实践案例 | 某大型央企业务招待费管理的实践方案

还在头疼业务招待费的多维度管控？

想要支持组织维度的招待方式？

那就千万不能错过这篇案例！文章不仅基于企业的真实业务费招待场景教你如何进行招待费多维度管控，而且手把手教你如何让【招待方式】支持按组织分配。干货很多，速来阅读！

撰稿人：金蝶-欧阳少欣

【温馨提示：因企业业务场景存在不同程度的差异，此案例仅供参考，请根据现场实际业务情况探讨最优解决方案，并在上线前进行充分验证。】

一、 业务背景

某大型央企为推进国有资本投资公司转型数字化战略规划，落实集团管控的会计政策要求和核算标准规范，进行核算系统建设。

（一）客户情况

目前，客户费用报销通过线下手工填单与审核，存在大量重复录入工作，未能精细化管控费用。希望借助金蝶云星瀚系统对费用报销进行多维度管控，如业务招待费按招待类型、招待方式等业务维度管控，提高费用归集和分配的准确性，提升制单审批效率。

（二）客户需求

实施期间，集团下某个子机构提出了如下需求：

1、【招待方式】支持按组织分配。子机构有特殊的招待方式，招待费报销单【招待方式】字段希望能按组织分配，但是标准产品中该字段为下拉框，不支持分配。

2、业务招待费的招待方式区分场景。业务招待费的招待方式需区分宴请-酒水领用，与宴请-酒水垫付场景，酒水标准不能超过单瓶X元。

1）当酒水获取方式为“领用”时，需要单独列示在费用明细中，且需上传领用单，体现金额但不需要实际报销；

2）当酒水获取方式为“垫付”时，需要单独列示在费用明细中，体现金额并实际报销。

二、 解决方案

（一）方案概述

1）扩展对公报销单，将标品中的【招待方式】二开为基础资料，录入餐费（餐费+外购酒水）、餐费（含酒水领用）、餐费（不含酒水）、外购酒水4种招待方式，利用基础资料自带的分配功能将这4种方式分配给指定机构。

2）修改费用明细【酒水金额】字段名称为【最高酒水单价】。利用标品自带的双费用标准控制功能，限制单瓶酒水不超过X元。

（二）具体步骤

1) 新增受控基础资料-【招待方式】，通过界面规则设置显隐性，替换费用明细中原有【招待方式】字段。

图1 替换【招待方式】为基础资料后的招待费报销单

2） 将上一步新增的基础资料添加到事项维度中，编码需与基础资料标识一致。

图2 新增事项维度

3）新增业务事项，关联上一步新增的事项维度【招待方式】、【招待类型】。

图3 新增业务事项

4）二开费用标准单据，业务维度面板增加【招待方式】基础资料。

图4 费用标准单据增加【招待方式】基础资料

5）新增事项费用标准，业务事项选择第三步新增的【业务招待费】，可以看到，业务维度动态带出第二步关联的【招待方式】和【招待类型】。

图5 招待方式为餐费（含酒水领用），计算公式：可报销金额=标准金额*（招待人数+陪同人数）-酒水总金额

6、打开标品双费用标准控制功能，限制单瓶酒水不超过X元。

图6 招待方式为餐费（餐费+外购酒水），计算公式：可报销金额=标准金额*（招待人数+陪同人数）

图7 招待方式为外购酒水，计算公式：可报销金额=标准金额* 酒水瓶数

三、 效果展示

场景一：酒水获取方式为领用，发票为不含酒水的宴请费用。此时，招待方式为餐费