实践案例 | 某工程公司按成本中心及项目进行费用核算的一体化应用案例

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A客户是一家提供水泥装备工程服务的公司，业务多元化且涉及到多个下级公司。他们面临着财务系统使用不衔接、凭证自动化率低、报销不规范等问题。

本案例通过财务系统信息化升级项目，实现财务信息标准化建设，并在星瀚系统内实现从报销事项事前申请到报销、审核、支付、入账的一体化管理。此外，还能实现报销标准自动控制、发票自动查验和费用核算的自动生成。

该方案不仅适用于A客户这样的工程类公司，还对其他类似公司的费用核算体系搭建有借鉴价值哦！赶紧往下查看具体解决方案叭！

撰稿人：金蝶-刘树琦

一、业务背景

A客户是一家提供水泥装备工程服务的公司，国内国际业务兼备，提供从研发设计到装备制造、矿山服务、生产运维、物业服务等“一条龙”式服务。虽业务较为多元化，但整体以工程类业务为主，下级公司项目部较多，存在按项目进行核算的需求。

在财务系统使用方面，其公司总部及少数下级公司是金蝶EAS老用户，希望通过本次项目实现从EAS到星瀚的系统升级。其他下级公司在财务系统建设上进度不一，有些下级公司原本没有费用报销系统，采用手工报销、手工记账的方式，故本次希望实现财务系统从无到有的建设；有些下级公司在OA上做报销申请，申请审核通过后再由财务支付、做账，报销提单环节与财务出纳做账环节分离。因此客户对费用核算一体化、自动化的建设格外重视。

（一）客户现状

针对使用EAS的单位：

1、原本使用金蝶EAS的公司对费用报销模块的使用较浅，系统中启用的单据仅有费用报销单、差旅报销单及借款单三张单据。

2、核算系统与其他业务系统完全独立。无法直接获取业务数据，需要财务人员在EAS中独立手工维护。业务系统数据与财务系统数据不完全一致。

针对使用其他系统或无系统的单位：

1、针对原本费用申请及报销发起系统与财务系统相互隔离。

2、发票查验、管理方面，发票均通过手工核验或购买单独的小程序查询核验，手工台账管理，管理困难。

全部单位的现状共性：

1、除两家单位使用同一个EAS系统，统一了会计科目之外，各单位使用的会计科目、入账方式不统一。

2、存在费用报销的跨公司核算的情况。

3、对公对私支付业务混杂，在一张单据上完成。

4、各公司都有按项目核算的需求，但核算颗粒度不同。有些单位将项目设计为账套核算，有些单位将项目作为辅助核算进行核算。

5、报销不规范，经常出现填单错误的情况，退单率高。

（二）客户痛点分析

基于以上现状，总结出的客户的痛点如下：

1、各系统之间无衔接。针对原本使用EAS的单位，核算组织、客商数据及项目等由公司财务人员手工添加，无法实现财务核算的业财融合，信息的维护量大。针对使用其他系统或无系统的单位，费用报销凭证需要财务人员手工制作，工作量大。

2、凭证自动化率较低。虽已在EAS通过费用类型对凭证做了关联映射，但由于EAS应用单位较少，业务相对简单，使用的会计科目较少，费用全部计入管理费用科目。在费用报销模块应用范围扩大后，费用报销对应的业务复杂度增加，仅仅使用管理费用已难以满足财务核算需求。

3、报销不规范。发票无法自动查验，各类费用标准靠人为判断，员工填单不规范或标准计算错误，导致财务审核单据驳回率高，增加了审核人员审单工作量。

（三）客户诉求与期望

• 通过财务系统信息化升级项目，完成财务信息标准化建设，财务信息如项目、合同、客户、供应商、会计科目、核算维度等标准化；

• 提升费报核算一体化程度，在星瀚系统内实现从报销事项事前申请、到报销、审核、支付、入账；

• 报销标准自动控制，在填单时即实现标准控制，减少审核工作量；

• 发票自动查验，无需财务人员手工查验；

• 提高费用核算自动化水平，实现单据到凭证的自动生成。

二、解决方案

（一）方案思路分析

1、开展客户调研及分析费用核算需求

2、客户化开发及系统配置

（二）详细方案

1、开展客户调研及分析费用核算需求

本次财务系统信息化升级项目中，对客户情况的调研涉及总账、固定资产、应收、应付、出纳、费用报销、费用预算这7个模块的内容，本章节将主要围绕费用报销模块对调研及需求分析做简要介绍。

①费用报销基础数据需求

费用报销是业财融合的重要组织部分。在信息化建设方面，客户已研建并在下级单位中推广了数个业务系统。此前，各业务系统与各公司财务系统之间未打通。

在本次财务系统建设期间，各业务系统希望通过与星瀚打通接口，实现业务融合；除此之外，公司主数据平台基本建成，正在逐步优化完善中。为实现信息标准化的目标，费用核算中所需基础资料，如人员、行政组织、供应商、客户、项目等将实现从主数据平台的获取。

图1 财务基础数据流向图

公司统建业务系统包括合同管理、项目管理平台等。然而，业务系统所管理的项目类型并不全面，纳入统建业务系统管理的项目以公司的主营业务为主；而其他财务核算中需要的项目类型，如研发类项目、长期待摊项目等项目并不在系统的管理范围内。

另外，下级单位对项目的管理方式并不相同。例如，虽大多数公司的项目不存在层级结构，然而某下级公司存在一个母项目下设置了数个子项目的情况，如一个大型的水泥项目下，分设了数个研发项目。在进行项目的费用核算时，既需要将费用计入研发子项目，又需要计入该研发子项目在不同项目分类下的上级母项目中。

图2 项目层级结构图

除上述提到的财务系统基础数据之外，针对费用报销模块所需基础数据，调研发现：首先，关于费用项目，由于公司希望以财务信息化升级项目为机会，推进财务信息的标准化建设。

在项目实施期间，公司同步进行了新版会计科目体系的梳理，项目组即根据新版会计科目体系进行费用项目的数量并将费用项目设为一项全局共享的基础数据。另外，在调研期间，项目组收集了各公司履职待遇、报销、差旅费、签批权限制度，并根据制度进行了初步的整理与系统适配性评估。

②费用报销业务功能需求

报销业务方面，本次费用报销系统建设共有5家公司列入实施范围。其中，两家公司原使用EAS系统报销、一家公司线下纸质单据报销、两家公司使用OA进行报销事项申请签报。

a）针对使用EAS的客户，调研发现EAS中费用报销的单据种类较少，系统内设计有费用报销单、差旅报销单、借款单这三张单据。

b）采用线下报销这种方式的公司所使用的纸质单据种类与前者类似，纸质单据包含差旅报销、费用报销及借款这三种类型。

c）其他两家使用OA进行报销的公司对OA系统做了较多改造，例如，其中一家公司将所有报销业务按照项目报销和部门报销拆分，如为差旅报销业务设计了项目差旅报销单及项目报销单两张单据；另外，两家公司均针对业务招待设计了单独的OA单据，但OA中并未进行标准控制。

经进一步调研发现，大部分公司都存在对业务招待费的细致管理要求，希望实现从事前到事中再到事后的全环节费用标准控制。针对差旅报销，客户认为可借此费控系统设计实施上线契机增加对出差事前申请的控制。此外，通过系统资产报账单与星瀚固定资产模块对接，可实现从报销到资产财务管理的一体化。最后，通过费用分摊，可实现将费用事后分摊至不同项目、不同部门。

③费用核算需求分析

通过综合调研，并依据公司发放的新版科目体系，我们进行了费用核算的需求分析。

首先，依据费用报销业务功能需求设计业务流程，确定实施单据范围；

然后，确定各单据承载的业务场景，即费用项目；

最后，梳理各单据的入账规则。费用核算的需求分析进程贯穿项目实施始终，从调研到蓝图设计，再到系统配置，全流程中均需要系统实施人员不断地对费用核算相关需求进行整理与分析。

a）业务流程设计与实施单据范围确定

图3 项目业务流程与业务单据

b )单据承载业务场景确定

差旅报销单、招待费报销单及资产报账单这类报销专项费用的单据可随费用项目梳理后立刻确定单据对应的费用项目。其他单据，如费用报销单及对公报销单，可梳理日常报销业务中通常为对私支付的费用项目，使用费用报销单进行报销，其他费用项目则在对公报销单上报销。

c）各单据入账规则梳理

即科目影响因素、核算维度映射关系及数据映射关系的梳理。

目前，通过公司新版科目体系的梳理，以及对各公司业务需求的了解，确定的费用核算可能涉及的科目包括：制造费用、管理费用、销售费用、研发支出_资本化支出、研发支出_费用化支持、合同履约成本、生产成本