实践案例 | 某服务企业的对公费用报销流程管理应用实践

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对公费用报销的管控是企业费用管控的重点，然而许多企业面临费用业务不标准、费用报销不规范、费用数据无衔接等问题。那如何解决以上问题，助力企业实现公对公支付事前有审批、过程有管控的目标呢？

别着急，本期文章为大家带来某服务企业的对公费用报销流程管理应用，通过结合费用合同与预算管理功能模块，实现对公费用报销的业财一体化管理。

撰稿人：金蝶重庆项目交付部-刘媛媛

一、业务背景

1.1.  客户背景

S集团是国际性大型连锁商业运营商，中国服务业500强。该集团在直辖市、省会城市和高速发展城市运营着共计18个项目，其费用合同主要涉及的合同类型有：框架合同、内部责任合同、物资采购合同、材料采购合同、租赁合同、设备购买合同和营销合同。

现该企业对财务工作提出了新的要求，将在财务集中管理基础上建设财务共享中心，通过流程再造的方式，将费用业务进行规范化与标准化处理，同时费用合同的各业务环节需与财务共享中心数据有效衔接，实现对公费用报销的业财一体化管理。

1.2.  客户痛点分析

S集团对公费用报销管理中主要有以下痛点：

(1)目前在报销付款环节控制对公费用预算的管控滞后；

(2)合同报销未与合同签订强关联，合同已付金额无法实时查询，存在超合同金额支付的风险；

(3)现有业务系统无预付概念，均由财务手工挂账，存在未及时催要发票和预付冲销不及时的情况；

(4)合同各环节业务表单不能联查，不便于追溯；

(5)现有业务系统无立项、合同进度管理。

1.3.  客户诉求与期望

(1)实现从合同立项、合同签订、合同变更、合同预付到合同报销的费用合同全闭环管理；

(2)规范费用立项-合同-报销整体流程，强制关联各流程节点先后顺序；

(3)满足S集团多维度的合同管控颗粒度：会计科目、业务一级科目、业务二级科目、部门；

(4)支持费用合同预付、质保金支付管理；

(5)合同管理各环节可清晰查看预算、合同执行、合同变更、合同付款情况；

(6)合同可查询、可追溯，发票查验系统可联用；

(7)根据不同的合同类型进行合同签订金额的强控和柔性控制：单向合同须强控合同支付金额，框架合同不控制；

(8)可根据不同的合同类型在不同的业务环节进行预算管控：单向合同分为周期性合同和非周期性合同，非周期性合同在合同立项环节占用预算，合同报销环节扣减预算；周期性合同在合同签订环节占用预算，合同报销环节扣减预算；

(9)表单可根据不同的业务场景显示不同的字段并校验必填字段；

(10)可对未报销完成的历史合同进行付款管理；

(11)系统自动化：周期性合同按月自动预提并生成凭证；非周期性合同跨年自动预提并生成凭证。

二、解决方案

2.1.方案整体思路

对公报销是企业、员工、供应商三者之间的重要连接，对公费用报销的建设旨在对企业大额的对公支付业务进行先立项后签合同再报销的规范管理。

S集团的对公报销业务分为两条线，一条是单向合同报销，即有合同金额且金额一般在合同有效期内不做调整的合同报销；一条是框架协议报销，即无金额限制，双方仅约定数量、单价等，在合同履约完成后根据实际工作量结算的合同报销。两条业务流转线均包括四个环节：合同立项、合同签订、合同支付、合同费用预提。

单向合同报销业务流程如下：

图2.1-1 单向合同报销业务流程

单向合同报销业务是由需求部门直接发起《费用立项申请》，审核通过后由采购部负责下推《定标及合同签订》，合同签订流程完成后需求部门即可发起合同支付业务。

框架协议报销业务流程如下：

图2.1-2 框架协议报销业务流程

框架协议报销业务是需求部门先发起《框架合同事前立项》，由采购部负责下推《框架协议签订》，协议签订流程完成后需求部门即可发起《费用立项申请》并关联框架协议，框架合同支付可直接通过《费用立项申请》下推《借款单》进行预付或下推《对公报销单》进行合同支付。

2.2.系统实现

2.2.1.系统表单及单据转换设计

2.2.1.1.表单搭建

为实现对公报销全业务过程的管理和数据传递，系统需搭建以下11个业务表单：《费用立项申请》、《费用立项变更单》、《定标及合同签订》、《定标及合同变更单》、《框架合同事前立项单》、《框架协议签订》、《框架协议变更单》、《借款单》、《预付单》、《对公报销单》、《费用预提单》。

2.2.1.2.单据转换规则配置

对公费用报销的业务表单间主要有以下15条转换路线：

(1)     《费用立项申请》下推生成《费用立项变更单》；

(2)     《费用立项申请》下推生成《定标及合同签订》；

(3)     《费用立项申请》下推生成《借款单》；

(4)     《费用立项申请》上拉关联《框架协议签订》；

(5)     《费用立项申请》下推生成《对公报销单》；

(6)     《费用立项申请》下推生成《费用预提单》；

(7)     《定标及合同签订》下推生成《定标及合同变更单》；

(8)     《定标及合同签订》下推生成《预付单》；

(9)     《定标及合同签订》下推生成《对公报销单》；

(10) 《定标及合同签订》下推生成《费用预提单》；

(11) 《框架合同事前立项单》下推生成《框架协议签订》；

(12) 《框架协议签订》下推生成《框架协议变更单》；

(13) 《对公报销单》关联冲销《借款单》；

(14) 《对公报销单》关联冲销《预付单》；

(15) 《对公报销单》关联冲销《费用预提单》。

2.2.2.二开改造

根据S集团费用立项需求，在费用核算-对公费用模块下对《立项单》、《立项变更单》进行改造，其中《立项变更单》为《立项单》布局，可自动继承二开字段。

2.2.2.1.表单字段扩展

为满足S集团在不同的立项业务场景下显示不同字段的业务需求，在《立项单》上开发【立项概述信息】字段区（如图2.2.2.1-1）、【招待信息】分录体（如图2.2.2.1-2）、【培训信息】分录体（2.2.2.1-3）、【理财方案信息】字段区（2.2.2.1-4）。

图2.2.2.1-1 【立项概述信息】

图2.2.2.1-2 【招待信息】

图2.2.2.1-3 【培训信息】

图2.2.2.1-4 【理财方案信息】

2.2.2.2.表单控件显隐控制

结合《立项单》【立项明细】分录体的界面规则配置（如图2.2.2.2-1），业务人员选择预算科目后系统将对应的控件进行显隐。

图2.2.2.2-1 费用立项申请-界面规则

2.2.2.3.必填字段校验

在单据“提交”操作上增加合法性校验，针对不同的业务进行字段必填校验（如图2.2.2.3-1）。

图2.2.2.3-1 费用立项申请-提交校验

2.2.2.4.立项变更记录反写

为便于管理部门在《费用立项申请》上快速追溯和分析所有变更过程，分别在【立项明细】分录体、【立项概述】字段区、【招待信息】分录体增加“变更记录”页签控件，保留原始立项信息的同时将立项变更内容进行反写记录，以【立项明细】分录体的“变更记录”为例（图2.2.2.4-1）。

图2.2.2.4-1 立项明细-变更记录

2.2.3.定制化开发

2.2.3.1.定制化表单

在费用核算-对公费用模块下定制开发《定标及合同签订》（图2.2.3.1-1）、《定标及合同变更》、《框架协议事前立项》（图2.2.3.1-2）、《框架协议签订》（2.2.3.1-3）、《框架协议变更》单据，以上表单均为全员应用，为节省开融合版表单许可，《定标及合同变更》和《框架协议变更》采用表单布局方式实现。

图2.2.3.1-1 《定标及合同签订》

图2.2.3.1-2 《框架协议事前立项》

图2.2.3.1-3 《框架协议签订》

2.2.3.2.合同质保金管理

部分单向合同在合同签订时会约定质保金，该金额包含在合同费用金额内，但不通过合同报销方式支付，且需在最后一次合同报销支付时进行扣减，待合同乙方完成合同履约后再进行支付。

为满足上述业务场景，《定标及合同签订》单据头增加“质保金比例”字段（图2.2.3.2-1），填写比例后系统按合同签订总额自动计算出“质保金金额”，合同质保金支付和合同报销用两个下推操作进行处理，合同报销的出纳付款总额不可大于“合同总额”-“质保金金额”。

图2.2.3.2-1 合同-质保金

2.2.3.3.合同预付业务控制及管理

取消对公报销模块下的《预付单》快速发起和列表新增的操作，仅允许从审核通过的《定标及合同签订》下推生成（图2.2.3.3-1），规范合同预付业务，避免在无合同约束情况下提前付款的风险；

《预付单》单据头设置“合同号”字段（图2.2.3.3-2），用于合同报销冲销预付款的过滤条件，即合同报销的《对公报销单》仅可关联同合同号的《预付单》，以便财务核对。

图2.2.3.3-1 《定标及合同签订》下推预付

图2.2.3.3-2 预付单

2.2.3.4.合同扣款明细、付款情况反写

《定标及合同签订》上增加【扣款信息】分录体（如图2.2.3.4-1）和【付款情况】分录体（如图2.2.3.4-2），其中【扣款信息】设置“扣款科目”、“费用承担部门”、“扣款金额”等字段，如下游《对公报销单》【费用明细】中“报销金额”存在负数分录行的通过调度计划定时反写至【扣款信息】进行记录；

【付款情况】设置“预算科目”、“费用承担部门”、“实际支付单位”、“实际付款金额”、“已收票额”、“发票类型”、“发票税率”、“不含税金额”、“税额”、“合同已付金额”等字段，下游《对公报销单》付款完成后，通过调度计划定时将【费用明细】相关信息反写至《定标及合同签》的【付款情况】。

图2.2.3.4-1 【扣款信息】

图2.2.3.4-2 【付款情况】

2.2.3.5.单据转换路线

《定标及合同签订》仅允许通过《费用立项申请》下推生成；

《定标及合同变更》通过《定标及合同签订》下推生成；

《框架合同事前立项》可通过快速发起和列表新增；

《框架协议签订》通过《框架合同事前立项》下推生成；

《框架协议变更》通过《框架协议签订》下推生成；

《费用立项申请》上增加“框架协议编号”字段，点击后可关联选择审核通过的《框架协议签订》；

审核通过的《定标及合同签订》可下推《对公报销单》发起合同支付申请（如图2.2.3.5-1）。