YonSuite协同云实施操作指引

撰写人：吴昌平

更新时间：2024年11月5日

1、审批解决方案

1.1、业务场景描述

          审批是友空间协同办公的核心模块，利用全新的表单和工作流引擎技术，提供图形化的表单、流程定制工具，通过表单+流程的方式，搭建组织特有的管理制度和流程，可进行内部调研问卷业务，临时性工作汇报和请示等自由流程，并主要应用于各类行政、事务性申请和审批业务，如行政类的印章申请、合同审批、接待申请流程，IT类的设备保修申请、业务系统权限申请，营销类的市场活动申请、产品报价审批。

          满足企业行政办公、日常业务审批需求，并可实时导出相关数据进行统计和分析，大大提高了组织管理的规范性和可控性，提升了企业工作效率

          用户可以通过移动端或者Web端快速发起审批，并且跟踪流程的处理进度。作为审批人则可以即时收到审批通知，随时随地处理审批。解决了线下审批中出现的审批时间长，流程效率低，不规范，权责不明确等问题。

1.2、业务流程图及说明

1.2.1、业务流程图 

1.2.2、业务流程说明

1.3、审批详细操作说明

详情请参考文档：YonSuite操作手册-协同云-审批：https://success.yonyou.com/community/askDetail?aId=5c1fbf59a94eadbecbf388c61e5a429f17f222ae78d5e741&cid=97970563a237e994&themeType=3

2、公告解决方案

2.1、业务现状描述

        1、公司的各类新闻或公告通知，通过微信群、QQ群发送给员工，或者打印后贴到厂区/办公楼板报栏，缺少统一的发布方式；

        2、通知公告信息传递不及时，无法快速触达员工；

        3、通知公告发布后，不能有效统计员工的阅读或查看情况；

2.2、业务场景描述

          公告是用来满足企业内部发布通知、公告、新闻、快讯、报告、公示、规范制度的需求，是企业内部文化传播的重要渠道，帮助企业快速传递最新资讯，传播企业正能量。

          企业可针对公司全体或者某些特定部门发布公告类信息，保证信息在内部传播的及时性和受众的准确性；同时还可与员工互动，收集员工对企业公告的反馈，消除信息不畅，员工与公司实现零距离，从而营造浓厚且正向的企业文化氛围，促进企业内部良好环境的形成。

1. 支持公告分级管理，各类公告可以单独设置发布权限和浏览权限
2. 公告正文支持多种发布形式，包括文本、图片、pdf、doc、docx、xls、xlsx、txt、png、jpg格式文件
3. 公告发布时，可以设置审批后再进行发布，保证公告发布的正确性
4. 已发布公告支持置顶、撤销、删除功能，满足企业文化在企业内部宣传推广的各种需求
5. 未读公告提醒、快速筛选公告内容，不遗漏重要信息
6. 支持公告发布后的已读未读人员统计，方便管理者随时了解公告的阅读情况，掌握公告内容在企业内部的传播进度
7. 公告发布后，企业成员可根据权限对公告内容进行交流或反馈，方便企业管理者快速了解员工心态

2.3业务流程图及说明

2.3.1、业务流程图 

2.3.2、业务流程说明

2.4、公告详细操作说明

详情请参考文档：YonSuite操作手册-协同云-公告：https://success.yonyou.com/community/askDetail?aId=2f58902a6452e44586d975991b98e8d240a34e3ad3eca4ff&cid=97970563a237e994&themeType=3

3、文库解决方案

3.1、业务现状描述

1. 公司的各类制度、规章、规定、纪要等由各部门独立存储纸质文件，无法共享。
2. 如果查看和借阅是需要向各管理部门单独申请；
3. 公司的各类知识、过程文档无法沉淀积累；

3.2、业务场景描述

         文库是基于企业管理、团队协作、项目协作、个人工作等知识文档归纳管理场景下，满足个人学习、分享经验、总结汇报、知识积累的工作需要，针对不同时期、不同地域、不同成员的各类文档进行统一归档、管理，加强了企业的知识积累和沉淀，逐步形成有价值的、多维度的、可沉淀的，并助力于塑造企业文化的知识库。

1. 支持分级权限管控，满足集团型企业知识管理需求；
2. 各类规章制度、培训文档、活动资料、审批单据等可按照部门及自定义类别进行存储，支持文件夹单独授权；
3. 个人工作经验、重要文件可以分享传播，有效扩充组织知识财富；
4. 支持精确搜索和模糊检索策略，方便快捷的进行知识检索；
5. 支持对文档的关注、下载、评论、演示等多种互动方式，有效进行知识文档学习；
6. 支持文档在线预览、在线编辑，快速实现文档的在线协作和共享；
7. 预览时支持附加水印，保证文件安全，便于追溯；
8. IM内部群、项目管理文档自动汇集到文库中，集中展示，快速查看；

3.3、业务流程图及说明

3.3.1、业务流程图 

3.3.2、业务流程说明

3.4、文库详细操作说明

详情请参考文档：YonSuite操作手册-协同云-文库：https://success.yonyou.com/community/askDetail?aId=7c1c904412726f83a696a0be07ae49d875dd418dc443b821&cid=97970563a237e994&themeType=3

4、会议管理解决方案

4.1、业务现状描述

1. 会议室的使用通过线下登记方式来预约，管理上不统一；
2. 领导会议较多，重要会议没有提醒；
3. 不能直观有效的了解各个会议室的使用情况；
4. 无法提前了解各参会人是否能够准时参加会议；

4.2、业务场景描述

          会议是企业内部最为常见的沟通和交流方式。几乎所有企业内部的业务、经营决策、结果都是通过会议的方式来产生。友空间会议管理能够支持会议预定的全过程管理，包括会议室申请、预定、会议通知、会议提醒、会议取消。满足大部分企业内部会议室预定的需求，对企业会议室资料进行有效管理，合理有效的利用会议资源。

1. 通过大盘表的形式，可以直观的展示各个会议室的预定情况，实现会议室的快速预定；
2. 会议室预定会，参会人会收到会议安排的提醒通知，并可生成同步生成会议日程，能够在会议开始前给予通知提醒，确保会前准时参会；
3. 会议发起人可以随时的了解参会人员的回执情况，及时通知参会人员；
4. 会议室的使用情况，可通过大屏的方式实时展示，引导参会人快速参会
5. 可以通过移动端进行会议的查询、会议预定、会议提醒等会议操作，随时随地预定会议室；
6. 可以支持参会人员进行扫码签到，快速的统计参会人员；

4.3、业务流程图及说明

4.3.1、业务流程图 

4.3.2、业务流程说明

4.4、会议管理详细操作说明

详情请参考文档：YonSuite操作手册-协同云-会议管理：https://success.yonyou.com/community/askDetail?aId=78cd7152dc94f63468d6403b612b9d54c64a03ec055f7fbb&cid=97970563a237e994&themeType=3

5、工作汇报解决方案

5.1、业务场景描述

          工作汇报用于撰写工作的总结与计划，让工作内容透明可见。通过撰写工作总结及成果，总结个人工作经验并对过往工作内容有可追溯性；员工的工作内容得到同事或领导的认可和反馈，可以提升员工工作积极性。

          管理者可随时查看下级、内部群和员工的工作成果、事项进度，通过点赞、评论给予反馈，与员工形成互动。可使用汇报汇总快速合并生成当前周期的工作汇报，对汇报的提交情况进行多维度统计，提供绩效考核依据。

5.2、业务流程图及说明

5.2.1、业务流程图 

5.2.2、业务流程说明

1. 管理员，根据实际工作安排情况，可灵活定义租户下的汇报模板；
2. 汇报管理员可添加汇报核查人，设置核查模板，负责汇报提交情况核查；
3. 汇报管理员可添加汇报催办人，设置催办模板，负责催交汇报一键提醒未提交人员；
4. 管理者可根据组织架构层级查看下级员工汇报；
5. 支持多端填写、查看互动，各端群场景汇报；
6. 支持记录工作进展暂存草稿，修改编辑再进行提交；
7. 可查看我关注的、我提交的、内部群汇报、部门下级汇报及@我的所有汇报内容；
8. 按照模板、部门、人员、内部群，日期范围，统计工作汇报的提交次数；
9. 筛选汇报模板下的多人汇报内容进行汇总，快速形成报告。

5.3、工作汇报详细操作说明

详情请参考文档：YonSuite操作手册-协同云-团队协作：https://success.yonyou.com/community/askDetail?aId=83910e9c6f7c38713180a1f0c2fdd5f493351d8f51d9bb0c&cid=97970563a237e994&themeType=3

6、项目解决方案

6.1、业务场景描述

          项目是指为某个事件的目标或目的，通过实时记录来实现项目管理整个协作过程中的全员信息同步，包括项目任务信息、项目进度信息、项目文档信息、项目日程信息、项目成员沟通与讨论信息等。协作型项目管理是以客户为中心、以目标为导向、以计划为基础、以控制为手段的项目管理。 可视化的项目时间计划、为前置后置任务创建依赖关系，并可以动态调整全局项目计划都保证了灵活的全局项目计划调控。

6.2、业务流程图及说明

6.2.1、业务流程图 

6.2.2、业务流程说明

1. 创建项目；
2. 查看项目详情，包括任务、故事墙、文件、操作记录、项目进展、任务统计等；
3. 项目管理员查看全部项目；
4. 从个人角色的维度统计项目；
5. 按照租户组织架构的部门进行项目数据及项目状态的统计；
6. 可根据实际的项目情况，能够自由灵活的