实践案例 | 某环保企业的业务合同全流程管理应用

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许多大型企业的项目合同仍使用手工方式来管理合同，经常面临合同规范难、跟踪难、查询统计难等问题，那么如何做到有效管理与控制项目合同呢？

别着急，本期文章为大家带来某环保企业的业务合同全流程管理应用案例，通过实行金蝶云·星瀚项目云的合同管理解决方案，实现企业各类合同全生命周期的过程管理，提升企业运营效率与风险管控能力。

撰稿人：金蝶-陈晓骞

一、业务背景

（一）客户现状

YF集团公司是一家以工业废水处理为主营业务，提供集设计、建设、研发、运营、管理及咨询为一体的全产业链工业废水处理服务供应商。经十余年精耕细作，集团投资建设及运营管理的项目遍及珠三角、福建及湖南等多个区域，服务企业数千家，是广东省内最大的电镀类废水运营服务提供商，印染废水处理行业排名第三，日处理能力约40万吨。

集团及下属10多家子公司已经上线应用了EAS财务、供应链系统和运营计费系统、星瀚项目管理系统以及S-HR、云之家等系统。

目前集团及下属子公司的合同种类繁多，收入合同年度批量签订，合同业务量庞大，全部由传统的手工方式管理合同，面临规范难、跟踪难、查询统计难等问题。

（二）业务痛点

1、合同基础管理不规范

• 合同分类管理不规范。各类收入和支出合同约13大类，涉及水处理收入、技术服务收入、咨询服务收入、销售收入、工程施工采购类、设备采购及安装类、工程服务采购类、技术服务采购类、人事行政采购类等诸多类型；不同合同类型管控内容不一致，无法做到有效管理与控制；

• 合同模板规范不统一。没有统一的合同模板，未形成统一的公司合同模板库；

• 缺失规范的新合同模板创建、调整流程。合同签订流程长、效率低，无法规范新合同的创建流程，既不能确保模板得到正确使用、快速发现合同与模板差异、提高合同的审核效率，也不利于管控业务执行过程、在法律规范角度管控风险；

• 合同签订过程管理困难。不仅无法确保合同内容前后一致，而且无法确保纸质合同与信息系统数据一致，并对合同文本进行跟踪管理（用章、归档）。

2、合同过程缺乏有效管控

• 缺乏统一监控入口。没有统一的入口来监控所有合同的进度，并有效获取各类合同在执行过程中的变更、结算、收开票和收付款、合同到期等数据，执行监控与统计不及时、不全面；

• 手工模式无法溯源管控。手工模式下，合同的签订、执行没有留下痕迹，无法追溯和管控，存在巨大的财务风险和法律风险；

• 合同签订与执行存在各类问题。在合同签订阶段，存在审批文稿与签订文稿不一致的问题；在合同执行阶段，存在合同数据与实际执行数据的动态统计差异、无法管控合同变更、不及时关闭合同等问题。无法有效严格进行基于合同约定规范进行履行控制，并规范合同变更和终止等流程。

3、合同协作效率低下

• 无法实现多部门数据共享。合同是一个动态执行过程，需要采集来自商务部、采购、财务、法务、行政等多个部门和项目公司信息，无法做到集团及下属公司以及公司内多部门间共享合同与合同执行数据，合同业务协作效率不高；

• 各类业务合同数据与流程分散。应用了财务系统、供应链系统、运营计费系统以及工程项目管理系统等，基于各类业务的合同相关数据和流程分散，不利于合同的标准化集中管控，导致合同的全貌监控与统计分析也很困难。

（三）客户诉求与期望

希望通过合同管理系统的应用实现合同管理的的信息化、网络化、集中化，企业管理的标准化、规范化来降低管理成本、提升内部管理水平，真正实现集团的决策与管理目标。具体有以下核心诉求：

（1）规范性

• 规范合同模板

• 规范合同执行过程

（2）业务效率

• 加快合同录入，审批和签章过程

• 做到数据共享，提高数据协同度

• 提高查询检索效率

• 将合同以及合同执行与各系统集成打通，以合同管理为牵引，实现合同全业务一体化运行

（3）成本控制：

• 降低签订，打印，存档等物理成本

• 降低合同执行过程各类管理人员管理成本

（4）风险控制：

• 提供主动的合同到期等预警机制

• 可以全貌监控合同进度等执行情况，做到合同数据可视化分析。

二、解决方案

（一）整体方案

针对以上的合同管理业务诉求与期望，采用了金蝶云星瀚项目云的合同管理解决方案。

项目云合同管理应用既可以独立使用（支持行政、销售、采购等职能部门的合同业务），也可以跟项目管理结合使用。

支持收入合同、支出合同、战略协议 （框架合同），提供合同业务的全生命周期管理，包括合同签订、合同执行过程管理、资金发票管理、合同报表等，支撑企业经营管理的业财融合。

图1 项目云合同管理应用主流程

项目云合同管理的应用，实现了YF集团公司的各类收入合同以及支出合同全生命周期的过程管理。

贯穿合同准备阶段（供应商库、合同范本、合同条款、合同类型）、合同起草阶段（合同起草、批量录入、在线编辑、评审）、合同审核与签订阶段、合同执行阶段（合同变更、合同结算、解除、补充协议、合同收开票、合同收付款申请、合同收付款）、合同关闭(合同关闭）各阶段。

通过集成云平台与供应链系统、运营计费系统、财务系统进行集成打通，利用合同台账将所有合同相关信息归集，形成统一的数据中台，合同台账可以查看合同信息、合同附件、签约信息、执行信息、变更信息、发票信息、收付款信息。

YF集团合同管理应用功能设计框架如下图：

图2 合同管理应用功能框架

合同管理包含四大核心应用：合同全生命周期管理、资金发票、统计分析、基础设置。

• 合同全生命周期管理：提供所有收入类合同、支出类合同及战略协议，从合同拟定到合同评审及履行的全生命周期管理。

• 资金发票：将合同管理与财务系统衔接，实现合同、发票、收付款的业财税一体化流程管控。

• 统计分析：实现对所有合同的分类及汇总查询报表，并支持单个合同的看板信息及所有合同的合同中心数据分析展示。

• 基础设置：实现对范本合同的模板控制，及对合同状态、属性及分类等进行详细划分，将合同所涉及到的履约事务明确到具体。

（二）部分关键功能点与实现方案

1．统一规范合同分类与合同模板

合同涵盖收入和支出业务，对合同类型按业务维度进行梳理，形成13大类，由于需要对合同模板进行精细化和标准化的规范管理，能够梳理合同范本的全部形成合同模板库，定义单独的合同类别来进行匹配模板以及审批流程，从业务和范本的维度对合同分类进行细分。示例如下：

图3  YF合同分类梳理表

图4 合同分类系统示例

对能够梳理合同模板的范本类合同，系统中维护对应合同类别的模板，如下图：

图5 合同模板库

图6 合同模板编辑示例

2．合同起草与合同批量录入，提升合同签订效率

合同起草拟定在经过合同策划→合同调查→初步确定合同对象→合同谈判线下确认之后于系统在线起草。导入或在线编辑合同模板，直接生成合同正文，并提交审批流程。合同拟定有:收入合同拟定、支出合同拟定、战略协议拟定。

对于YF运营收入类的合同，比如污水处理服务合同，都是年度周期按批次与客户签订，而且此收入类型的合同都严格按照统一合同模板起草签订。

为了提高年度收入类合同的审核和签订效率，通过二次开发实现批量录入合同功能、定义《批量收入合同录入》单据，审核结束后自动触发匹配收入合同模板批量按客户生成每个客户的单个《收入合同》。

图7 批量收入合同签订应用流程

图8 批量收入合同单据录入应用界面

3．按合同类型灵活定义流程，合同结算管控款项支付

不同类型的合同可以定义不同的业务流程，比如土建工程类的支出合同在合同履行完成时需要进行结算，支持基于清单结算和无清单结算。签证、索赔、各种自定义的扣款、款项增加等业务，可通过合同支付项与合同本身的结算一并处理。对于此类合同，必须完成合同结算才能够支付结算款项，对于其他类型合同，可以跳过合同结算业务环节。

图9 合同结算应用界面

4．合同进销项发票台账管理，自动采集，准确及时，降低税务风险

合同发票管理应用是给企业提供进项和销项发票登记的视窗。所有支出类合同的进项发票登记都在这里新增和汇总，进项发票登记的内容分五部分，包括基础信息登记（如支出合同、发票类型、组织、项目、是否可抵扣、是否实收）、发票信息（购买方或销售方、纳税人识别号、银行、地址、账号及物品明细构成规格型号数量金额）、发票影像信息、经办信息以及需要的各类附件等等。进项发票的录入可直接通过发票云平台来进行识别采集。

所有收入类合同的销项发票登记也在这里新增和汇总。销项发票登记的内容分五部分，分别包括基础信息登记（如收入合同、发票类型、组织）、发票信息（购买方、纳税人识别号、银行、地址、账号及物品明细构成规格型号数量金额）、发票影像信息、经办信息以及需要的各类附件等等。

图10 发票管理应用界面

图11 发票云采集进项发票应用界面

5．合同收付款申请，严格管控资金支付风险

针对合同付款申请环节，能自动获取合同执行的全部数据，包括合同总金额、累计结算金额、付款控制比例、累计收款金额、累计发票金额等，为合同付款申请审批提高数据决策参考，防范合同超付风险。合同付款申请单审批完成直接推送数据到财务子系统，由资金部门完成后续合同款项支付。

图12 按合同类型设置支付管控标准

图13 合同付款申请应用界面

6．  合同一站式应用，有效管控合同执行过程

以单份合同为中心，可以一站式应用操作，查看本合同的所有签订、结算、变更、收付款情况，形成本合同的全貌查看，有效管控合同执行过程。

图14 合同列表

图15 合同一站式监控

图16 合同看板

7．合同系统