会计电子档案操作指引

图1 会计电子档业务流程

1、归档服务器配置

归档影像的上传方式支持道可维斯、展示发票云和FTP、实时导出四种：

（1）如果选择的上传方式为FTP（即归档影像存储到客户自己的系统），则只要选择上传方式为FTP即可,服务器地址、用户名、密码和端口等信息都无需输入;

（2）如果选择的上传方式是道可维斯（即选择道可维斯系统存储归档的影像），用户需配置服务器地址和服务器端口（道可维斯工作人员提供服务器地址和端口等信息）。同时，由于道可维斯系统处于不断更新迭代过程中，因此对接需要二开进行适配处理;

（3）如果选择的上传方式是发票云（即归档影像存储到发票云系统），用户需配置服务器地址、用户名、密码、端口。用户名是发票云相关对接人员提供的账号，密码是发票云相关对接人员提供的授权码。

（4）如果选择的是实时导出，则导出的是电子凭证XBRL文件。

图2 归档服务器配置界面

2、归档方案

不同归档类型，归档方案需要配置的字段小有差别，以最常见的凭证归档为例配置归档方案：

（1）归档类型

归档类型有财务、单据、报表三种。需要注意的是，在同一个归档方案里面只能够定义同归档类型的归档数据。

图3 归档类型设置界面

（2）单据类型

财务类型包括凭证、总分类账、明细分类账和财务卡片，单据类型可以支持星瀚系统内的所有单据归档（注意，单据需要有相应的适用模板才可以归档，适用模板即单据的打印模板，由各业务单据自行定义开发）。

图4 单据类型设置界面

（3）附件归档

如果需要归档凭证（【单据类型】里选择的单据）的附件，则【附件归档】选择“是”。

（4）归档范围

如果单据类型为凭证，【归档范围】打开为【关联单据】的配置，当配置了【关联单据】后，如果凭证进行归档，会归档该凭证对应有BOTP关系的单据和【关联单据】配置了的单据的交集。

可以在【关联单据】中设置是否归档附件以及对应的单据打印模板。

图5 归档范围设置界面

而当单据类型为单据的时候，【归档范围】即是筛选这个单据类型下的符合条件的单据进行归档。

（5）适用模板

适用模板即单据的打印模板，单据需要有相应的适用模板才可以归档，打印模板由各业务单据自行定义开发。

（6）智能方案归档

如果需要通过智能方案实现自动化归档，【智能方案归档】为设置默认的归档范围字段，具体的使用方法在第3部分阐述。

3、会计电子归档

（1）手动归档

在【会计电子归档】界面，先选择归档方案，再填写这个归档方案下需要设置的归档条件，设置完归档条件后点击【归档】即可按照选择的归档方案进行归档。

图6 会计电子归档界面

（1）智能归档

支持智能方案自动化归档的前提条件是有【智能方案机器人】应用的许可。

步骤1：在【归档方案】里的【智能方案归档】配置归档的范围。

这里的归档范围是针对于【单据类型】而言的。对于凭证来说，智能