实践案例 | 某教育企业的费用核算自动化处理方案

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费用核算是企业财务核算的重要内容，然而许多企业的财务人员花费大量时间在核算凭证环节。那如何解决以上问题，助力企业实现自动化处理凭证呢？

别着急，本期文章为大家带来某教育企业的费用核算自动化处理，通过搭建费用核算自动化功能，助力企业的财务会计人员转型为管理会计，为企业经营决策提供支撑！

撰稿人：金蝶-刘航辉

一、业务场景

（一）业务现状与企业背景

费用核算是轻资产行业或服务行业的主要财务核算内容，由于费用涉及提报、审核、支付、预提、分摊、入账等多个环节且业务量较大，因此占用财务人员大量的时间。当企业想要实现费用共享，就必须解决共享中心效率的问题，而自动化凭证就是其中一个很重要的内容。

本案例客户是一家从事特殊人群教育的企业，核算业务中66%是费用类凭证，从星瀚1.0版本开始使用且迭代至目前4.0版本。从2019年上线，但一直应用不佳，2021年机构派遣专业团队对该客户的财务核算、合并报表、费用管理等诸多应用进行优化提升。2022年初经调查客户在核算流程性、费用自动化、合并报表自动化等方面均有明显改善，故本篇文章以费用核算自动化为例，提供相关经验的分享。

（二）客户费用场景分析

客户从星瀚1.0开始使用，由于前期产品覆盖场景不足且实施交付团队与客户未能规范应用场景，导致产品未能很好应用。在优化之前存在30%左右的业务场景中的财务生成凭证环节出现问题，具体业务场景如下：

• 跨法人组织报销 占总体费用业务10%

• 跨部门报销     占总体费用业务4%

• 跨组织代付     占总体费用业务11%

• 上述三种混同   占总体费用业务5%

• 多人差旅混同报销

• 事后补票

• 对公对私业务混用报销

• 涵盖费用类、往来类、采购类、薪酬类等所有支付业务

• 离职还款手动冲借款

（三）客户痛点分析

基于以上复杂场景，A客户（100+子公司）优化前存在以下痛点：

• 报销人员经常选错费用项目影响审批流畅性以及后续凭证生成；

• 通过费用报销单生成跨期预提凭证或支付凭证，由于标准产品只有一个已生成凭证标识，未能识别是否前期预提，往往漏冲暂估或费用重复记账；

• 员工代付类报销业务较多且需要过渡“其他应付款-员工”、内部代付场景需要过渡“其他应付款-内部往来”、薪酬类报销需要过渡“应付职工薪酬-XX”增加核算复杂性判断；

• 跨行支付退回时增加被动收款场景下，重新支付需手动发起导致后续凭证生成时缺失辅助资料信息；

• 交通运输类票据在计算抵扣、纳税人身份差异、简易计税等因素时进项税金判断复杂；

• 存在部分公司上发票云、部分未上发票云，财务审核不严谨导致凭证上税金出错或缺失的情况；

• 已审批的报销单据存在部分支付、延期支付、多组织支付的情况；

• 核算综合自动化水平（含费用）低至33%。

（四）客户诉求与期望

1.客户诉求

• 优化前端报销人员制单便利性；

• 促进会计与出纳作业协同性；

• 提高费用核算自动化水平。

2.客户期望

客户最终期望提高业务、会计、出纳作业效率，提升业务人员报销体验，财务人员转型参与管理与分析，为经营决策提供支撑。

二、解决方案

（一）方案整体思路

1. 了解现状——分析以往费用报销、费用类付款单、费用凭证数据，以发现客户当前存在的问题。

2. 定位问题——从报销、审批、支付、入账四个关键环节出发，与相关业务与财务人员开展调研工作，以便于剖析现存问题。

3. 确定标准——了解企业报销制度与核算规则。

4. 分析原因——与财务人员确认业务场景并分析这些业务场景合理性以及对系统应用的影响。

5.  确定方案——与财务人员沟通并确定优化费用类型方案、凭证生成方式、梳理并确定核算规则（含现流）。

6. 优化执行——配置凭证模板。

7. 确认结果——应用与调整。

（二）详细方案

1.了解现状

通过系统2021年1月至7月的费用类单据进行分析，包括差旅报销单、费用报销单以及借款单在内的有效单据有8307单，已支付7795单。通过这些单据我们定位出企业在报销环节存在的特殊业务场景，这些特殊场景将会增加后续配置凭证模板逻辑判断的复杂性。

示例：

图1 场景描述

2.定位问题

通过与客户方业务以及财务人员开展为期3天调研访谈工作，定位出当时星瀚产品问题聚焦在费用应用部分，占比高达48.39%，并且凭证模板问题占费用应用问题的19%，因此费用凭证自动化问题成为客户满意度优化的聚焦点之一。

图2 整体分析

图3 需求分解

3.确定标准

我们获取了客户方《差旅费报销制度》、《费用会计岗位工作操作手册》、《费用核算规则》，发现存在以下问题：

• 《差旅费报销制度》存在大部分制度与实际执行不符，并且制度中有一些规定不利于执行，导致实际报销时没有严格的标准。例如制度规定不允许多人多次差旅集中报销，但实际允许，这影响后续费用审核难度与凭证自动化。《差旅费报销制度》梳理出的审核点、标准控制无法嵌入系统，需要依赖人为判断，无法降低审核人员的工作，并导致人为错误影响后续凭证生成。

• 《费用会计岗位工作操作手册》针对费用核算的标准不清晰，例如针对税金计入“应交税费_应交增值税_待抵进项税额”或“应交税费_应交增值税_待认证进项税额”没有清晰的标准，导致实际入账科目未规范。针对实际存在的无票报销场景未说明补票的操作，以及无票报销部分如何跟踪发票。

• 《费用核算规则》不完整，存在部分费用项目系统上存在，而费用核算规则上不存在，因此不同费用会计针对同一业务的处理存在分歧，导致以往系统管理员经常反复修改规则。

综上，与客户方沟通上述三大问题后，客户方也意识到自身工作的不足与到当前系统应用交叉，在会计与信息化管理工作规范上、会计意识上、系统管理员能力上均存在不足。因此经过沟通，确立以系统优化小组提出的“通过付款单生成凭证+重新梳理凭证规则”作为“优化费用核算自动化水平”的方案基础，并作废原有系统上“通过费用报销单生成凭证的方法及其凭证规则”。

4.分析原因

• 上述提到由于存在一些不合理的场景未经规范，导致凭证自动化难度较高。因此我们针对这些场景与客户方展开沟通，分析利弊并提供优化方案。

• 针对无票报销后补票的场景我们建议先借款后报销，否则很容易重复生成凭证。

• 凭证模板上针对使用了发票云的组织设置规则自动判断纳税人身份并生成相应税金分录行，不使用发票云的也单独凭证模板由会计人员根据发票填写税金而不是依据报销人员在报销单填列的税金（经常遗漏或填写错误）。

  
  

图4 场景描述

• 原先多组织报销通过差旅/费用报销单生成多个组织付款单，导致付款金额无法反写，报销单据状态异常。优化后通过差旅/费用报销单生成一张付款虚单，通过付款虚单生成多张付款实单，通过付款实单生成费用承担组织（=实际支付组织）的凭证，凭证模板规则过滤掉付款虚单（付款单代付类型）。

  
  

图5 多组织报销

• 原代付业务通过差旅/费用报销单生成费用承担组织凭证，通过付款单生成付款组织凭证，但生成凭证的位置需要人为判断，并且同一业务的报销-付款-凭证之间不利于联查，现调整为全部通过付款单生成凭证。

  
  

图6 代付

• 原有的凭证生成模式，导致真代付与假代付（多组织待报销）两种场景混同，并且不利于业务闭环管理与稽核，因此建议多组织报销均采取集团本部代付方式处理。因为实际我们在穿行测试时发现，客户原有多组织报销各自支付场景下，有一笔37行费用承担组织的费用报销单，生成35个组织的付款单，33个组织的记账凭证。

• 经了解出纳也反馈以往存在部分支付场景，独立创建付款单进行支付，无法通过费用报销单联查结果，而会计也反馈对账时发现出纳已支付而会计未生成凭证是出于结账进度考虑，自行手工入账，可见原有的业务模式以及凭证生成方式不利于会计核算管理。

  
  

图7 费用支付模式调整

5.确定方案

• 梳理费用