业务单据对账与业务报表对账知识汇总贴

【概述】

在日常会计工作中,难免会发生各种差错或账实不符的情况;为了保证会计记录的正确性,就有必要进行对账。对账的内容主要包括账证核对、账账核对、账实核对。此处的对账功能主要是账账核对,即总账与各业务系统明细账之间的核对。

一、业务单据对账

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1、业务单据对账整体功能概括如下:

新增业务单据对账方案、业务单据对账、业务单据明细对账功能,对账方案设置时可按不同业务单据及单据上对应的字段进行自定义配置,以应收和预收款对账为例,设置方案时可通过收款单明细“收付款用途”进行区分。

2、相关功能点概括如下:

(1)业务单据对账功能支持单核算维度、多核算维度组合对账;

(2)业务单据对账功能支持按单币别、所有币别以及综合本位币对账;

(3)业务单据对账功即支持发生额对账,支持期初余额、期末余额对账;

(4)业务单据对账功能支持汇总对账,同时支持业务明细对账,汇总对账不平衡时可以通过联查明细对账分析查找原因;

(5)业务单据对账方案设置时来源单据限定为有凭证模版的业务单据范围(暂不包含成本核算类单据,后续版本支持),并支持总账凭证(业务类型为期末调汇)做为业务单据取值来源,可保证综合本位币对账情况下总账与业务发生额对账平衡。

3、注意事项:

(1)业务单据对账为”发生额对账”,即使用业务数据的增加项、减少项与总账科目的借贷发生额进行对账;

(2)对账界面默认按发生额汇总进行对账,可以联查【明细对账】,明细对账界面可以联查【业务凭证】、【总账凭证】和【业务单据】;

(3)明细对账实现思路为按总账凭证与其对应的业务单据进行明细借贷方金额核对,明细对账同样支持显示对账结果及不平原因。

(4)当总账和业务系统的本期增加或本期减少数有差异时,系统提供【本期发生额差异分析】的关联操作,分析并列示可能导致差异的原因,具体如下:

1)单据未生成凭证:方案设置来源于单据,若这些单据若未生成凭证,可能会造成差异。

单据生成的凭证不包含指定科目:对账方案中指定的会计科目与方案来源单据生成的凭证科目应该是一致的,若单据生成的凭证科目不包含指定科目而是其他科目,可能会造成差异。

2)凭证手工录入:单据通过智能会计平台生成凭证,这样二者的数据是一致的;若对账科目的凭证为手工录入(含自动转账、期末调汇和结转损益等来源系统为总账的凭证),可能会造成差异。

3)凭证的来源单据不是指定单据:科目凭证来源单据不属于方案设置的来源单据。

二、业务报表对账

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1.当总账和业务系统的本期增加或本期减少数有差异时,系统提供【本期发生额差异分析】的关联操作,分析并列示可能导致差异的原因,具体如下:

1)单据未生成凭证:业务报表的数据均来源于单据,若这些单据若未生成凭证,可能会造成差异。

2)单据生成的凭证不包含指定科目:对账方案中指定的会计科目与组成业务报表的单据生成的凭证科目应该是一致的,若单据生成的凭证科目不包含指定科目而是其他科目,可能会造成差异。

3)凭证手工录入:业务报表的数据来源于单据,单据通过智能会计平台生成凭证,这样二者的数据是一致的;若对账科目的凭证为手工录入(含自动转账、期末调汇和结转损益等来源系统为总账的凭证),可能会造成差异。

4)凭证的来源单据不是指定单据:业务报表的单据是既定的,例如应收款明细表来源于应收单、其他应收单、收款单、收款退款单、应收核销单等;若对账科目的凭证不是来源于这些单据,而是由其他单据生成的,也有可能会造成差异。

5)  业务凭证与总账凭证匹配:业务单据生成的总账凭证和单据不一致,例如应收单总金额是100,生成总账凭证后修改总账凭证分录,导致总账和业务凭证金额不一致。

2.存货对账增加两项新的差异分析项:

1)单据与业务凭证金额匹配:若“过滤出来的单据”的金额与业务凭证金额不一致(明细金额差异或者合计金额差异有一项不一致,即视为不通过),则检查结果为不通过;反之则通过。此处的校验规则为:按单据的出入库序列、调拨方向、存货类别及对账设置的科目与业务凭证进行比较,单据出入库序列为“出库”且调拨方式为“普通”时 业务凭证的存货科目金额应在贷方(出库序列但调拨方向为“退货”时应生成贷方负数的存货凭证分录),同理出入库序列为“入库”且调拨方向为“普通”时业务凭证存货科目金额应在借方(退货方向应生成借方负金额的存货凭证分录)。若对账关联科目对应的业务凭证借方或者贷方金额与单据对应出入库序列金额不一致则体现在明细差异列,若业务单据总金额与凭证总金额不同,则显示合计金额差异。

2)业务凭证与总账凭证金额匹配:若过滤出来的总账凭证金额与业务凭证金额不一致,则检查结果为不通过;反之则通过。此处的校验规则为:总账凭证关联业务凭证后按关联对账科目借贷金额差异进行计算,如存在差异则相应的总账凭证显示在差异明细项目中,差异结果明细直接调用总账凭证列表并显示对应的总账凭证。

三、业务单据对账和业务报表对账的区别

1.整体对比

业务报表对账:按照业财对账事件预设对账项目(如:应收、应付、暂估、存货、资金、固定资产等),根据业务报表对账方案设置直接获取业务报表数据和总账科目数据自动核对,可以满足80%以上的对账场景;

业务单据对账:提供可配置化的业务单据设置对账取值,根据单据与凭证的匹配关系对账,直接获取单据上的数据和总账科目数据核对自动核对,可实现自定义字段、多科目多核算维度对账, 满足客户个性化的业财对账,覆盖所有场景的对账。

2.业务数据来源

业务报表对账:对账方案设置的业务报表,只能取到报表的数据

业务单据对账:方案设置的来源单据,可以灵活配置取数来源

3.使用场景

业务报表对账:只支持系统预设的对账报表对应的场景,核