实践案例 | 医药连锁企业的资产调拨与报废自动化处理方案

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许多连锁企业在资产管理业务中由于前端业务与后端财务分别使用不同的操作系统，使得财务人员花费大量时间在两个系统中导入与导出数据，造成数据的准确性与及时性难以保障。那如何优化企业资产管理流程？

别着急，本期文章为大家带来医药连锁企业的资产调拨与报废自动化处理案例，通过配置单据之间的关联控制，实现业务单据和财务单据紧密结合为自动化流程，减少人工操作步骤。

撰稿人：金蝶-刘珈辰

一、业务背景

（一）客户现状

XX公司是全国超大型的医药连锁企业，核心业务是医药连锁经营，旗下拥有40+家分子公司，分管9000+家实体门店，平均每月有800+门店会进行资产的调拨和报废操作，且涉及资产类别和数量较多，操作人员素质不均衡。

在系统层面，XX公司资产管理的前端业务与核算业务分为不同的操作系统，业务人员在办公系统中进行资产业务流程操作，财务人员在流程归档后手动在核算系统中完成资产卡片基础资料变更及后续账务处理，再将核算系统的固定资产台账集成传输给办公系统，在办公软件中进行固定资产与低耗资产台账的统一管理。

因此，财务人员承担了大量的手工处理工作，业财相对分离，数据准确性与及时性较难保障，财务核算、资产台账更新相对割裂。 

数字化转型是XX公司未来业务全面高速发展的核心战略，本期项目需替换使用十多年的国外大型信息化系统，并借助金碟云平台，构建数据化转型的核心底座，客户希望通过本次数字化转型优化零售门店资产管理方法与流程，提升资产处置效率与准确性，同时实现资产管理流程自动化处理，减少人工操作成本。

（二）业务场景

1、资产调拨：目前客户在同一核算组织的前提下，首先需求门店将对接有闲余资产的门店，其次由调出门店提起流程，双方门店负责人和财务共同审核调拨单，审核完成后自动运行下推，生成变更类型为“使用部门及来源方式”的资产变更单。变更单审核将更新对应实物卡片的基础资料，同时生成对应的会计凭证，完成资产调拨流程；

2、资产报废：门店或者部门在实际的使用过程中，如果发现有资产无法使用，将提报资产报废申请单流程，选择只报废该资产或报废&领用资产同步进行。审批完成后，系统下推生成对应的清理申请单以及清理单，事件订阅生成会计凭证，完成资产的报废全流程。

（三）客户痛点

1、由于固定资产在两个操作系统中由不同人员操作管理，两者的界定没有明显划分，报废或者调拨时无相关参考依据，两者数据存在互窜问题，处理存在较大延迟；

2、需求部门在办公系统提报调拨或者报废申请，流程节点到达财务时由财务手工修改资产卡片，同时生成凭证，人工操作工作量大，同时由于业财分离，人工可干预项目多，无法保证数据的严谨性和准确性；

3、单据流程由业务、财务等人员管控，及时性与准确性无法保障。

（四）客户诉求与期望

客户希望资产调拨和报废可以实现自动化处理，在前端的资产调拨和资产报废申请完成后，可以自动下推生成对应的单据来实现卡片基础资料的更新或者作废，减少人工操作步骤，保证前端资产单据的及时性与准确性。

（五）量化的需求问题描述

1、定制化单据下推标准产品单据的关联控制和衔接；

2、定制化单据的卡片录入校验和对应使用部门进行过滤；

3、利用定制化单据完成的未来期间业务以及衔接标准产品单据；

4、根据客户的实际需求场景，增加资产变更单“记账标识”的判断逻辑，参照资产变更单”记账标识”在清理单中增加“是否需记账“字段；

二、解决方案

（一）整体思路

• 首先，由于固定资产模块主要承担的是财务核算功能，没有前端模块来承担业务的需求，同时标准产品单据对于末级部门的资产变动没有进行相关过滤，无法满足XX公司大数据量的资产变动，所以需要对资产的调拨和报废申请进行定制化的开发，承载前端的流程；

  
  

• 其次，由于XX公司在月结前存在一部分的未来期间业务，即涉及业务单据的审核日期大于当期资产账簿的期间的场景，标准产品的单据，如资产变更单，不允许直接新增未来期间的业务，这样就需要通过API接口将定制化开发数据传输到标准单据中，从而保证业务可以顺利开展；

  
  

• 最后，在账务处理的过程中，为了保证业财数据一致性和准确性，在清理单中开发了“是否需记账“字段，在资产变更单中完善”记账标识“的逻辑，同时启用结账监控检查项，保证单期的单据都已经审核完成，对应的会计凭证已经生成完毕，增强结账操作的强控性，用结账检查项作为最后一道关卡，保障业务数据准确无误。

图1 资产单据自动化流程

（二）关键功能点及效果展示

1、通过定制化单据进行组织和人员信息隔离：由于XX公司资产记账于末级成本中心，同时由于资产的管理需求，部门之间不共享资产数据，需在前端单据就完成数据隔离。主要涉及一下几个方面：

（1）申请部门只能选择同一核算组织下的末级部门：在定制化开发的单据中，为了保证核算的准确性，资产报废申请单的申请部门编码和资产调拨单的申请部门编码、调出部门编码都过滤只可以选择核算组织下的末级部门，同时分录中F7界面出现的资产也过滤只能选中申请部门下的资产卡片；

图2 资产报废申请单中申请部门的过滤

图3 资产调拨单申请部门等的过滤

（2）提单人只能操作人员主数据（包括兼职部门）对应部门的资产：为了避免提单人操作非自身部门的资产，以及保证核算的严谨性，资产信息分录只能选取人员主数据下对应部门的资产，如果申请部门和人员主数据下的部门不匹配，在分录行的F7界面将无法选中资产。

图4 申请部门匹配一致后可以选择资产进行报废

图5 申请部门不匹配无法选中卡片

2、定制化单据在工作流审核结束后调用代码自动下推目标单据：定制化单据审核通过后通过代码自动运行“下推“操作，无需业务人员或者财务人员再次点击，同时通过业务事件完成下游单据的提交审核，进一步减少工作量。

图6 资产报废申请下游事件订阅自动执行列表

3、通过API接口使定制化单据适配未来期间业务：由于标准产品的资产变更单限制了未来期间业务，为了保证XX公司业务的正常运行，通过比对系统日期和资产账簿期间来决定下推变更单走哪个方案。

• 一是如果系统日期等于资产账簿期间，即为正常期间业务，下推逻辑不变；

• 二是如果系统日期大于资产账簿期间，即为未来期间业务，下推代码调用标准产品的API接口，生成审核状态的资产变更单，待月结完后再生成会