协同云会议管理如何使用？

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功能描述业务规则操作说明

功能描述

友空间会议管理可支持会议预定、会中记录决策、会后纪要的会议全过程管理，包括会议室申请、预定、会议通知、会议提醒、会议取消。线上线下会议结合，满足大部分企业内部会议室预定的需求，以及对企业会议室资源进行高效管理的需求。

业务规则

支持维护会议室位置信息、设备信息，设置会议室可用时间、会议室管理员等；

可设置会议申请的审批流程，包括不审批、管理员审批和流程审批；

可设置会议室的使用范围，支持集团组织对会议室资源进行分级管控；

可查看目标时间内的空闲会议室，预定满足条件的会议室；

会议室预定成功后会向相关参会人员发送通知，若预定者修改会议相关内容，参会人员也将收到会议修改提醒；

会议预定成功的同时，系统会自动为全部参会人员创建日程，参会人员可在日程中查看自己的会议情况；

会议预定者可以设置会前提醒时间，到达预置提醒时间后，会向相关参会人员发送通知提醒。

操作说明

会议预订

web端用户点击办公协同>会议管理，进入会议室预定界面，可看到会议室的整体预定情况，通过修改“使用时间”，可筛选查看会议室每天的预订情况、预定当天的会议室；也可通过“会议室类型”快速筛选会议室分类。用户最多可查看并预定3个月内的会议室。

用户可查看自己有权限预定的会议室。这些会议室可以是自己所属组织的，也可以是集团其他组织的，只要当前用户在会议室的使用范围内就可预定。

支持在会议详情页和审批详情页查看会议预定人的名片信息。

点击会议室名称，可查看会议室基本信息，包括会议室名称、会议室类型、容纳人数、会议室设备、会议室环境、会议室简介信息。

在会议室列表中拖动即可选择时间并预定会议室。用户需要填写会议主题、会议时间，选择参会人员或输入参会人数，选择提醒的发送时间，输入会议内容简介，上传会议相关文件等。 预定者也可根据所选时间段，切换其他可用会议室。 当参会人员在同一时间段已有日程冲突时，将提醒预定者冲突人员名单。

若需要设置周期性会议，也可选择周期起止范围预定。

若需要同时发起视频会议，可开启“同时发起视频会议”开关，设置入会密码等，创建成功后将自动生成会议链接，用户可复制并分享给其他同事。

• 移动端和网页端的“视频会议”区域均支持设置非瞩目视频会议的其他视频会议，支持输入会议地址。
• 提交会议申请时，系统需要校验在申请时间范围内，该会议室是否已经被占用，如果没有时间冲突，才能提交成功。如果该会议室对应的会议室类型设置了审批，则需要按照设置由会议室管理员审批，或按流程进行审批流转。会议室申请成功提交后，该会议室在申请时间范围内已被占用，其他用户不能再申请该会议室在该时间段内的使用权。 会议预定成功后，会议预定人的参会状态默认置为“已接受”状态，其他参与人默认展开“接受”或“拒绝”两个选项可切换选择。

移动端的用户，通过友空间搜索”会议管理“应用，进入“会议室”界面，可查看会议室预约情况，选择合适的会议室并预约。 也可通过“预约会议”预定会议地点不在系统预置会议室范围内的会议。

填写会议主题、预定时间、参会人员、总人数、会前提醒、会议内容等基本信息后，点击“预定”按钮提交本次预定。

除此以外，如果是先查询后预约的方式，所选会议室会自动填充在“选择会议室”字段。如果是先预约会议，可在填完基本信息后再选择会议室，或者选择会议室以外的其他地方开会；此时参会人员仍会收到会议通知。在移动端预约会议，支持同时预约视频会议。

成功提交后按照审批设置进行预定审批，并在审批通过后生效；如果无需审批，则预定直接生效。生效后向参会人员发送会议通知。

若会前需要修改会议信息，可在“我的会议”-“我预定的”中，找到目标会议并点击进入详情页，点击下方“修改”按钮即可进入编辑页面，修改相应的会议信息。

初始化设置

时间设置

• 设置会议室时间间隔：该间隔仅当员工预定会议室时生效，预定自定义会议地点及视频会议时，均不受此限制；
• 会议室预定开始、结束时间；
• 会议可自由预约时间：开启后用户可按分钟间隔预定会议；
• 可预订范围：管理员设置用户可预定会议的日期范围，默认3个月，可根据实际需求设置2周、1个月、2个月、3个月；
• 可提前结束会议；
• 释放会议室资源时间：员工每日几点可以开始预定会议室。

位置

点击“新增位置”可创建新的地址信息，完成配置后可在会议室信息中选择使用；对已创建的地址信息可进行修改或删除。

设备

支持新增会议室配置的软硬件等配套设备。

管理员设置

管理人员可查看、统计、审批其负责的会议室。 管理员在“授权”节点中设置的“会议管理员”，与此处管理员的管理职能一致，管理范围遵循在“授权”节点设置的组织权限。

支付方式

支付方式可选择划拨单支付，设置会议室使用费