协同云-办公协同-会议管理定义及初始化

概念介绍：

会议管理可支持会议预定、会中记录决策、会后纪要的会议全过程管理，包括会议室申请、预定、会议通知、会议提醒、会议取消。

线上线下会议结合，满足大部分企业内部会议室预定的需求，以及对企业会议室资源进行高效管理的需求。

• 会议管理流程

• 角色区分

业务场景分析：

在YS系统中，进行如下操作可完成会议管理的初始化设置：

1、租户管理员设置

只有租户管理员可以进行会议管理初始化设置，设置租户管理员需要现有的租户管理员添加新的租户管理员。

（1）路径：数字化建模 > 权限管理 > 用户管理 > 用户管理；

（2）点击【用户视图】，搜索用户，点击【设置管理员】，将该用户设置为租户管理员

2、会议管理员设置

（1）路径：数字化建模 > 权限管理 > 授权 > 授权；

（2）在搜索框中搜索用户，点击【分配角色】，在待分配角色中搜索系统预制的【会议管理员】，点击【>】移动到已分配角色中，点击【确定】

注：除预制角色外，也支持在【角色管理】中自定义角色。

3、会议管理初始化设置（1）路径：协同云>协同服务 > 办公协同 > 会议管理；

（2）在左侧菜单中点击【初始化设置】，初始化设置中共有八项设置，分别是时间与显示设置、位置、设备、管理员、自定义角色、支付方式、广告图设置、模板设置，企业可以按实际需求进行设置。

操作步骤：

1、租户管理员设置

Step1：路径：数字化建模 > 权限管理 > 用户管理 > 用户管理；

Step2：点击【用户试图】，在搜索框中搜索用户，点击【设置管理员】即可。

【注意】：这一设置只能由租户管理员完成。

2、会议管理员设置

路径：数字化建模 > 权限管理 > 授权 > 授权；

Step1：在用户检索中搜索用户，选择用户点击【分配角色】

Step2：在左侧待分配角的的搜索框中搜索会议管理员，将其移动到右侧已分配角色中；

Step3：点击【确定】，完成设置

3、会议管理初始化设置

路径：协同云>协同服务 > 办公协同 > 会议管理；

进入会议管理节点，点击【初始化设置】

（1）时间与显示设置

Step1：点击【时间与显示设置】，按需求设置各项参数，设置完成点击【保存】

参数说明：

• 设置会议室时间间隔：该间隔仅当员工预定会议室时生效，预定自定义会议地点及视频会议时，均不受此限制；
• 会议室预定开始、结束时间：员工可以预定会议的时间范围
• 会议的预定范围将不再是自定义的，可能会恢复到系统默认的预定时间范围。
• 可预订范围：管理员设置用户可预定会议的日期范围，默认2周，可根据实际需求选择下拉框中配置好的时间范围；
• 释放会议室资源时间：员工每日几点可以开始预定会议室。

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