XX投资集团协同公文业务解决方案
- 协同办公管理方案概述
- 项目系统概述
XXX
- 项目系统实施目标
- 提高审批效率，监控审批过程
通过网上审批、提高日常行政办公效率，通过“统一待办流程”监控跟踪流程处理过程。
- 降低办公成本，实现办公自动化
通过协同工作流程、信息发布、文档共享使用，减少纸质打印，降低行政管理成本和时间成本。
- 通过优化流程，落实制度与规范管理
通过关键审批流程的梳理和优化，规范基础管理，落实规章制度和管控标准。
- 培养员工能力，提升协同系统应用水平，实现高效管理
- 项目系统实施内容
提升绩效管控能力、企业门户应用等不断满足管理需求。
结合初步调研内容，重点解决流程审批、公文办理会议管理三大核心业务，相关实施内容包含如下
业务分类 | 业务名称 | 关键功能说明 | YB匹配模块 |
公文管理 | 发文管理 收文管理 | 实现公文收发文的内外部流转，提升企业公文流转效率。 支持移动端进行公文审批处理。 | 公文 |
流程审批 | 流程审批 | 有效解决省公司内部、省市之间异地审批办公的时效性问题，加快流转效率，降低人力、物力重复工作。 | 审批 |
会议室管理 | 会议室 | 可即时查看会议室使用情况。通知参会人员、提前预约、备注功能等。 | 会议室管理 |
- 项目系统实施范围
组织范围：
实施表单范围：
建设数量 表单范围 | 预估 建设表单数量 | 预估 建设流程数量 | 备注 说明 |
协同表单 | 6个 | 14个 |
|
公文文单 | 4个 | 4个 |
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- 项目系统实施进度
- 组织管理
-
- 业务需求
- 保证数据的统一、完整，便于维护
- 系统解决方案
组织示例图
针对公文模块、审批模块、会议室模块进行系统实施。
- 公文管理
-
- 业务需求
通过公文管理实现内部收发文全部电子化，实现省和省市之间各类公文的流转审批。
公文管理包含发文管理、收文管理、公文交换，满足组织内部公文流转处理，并实现发文、收文查询；
发文管理用于对新起草公文的拟稿、核稿、复核、会签、签发、编号、套红、用印归档等操作，支持word正文编辑，正文修改留痕，用户可查询本人经办的发文流程；
收文管理用于对内部来文或外部来文进行登记、办理，实现按需流转，实时跟进办理情况，并可对收文进行查询、统计。
公文交换用于将公文发送给其他组织，接收组织进行来文签收，并转收文处理。
- 集团发文管理业务需求
- 公文分类/类型
序号 | 公文分类 | 主导部门 | 发起部门 |
1 | 报文、函、便签（有文号）、便签（无文号）、下发文件 | 综合管理部 | 集团各业务部门 |
- 公文文号
XX有限公司发文字号由公司代字、年份、流水号组成。公司级文件由综合管理部按公文类别统一编排发文代字和顺序号，编号采用小流水号的编码规则，编号套红时正式生效。
序号 | 发文部门 | 发文类型 | 发文代字 | 发文号 | 备注 |
1 | 综合管理部 | 报文 | Xx集团 | XX集报〔年〕XXX号 | 小流水（每个文号独立使用） |
2 | 综合管理部 | 函 | Xx集团 | XX集函〔年〕XXX号 | |
3 | 综合管理部 | 便签（有文号） | Xx集团 | 〔年〕XXX号 | |
4 | 综合管理部 | 下发文件 | Xx集团 | XX集发〔年〕XXX号 |
- 公文文书
文书主要负责公司文件的下发和来文签收登记，可以指定各单位的文书
序号 | 单位 | 部门 | 文书姓名 |
1 | XX | 董事会办公室 | 汤朕荣 |
2 | 综合管理部 | 方冬静 | |
3 | 党群工作部 | 张思默 | |
4 | 融资管理部 | 徐 磊 | |
5 | 财务管理部 | 徐亚莉 | |
6 | 法务风控部 | 郑文凯 | |
7 | 建设管理部 | 杨 萍 | |
8 | 纪检监察部 | 吴雪娇 | |
9 | 投资发展部 | 尚 雪 | |
10 | 资产运营部 | 李海容 | |
11 | 人力资源部 | 王子君 | |
12 | 安全管理部 | 尹云冬 | |
13 | XX |
| 李云珊 |
14 | XX |
| 李治琴 |
c15 | XX |
| 朱彬彬 |
16 | XX |
| 林 婷 |
17 | XX |
| 廖慧玲 |
18 | XX |
| 何佳静 |
- 集团发文审批流程
- 业务流程图
- 发文业务流程描述
编号 | 节点活动 | 组织与角色 | 操作与控制说明 | 备注 |
01 | 拟稿 | 各需求部门 | 起草，填写发文稿纸、正文、附件等，拟文完毕后，提交后，自动流转至部门负责人 | |
02 | 部门负责人审核 | 发起人所在部门负责人 | 提出意见或进行修改，同意后，提交自动流转至分管领导审批 |
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03 | 分管领导传批 | 发起人所在部门分管领导 | 提出意见或进行修改，同意后，提交自动流转至综合管理部进行核稿并判定下一步流转至总经理/董事长 |
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04 | 总经理传批 | 总经理 | 提出意见或进行修改，同意后，提交董事长签发 |
|
05 | 总经理签发 | 总经理 | 提出意见或进行修改，同意签发后，提交至综合管理部进行编号套红 |
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06 | 董事长签发 | 董事长 | 提出意见或进行修改，同意签发后，提交至综合管理部进行编号套红 |
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07 | 综合管理部编号套红 | 综合管理部 | 进行编号、排版、套红，处理完毕后提交至综合管理部盖章 |
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08 | 综合管理部盖章 | 综合管理部 | 对已套红的文件进行盖章 |
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09 | 综合管理部分发 | 综合管理部 | 将文件下发至总部各部门或各公司 |
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10 | 综合管理部归档 | 综合管理部 | 对当前文件进行归档 |
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- 发文文单样式
- 套红模板样式（报文）
- 套红模板样式（函）
- 套红模板样式（便签-有文号）
- 套红模板样式（便签-无文号）
- 套红模板样式（下发文件）
- 正文模板样式
- 分公司发文管理业务需求
- 公文分类/类型
序号 | 公文名称 | 主导部门 | 发起部门 |
1 | 报文 | 综合管理部 | 子公司各职能部门 |
- 公文文号
同集团报文编码规则
- 子公司发文审批流程
- 发文业务流程描述
编号 | 节点活动 | 组织与角色 | 操作与控制说明 | 备注 |
01 | 拟稿 | 全员 | 起草，填写发文稿纸、正文、附件等，拟文完毕后，提交后，自动流转至子公司负责人 |
|
02 | 子公司负责人审核 | 子公司负责人 | 提出意见或进行修改，同意后，提交至集团对接部门负责人审批 |
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03 | 集团对接部门领导审批 | 集团对接部门领导 | 提出意见或进行修改，同意后，提交至集团对接部门分管领导审批 |
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04 | 集团对接部门分管领导审批 | 集团对接部门分管领导 | 提出意见或进行修改，同意后，提交至综合管理部核稿签发 |
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| 综合管理部核稿 | 综合管理部负责人 | 根据文件内容进行核稿，并判定由总经理审批/董事长 |
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05 | 总经理签发 | 总经理 | 提出意见或进行修改，同意签发后，提交至综合管理部进行编号套红 |
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06 | 董事长签发 | 董事长 | 提出意见或进行修改，同意签发后，提交至综合管理部进行编号套红 |
|
07 | 综合管理部编号套红 | 综合管理部 | 进行编号、排版、套红，处理完毕后提交至综合管理部盖章 |
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08 | 综合管理部盖章 | 综合管理部 | 对已套红的文件进行盖章 |
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09 | 综合管理部分发 | 综合管理部 | 将文件下发至总部各部门或各公司 |
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10 | 综合管理部归档 | 综合管理部 | 对当前文件进行归档 |
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- 稿纸样式
- （外部单位）集团收文管理业务需求
- 公文分类/类型
序号 | 分类 | 公文名称 | 主导部门 |
1 | 党政网收文 | 党政网收文 | 综合管理部 |
2 | 各单位来文 | 各单位来文 | 综合管理部 |
3 | 会议纪要 | 会议纪要 | 综合管理部 |
4 | 信息简报 | 信息简报 | 综合管理部 |
5 | 领导批示件 | 领导批示件 | 综合管理部 |
6 | 督办事项 | 督办事项 | 综合管理部 |
7 | 内部收文 | 内部收文 | 综合管理部 |
- 公文文号
成都都江堰投资发展集团有限公司收文字号由公司代字、年份、流水号组成。公司级文件由综合管理部按公文类别统一编排发文代字和顺序号，编号采用小流水号的编码规则
序号 | 分类 | 收文部门 | 收文代字 | 收文号 | 备注 |
1 | 党政网收文 | 综合管理部 | 党政网收文 | 党政网收文〔年〕XXX号 | 小流水 |
2 | 各单位来文 | 综合管理部 | 各单位来文 | 各单位来文〔年〕XXX号 | |
4 | 会议纪要 | 综合管理部 | 会议纪要 | 会议纪要〔年〕XXX号 | |
5 | 信息简报 | 综合管理部 | 信息简报 | 信息简报〔年〕XXX号 | |
6 | 领导批示件 | 综合管理部 | 领导批示件 | 领导批示件〔年〕XXX号 | |
7 | 督办事项 | 综合管理部 | 督办事项通知 | 督办事项通知（1） | |
8 | 内部收文 | 综合管理部 | 内部收文 | 〔年〕XXX号 |
- 收文审批流程
- 业务流程图
- 收文业务流程描述
编号 | 节点活动 | 组织与角色 | 操作与控制说明 | 备注 |
01 | 收文登记 | 综合管理部文书 | 根据收到的外部来文进行签收登记 |
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02 | 综合管理部主任拟办 | 综合管理部负责人 | 提出初步拟办意见，提交公司领导进行批示 |
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03 | 领导批示 | 部门分管领导/总经理/董事长 | 公司领导提出批示，转业务部门传阅或承办部门处理 |
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04 | 文书 | 文书 | 根据领导批示，将文件转业务部门承办或传阅 |
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05 | 承 |
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