销暂估资本化凭证，需对暂估资产进行报废后，沿用此资产编码的暂估资产卡片按结算金额重新进行资本化二次转固。

（四）客户诉求与期望

客户希望可以通过星瀚业财一体的平台，将装修从申请到款项结算的流程都一一打通，避免业财数据的偏差和财务记账的疏漏。

（五）量化的需求问题描述

1、新增装修申请单，完成装修的事前申请和承接装修暂估款项的账务处理，同时使用工程转固单生成实物卡片和财务卡片；

2、在费用申请单中新增单据体，展示装修申请单中的“装修费预算审批金额”，进一步衔接事前装修申请单和事后付款的费用申请单。

二、解决方案

（一）整体思路

将整个装修流程根据事前、事中、事后三个不同的业务场景分为四个流程来进行流程的规划和梳理，同时通过凭证模板的配置来保证账务处理的准确性。最后在相关单据中增加校验和前端数据展示，利于装修业务流转的整体性。

图1 装修操作流程

（二）关键功能点及效果展示

关键功能点：

1、新增装修申请单完成事前申请：通过装修申请单的开发，达到事前业务申请单据和财务暂估入账凭证的关联，完成业务和财务流程的融合。同时保证业务申请的可查询可追溯，保证线上流程流转的完整性。

2、门店开业下推生成工程转固单：装修申请单对应门店开业当月，业务人员通知财务人员，财务人员手动点击装修申请单关联生成按钮，下推生成工程转固单，同时设置事件订阅，下推并保存工程转固单后运行提交、审核以及实物卡片和财务卡片的生成。

3、取得装修结算单后进行装修费用的拆分和费用申请：由于暂估生成的装修费用卡片是包含了装修费用-长期待摊费用、门店装修固定资产（货架、立柜等）、费用化项目（人工费等），所以明确装修的具体花费后，需要将这几部分进行拆分，从而实现账务的准确性。

业务场景示例：

2022年1月，业务部门提交装修申请单并且审核通过；2022年3月新店开业；2022年6月取得装修结算单；2022年7月对装修结算款付款。

步骤1：

2022年1月，业务部门提交装修申请单并且审核通过。

图2 装修申请单

图3 装修申请单生成凭证

步骤2：

①2022年3月新店开业或改造门店结算当月，在装修申请单列表中找到该店已审核的装修申请单，关联生成-下推为工程转固单。

图4 工程转固单

②工程转固单审核完成之后下推生成对应的实物卡片和财务卡片，同时生成对应凭证。

图5 装修