实践案例 |“云+端”模式的商旅集成与差旅报销一体化方案

小编推荐

随着业务不断增长，公司的出差频率越来越高，而员工垫资量大、报销流程繁琐；财务人员一般月末集中处理报销单，并须统一管理纸质票据工作量极大。此外，公司虽有差标政策但管控能力弱，差旅成本居高不下，该如何解决呢？

本案例采用了云+端的应用模式，由星瀚报销系统承担起差旅报销业务前端的落地。通过星瀚人人差旅模块的出差申请单、差旅报销单与商旅集成，来全面覆盖G联合控股有限公司的差旅报销业务。有效帮助企业实现了差旅事前预订、事后报销双重控制，极大减轻了财务审核任务，降低企业与员工的差旅成本。

撰稿人：金蝶-徐家林

一、业务背景

（一）客户现状

G联合控股有限公司是香港联交所主板上市的产业园区运营集团。公司以园区运营为主体，园区开发为支撑，产业投资为引擎，在全国40多个城市开发运营各类主题产业园近百个，服务企业及各类技术创新机构逾 8000 多家，其中世界 500 强企业 50+，上市公司近200家。

随着业务不断增长，规模不断扩大，出差频率越来越高，差旅成本也十分高昂。一直以来，G联合控股有限公司差旅报销采用的员工自己垫资购票、拿票报销，纸质票据统一交由财务管理，财务人员一般月末集中处理报销单，财务人员工作量大、报销时效长。

（二）客户痛点分析

• 对于员工来说，垫资量大，每次出差要整理很多票，贴票耗时耗力，报销流程繁琐，报销款发放周期长。

• 对于财务人员来说，审单，审票工作量巨大；纸质票据管理效率较低。

• 对于管理者来说，虽有差标政策但管控弱，无事中管控，比如机票、酒店、火车。报销具有滞后性，支出居高不下不能及时知道原因。

  
  

（三）客户诉求与期望

• 报销单填写简单、方便，缩短报销周期，提高员工满意度。

• 减少财务审单工作量，简化审核任务，提交审核效率。

• 落地企业费控管理的要求，缩减费用开支。

二、解决方案

星瀚人人差旅模块，秉承“人人、体验、生态”的设计理念，以“人“为核心，提供中大型集团企业员工随时随地发起出差申请、商旅预订、差旅报销以及差标的管控，无需垫资、无需收集发票，实现端到端一站式差旅费用报销。

G联合控股有限公司在EAS Cloud系统差旅报销已应用十分成熟，并且财务核算系统使用的是EAS Cloud系统。考虑到该公司希望通过与商旅对接，形成规模效应来降低成本，本次项目采用了云+端的应用模式，由星瀚报销系统承担起差旅报销业务前端的落地。

通过星瀚人人差旅模块的出差申请单和差旅报销单与商旅进行集成，同时配合发票云来全面覆盖G联合控股有限公司的差旅报销业务。最终通过集成云，将业务数据完整、实时、高效地传递至EAS系统，完成后续的单据审核、预算管控、财务核算与付款，并及时将数据回传至星瀚费用报销系统。

图1 差旅报销业务处理流程

三、关键步骤及效果展示

（一）单据集成

通过集成服务云数据集成方案配置，实现星瀚与EAS单据信息、发票信息、审批信息传递。星瀚单据提交后，通过集成服务云，将单据信息同步到EAS，并进入EAS审批流程，实时传递审批信息，同步单据状态。

图2 EAS审批任务

在集成服务云-资源中心模块，可以获取系统标准集成方案。搜索“费用报销”相关方案进行部署后，在【集成服务云】→【集成管理】→【数据集成】→【数据集成方案】中就可以查询到差旅费报销单集成EAS的集成方案。（集成管理配置和应用可以参考集成2.0费用配置操作说明）

图3 集成方案部署

图4 集成方案

（二）商旅预订

出差申请单审批完成后，员工可在星瀚【人人差旅】→【出差申请单列表】页面，选择“审核通过”的出差申请单，点击“预订”，登录到商旅平台，预定机票、酒店、火车等，减少员工差旅费用的垫付，同时保证了费用更加透明，达到了企业降本增效的目的。

图5 商旅预订 

（三）差旅报销

员工的出行订单，支付时选择“公司月结”后，这部分金额员工无需报销。员工出差期间