实践案例 | 某科研事业单位全面预算应用实践

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许多科研院所管理着众多而复杂的科研生产流程，因而常常苦于寻求一种既适合企业经营管控，又能够高效的保障集团战略目标落地的管理手段。

本案例利用全面预算管理信息化作为具体抓手和提升点，有效地将业务链与价值链有机结合，助推企业经营管理水平提升。它或将成为国内其他科研事业单位成功应用星瀚全面预算管理手段，达到经营管理高水平和使集团战略目标有效落地的典范。

撰稿人：金蝶-柯小龙

一、业务背景

(一)   客户背景

某国家级科研事业单位（以下简称“某单位”）主要开展航空发动机战略性、前沿性、基础性研究，旨在促进我国发动机自主创新能力的提升，并为航空发动机及燃气轮机国家科技重大专项基础研究管理提供重要支撑。

在快速发展的同时，也应保证单位效益的提高和配套的科学管理与创新，而财务管理工作的创新与提升是企业进行管理创新与提升的重要组成部分。

经管理层的多方考察和研究，最终决定把全面预算管理作为重点提升领域，利用全面预算管理的先进手段将单位的经营目标、经营计划、科研项目、合同管理、采购管理、财务管理、经营分析等有机地融于一个闭环体系之中，借助信息化平台提升企业业务能力和经营管理水平。

(二)   管理现状

根据国资委研究中心总结的预算管理成熟度五级评价模型（详见： https://www.chinamas.cn/ff/list/139 ），对某单位预算工作现状进行了全面评估，认为某单位当前预算管理的成熟度是在二级的基础上向三、四级迈步，预算管理工作任重而道远。

某单位于2017年开始推行全面预算管理，从预算组织的建设、预算范围的界定、预算编制流程的规范、预算执行、调整等多个方面开展了工作并取得了初步成效。在信息系统应用层面，主要借助LC预算系统进行科研及费用预算编报、控制、审核、汇总、调整和分析，基本满足本单位预算管理需求。尽管目前拥有多套系统用于支撑预算编制、日常报销和拨款等业务，但是各系统间没有打通，各自为政。从调研结果来看，主要存在如下问题：

1. 原有预算系统缺乏严密的数据逻辑关系，预算编制工作量大、错误多、效率低，各部门也难以对预算数据进行快速传递、有效对接；

2. 预算目标的确定停留在财务部门与业务部门的博弈上，预算编制过程耗时过长（平均周期为3个月），预算编制上下信息不协同；

3. 实际场景中预算控制比较滞后，例如采购计划、采购申请时难以和预算形成关联，直到合同付款环节，再由财务人员人为指定预算科目进行预算扣减，甚至经常出现付款后再手工补扣预算的情况，预算控制完全流于形式；

4. 数据分析方面，主要依靠人工每月末从预算、核算系统导出数据到Excel，人工识别、整理生成各级管理所需的报表，整个过程平均耗时1周，数据滞后、难以追溯。

(三)   客户诉求

为了取得切实的效益，某单位对全面预算系统的建设提出了以下诉求：

1. 优化现有预算编制架构，在原有基础上增加科研项目全周期预算，并纳入系统实施范畴，健全预算编制内容；

2. 完善数据间的逻辑关系，增强系统检查与校验功能，减少人为干预，提升数据运算和汇总效率，从而达到缩短编制周期、降低管理成本的目的；

3. 突出科研项目预算管理，体现项目年度预算的灵活性，保障项目批复全周期预算的刚性；

4. 将预算控制前移至采购计划及合同签订环节，变事后分析为事前控制，严格履行“无预算不支出，有预算不超支”的管理要求；

5. 以预算系统为牵引，打通项目、合同、采购以及财务系统，实现执行数据自动采集，从预算执行分析中可以实时钻取联查到业务执行明细信息，增强数据溯源的及时性和可靠性。

二、解决方案

(一)    整体方案

1.  业务设计

构建以经营管理为主线、以科研项目管理为重点的全面预算管理体系。业务流转示意图如下所示：

图1 业务流转示意图

从经营计划、全面预算编制出发，将年度经营指标落到实处。科研项目全周期概算（预算）来源于科研项目管理系统，并在全面预算系统中细化分解为年度预算。另外，连同采购、资产、费用等管理类预算以及技改、人力、其他、财务等预算，共同构成了本单位全面预算框架。

经营过程管理层面，重点围绕科研项目管理、采购及合同管理展开，并确保采购计划、合同签订、合同付款、费用报销等环节受到相应预算控制。

在对经营指标进行分析时，重点关注科研项目全周期预算及年度预算执行情况，用户可根据需要穿透钻取至业务执行明细，比如合同签订、合同收款、合同付款、费用支出等各种情况。

2.  蓝图规划

根据业务架构思路，结合星瀚系统设计理念，规划的单位整体系统应用蓝图如下：

图２ 星瀚系统应用蓝图

(二)   关键步骤及效果

1.  预算体系搭建

（1）维度设计

通过对现有预算报表结构分析，并考虑未来扩展需要，设计了除预置维度外包括：项目、资金来源、类别、资产及物料、预算类型、其他共六大自定义维度。

图３ 维度管理设置界面

注意：

1. 由于用户希望在当前年度下看到项目全周期预算及占用、累计执行、余额等完整信息，而标准产品暂不支持全周期预算编制和控制，因此考虑利用自定义维度来变通实现；

2. “预算类型”维度的设计正是为了区别一般业务的“年度预算”和科研项目的“全周期预算”，再利用业务规则、勾稽关系建立两者的关联关系；

3. 预算执行控制时，通过在采购、合同、应收应付、报销等业务单据上增加“预算类型”基础资料，完成单据字段与预算维度自动匹配映射，实现按年和全周期双重控制。

（2）模型设计

由于本次项目范围仅限单位本级，业态单一，也不涉及目标分解下达，因此可以直接利用系统预置的年度预算模型。另外，在数据集的设计上，可以考虑多种分类方式，比如按科研、技改、采购、费用、财务等不同业务类型划分，可以按报表维度结构划分，或者当总维度数量不多（一般不超过16个（含预置和自定义））时，也可以不分数据集，即所有维度放入一个数据集即可。本项目采用按报表维度结构划分为通用、财务和其他三个数据集。

图４ 数据集设置界面

（3）模板搭建

模板分类可参考客户现有分类规则，好处是易于理解、便于管理。本项目在客户分类的基础上增加了“编制类”和“汇总类”两个子类别，让分类更清晰。

图5 预算模板分类

预算模板的搭建过程没有特殊情况，此处不再赘述。下图为科研项目全周期预算表示例：

图6 预算模板界面

（4）业务规则

根据管理层看表习惯，需要在一张表中看到科研项目全周期预算情况、累计执行情况、合同占用情况、还可签订合同、项目未执行余额等完整信息。

比如科研项目A是2023年启动的，预计研发周期3年，当用户在2024年看报表时，他可能想要看到项目全周期、累计执行等信息，所以我们需要将该项目2023年已发生的合同签订额、合同付款及报销额等都写入2024年的某个期间中。后续年以此类推，下面以2024年取2023年合同签订占用额为例，业务规则如下：

图7 业务规则设置界面

注意：上述规则中预算期间可指定具体成员，也可使用期间变量代替。

（5）勾稽关系

勾稽关系设置的意义在于将报表中的数据逻辑变得更加严密，并搭配部分措施（如不满足勾稽校验时自动标识颜色、不允许提交或要求批注后再提交等）达到系统控制的目的。

下面仍以科研项目A为例，全周期预算100W，第1年合同签订占用了40W，合同支付了20W，那么第2年还可签订合同额不得超过60W（100W-40W）（勾稽关系1），第2年科研项目A的年度总预算不得超过项目未执行余额80W（100W-20W）（勾稽关系2）：

图8 勾稽关系1

图9 勾稽关系2

2.  全面预算编制

（1）报表编制

星瀚预算系统提供了类似Excel风格的报表编制工具，界面友好；支持PC端、Excel客户端、Excel导入等多种预算编制方式，便于操作。

下面以科研项目全周期预算和年度预算编制为例，先看科研项目全周期预算流程：

图10 科研项目全周期预算编制流程

系统中，“项目全周期”列可录入数据，“初始化录入”和“往年累计”可根据需要录入系统，“本年执行”和“本年占用”分别自动归集当年在系统中“跑”出的执行数，“可签订合同额”和“项目未执行余额”根据规则或聚合关系自动计算。

图11 报表编制-科研全周期预算

再看科研项目年度预算流程：

图12 科研项目年度预算编制流程

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