【听产品经理说】第111期· 财务云特性：会计电子档案全流程，助力会计档案电子化进程

一、业务痛点

在会计档案管理上，某央企所属广东省公司的耗费如下：

• 记账凭证：每年打印1000万张

• 会计账簿：总分类账、明细账、银行存款日记账、现金日记账每年打印约500万张

• 档案管理人员：15名

• 场地：3000㎡

由上面的例子可知，传统会计档案存在打印成本、人工成本、保管成本、维护成本等困难，因此管理成本很高。

图1 传统会计档案管理成本

随着企业的精细化管理，会计档案数量大幅增长。企业无法随时随地调取历史档案数据，无法快速搜索、查找到想要的文件，权限无法进行精细隔离。传统的会计电子档案管理方式已经不能满足企业的发展需要，会计档案的管理方式急需变革。

为促进档案管理模式的变革，近年来国家颁布了多条法令推进企业会计电子档案的发展进程。企业需要根据财务政策的规定和财务共享服务发展的进度，加快其电子档案管理的建设，提升自身档案管理的现代化管理水平。

图2 会计电子档案相关政策

二、整体介绍

会计电子档案是根据企业存储会计档案的需求，将企业的财务报表、凭证、财务卡片、单据等会计资料转换为电子格式归档到档案系统的工具，并且对电子凭证数据进行存储，为企业提供会计档案无纸化存储的解决方案；结合第三方档案系统，帮助企业降低打印成本、人工成本和保管成本，实现会计档案全生命周期的电子化管理。

图3 会计电子档案整体介绍

三、业务流程

1、归档服务器配置

目前系统支持发票云、道可维斯、FTP等服务器配置。

2、配置归档方案

• 支持财务、单据和报表等三种归档类型，包括凭证、总分类账、明细分类账、财务卡片以及星瀚系统内的单据和报表的归档。

• 支持关联单据归档

• 支持附件归档

• 支持打印模板选择

• 支持通过智能方案进行归档

• 支持归档电子凭证

图4 会计电子档案业务流程

四、特性展示

特性一：支持财务、单据、报表类型归档

会计电子档案可以支持星瀚系统内的财务、单据和报表等三种归档类型，包括凭证、总分类账、明细分类账、财务卡片以及星瀚系统内的单据和报表的归档。支持归档的种类齐全。

操作流程：

步骤一：设置归档类型

图5 归档类型设置界面

注意点：在同一个归档方案里面只能够定义同归档类型的归档数据。

步骤二：设置归档数据

图6 归档范围设置界面

注意点：

（1）如果单据类型为凭证，【归档范围】打开为【关联单据】的配置，当配置了【关联单据】后，如果凭证进行归档，会归档该凭证对应有BOTP关系的单据和【关联单据】配置了的单据的交集。

（2）而当单据类型为单据的时候，【归档范围】即是筛选这个单据类型下的符合条件的单据进行归档。

特性二：支持智能方案自动归档

手动归档步骤繁琐？集团组织庞大归档内容多害怕遗漏？归档的操作重复无价值？会计电子档案支持智能机器人归档，助您高效快捷实现会计电子数据的归档流程。

注意点：支持智能方案自动化归档的前提条件是有【智能方案机器人】应用的许可。

操作流程：

步骤1：在【归档方案】里的【智能方案归档】配置归档的范围。

这里的归档范围是针对于【单据类型】而言的。对于凭证来说，智能方案能够默认归档的范围是上期、上上期；对于单据来说，智能方案能够默认归档的范围是上月、上上月。当配置了智能方案之后，智能方案执行的时候，归档的范围就依据【智能方案归档】里配置的范围进行归档。

图7 智能方案归档设置界面

步骤2：在【智能核算机器人】-【智能方案】里设置需要智能机器人自动化归档的归档方案。

在【执行操作】配置具体需要自动归档的归档方案。【业务应用】选择会计电子档案，【业务类型】选择归档方案，【执行操作】选择归档，【前置条件】用于配置具体的归档方案，例如上述举例的凭证归档方案00001。

图8 智能方案-执行操作设置界面

特性三：电子凭证池

电子凭证池提供增值税发票、铁路电子客票、银行电子回单等电子凭证的数据生成和存储，支持对归