【批号主档】实践案例 | 医药零售行业批号主档应用的实践案例

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医药等行业对商品整个信息管控流程要求严格，要求必须对公司内商品的生产、流通等环节进行强管控，并确保每批次产品的唯一性和可追溯性。如何保障以上严格的管理要求呢？

本期将以来自一线的实际案例，介绍如何通过启用批号管理和保质期管理，通过批号主档关联追踪商品的业务移动轨迹等，来确保以上全业务过程的管理需求。

撰稿人：金蝶-杨育俊

【温馨提示：因企业业务场景存在不同程度的差异，此案例仅供参考，请根据现场实际业务情况探讨最优解决方案，并在上线前进行充分验证。】

一、业务背景

业务现状

Y集团是超大型的多业态的集团企业，其主营业务有医药零售业务、中药生产和销售、医药批发销售等。根据GSP（药品经营质量管理规范）要求，需要对公司内药品的生产环节、流通环节、信息管理进行强管控，对每一批药品的批号信息（包括批号的生成时间、生产厂家、生产日期、有效期等信息）进行详细记录，形成商品的批号主档基础资料，用主档记录批号相关信息以及业务轨迹。

客户期望及需求

基于以上情况，Y集团的商品主数据计划启用批号管理和保质期管理，通过批号主档关联追踪商品的业务移动轨迹，确保批次产品的唯一性和可追溯性。

Y集团对于批号主档管理的主要需求如下：

1、批号的唯一标识与共享范围控制：集团下的每一个分子公司的经营范围可能有所差异，需要根据每个公司的业务生成批号主档，控制批号主档不可跨公司共享。批号主档有唯一的标识码，确保批号唯一性；

2、支持人工建立和维护批号主档；

3、批号的追溯与质量管理：批号主档支持批号追溯功能，可以通过批号编号查询到该批次产品的相关信息，并追踪批次产品从生产到销售和消费的全过程。批号的追溯能够帮助企业及时发现和处理与批次产品相关的问题，保证产品的质量和安全；

4、批号的库存管理：批号主档支持批号的库存管理，提供基于物料批号的实时的库存情况，以便进行需求和运营管理。

二、解决方案

整体思路

1、 批号的唯一标识与共享范围控制

批号主档通过为每一批物料生成唯一的标识码，确保了批次产品的唯一性和可追溯性。自产中药产品批号编号是由系统按照规则生成的，外购药品的批号在物流收货环节采集供应商的商品批号产生，每个编号都是唯一的，并且可以通过该编号追溯和查询与该批号相关的所有信息。批号唯一值范围配置“组织+物料”：表示组织和物料的组合信息才能决定一个批号，同一个批号可以在多个组织中使用。

2、 批号的建立和维护

批号主档支持手动创建或批量导入自动生成批号，可以记录各种信息如创建组织、生产日期、有效期、修改日志等。在创建和维护批号时，可以设定各种规则和限制条件，保证批号的完整性和准确性。

3、 批号的追溯和质量管理

批号主档支持批号追溯功能，可以通过批号编号查询到该批次产品的相关信息，并追踪批次产品从生产到销售和消费的全过程。批号的追溯能够帮助企业及时发现和处理与批次产品相关的问题，保证产品的质量和安全。批号主档支持批号的质量管理，可记录每个批次的质量检测信息、不良情况和管控措施等，保证批次产品的质量和安全。批号主档中的质检信息可以为企业制定和实施全面的质量管控计划提供基础。

4、 批号的库存管理

批号主档支持批号的库存管理，可以实现批号库存数量、存储位置和调拨等操作，使企业能够掌握实时的库存情况。批号的库存管理功能可以为企业提供实时准确的库存数据以便进行需求和运营管理。

关键步骤与操作

1、批号唯一值范围配置“组织+物料”

   表示组织和物料的组合信息才能决定一个批号，同一个批号可以在多个组织中使用。

图1 批号唯一值范围配置

2、批号主档新建

  扩展批号主档（bd_lot），增加“引入”功能，并配置标准引入模板。通过“引入”功能将旧系统的批号主档清洗后批量引入新系统。

图2 批号主档引入功能

3、生成批号主档业务配置

通过梳理业务场景，明确需要生成批号主档的业务，并在系统进行相应配置，后续满足条件的业务单据可自动生成批号主档。

 图3 生成批号主档业务梳理

4、利用星瀚批号单据配置功能，根据不同的业务场景，灵活配置需要生成批号主档的业务单据，实现批号主档的精细化管理。

图4 批号单据过滤条件设置

图5 批号单据配置

5、批号主档维护

扩展批号主档（bd_lot），增加“批号主档修改”表单，并根据角色分工分配功能权限，在修改成功后自动记录变更日志。

注意事项：修改批号信息可能会对其他相关数据产生影响。如果修改的批号主档记录已被引用且存在库存余额不为0，则需要通过库存调整后再进行修改。

图