领域实施方案-YonSuite人力云实施方案

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XXXXXXXX有限公司

YonSuite项目人力云业务解决方案

用友网络科技股份有限公司

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业务负责人签字页

1文档说明

定位和目标

• 项目目前正处于第X阶段：构建上线，业务解决方案是系统建设阶段的里程碑成果文档，需双方项目经理签字确认。

本解决方案是用友项目组通过前期对XXX有限公司客户调研，以及调研形成的需求分析报告，进行XXX有限公司目标业务流程设计；业务场景实现、配套的政策与建议。

• 本解决方案是参照现有公司的业务流程及管理制度内容进行撰写。为保证报告的统一性，在业务流程上共性的业务以及各公司中个性化的业务和方案，我们也在解决方案中尽可能补充。
• 在成文过程中，得到了项目组同仁的大力帮助和支持，以及贵公司业务部门关键用户的鼎力配合，在此特别向各位表示感谢！由于方案时间紧迫，差错和不足之处在所难免，请大家及时补充和纠正。下一步，将依据本解决方案进行项目构建上线。
• 本文档经过双方项目经理签字、加盖公章后，确认本报告所述内容是真实可靠的；并表示解决方案阶段已经结束，实施进入下一阶段工作。
• 为控制项目风险，保证项目成功，双方都有义务保证方案的稳定性和完整性。如果在系统建设和上线切换阶段需要对方案进行调整，双方应该本着双赢的原则按照变更流程进行变更。

1.2阅读范围

本文档的传阅范围包括：关键用户及管理者、项目组成员、用友项目组、用友项目管理办公室（PMO）。

1、关键用户及管理者：主要确认本文档内容的相对准确及完整，是最终使用者。

2、XXX有限公司项目组成员：包括项目总监、项目经理与系统管理员，是整个项目需求确立、设计、实施规划、执行与控制人员，主要关心本文档的业务范围、核心需求、需求分析及解决思路。

3、用友项目组：项目实施组织者和进度推动者，也是实际业务与系统匹配的实现者。其主要关心产品的实施范围、项目的边界、需求的满足、管理的要求，以便能够确实地理解用户需求。

4、用友项目管理办公室（PMO）:包括用友项目总监或实施总监，PMO评审专员，PMO管理专员。负责本项目文档的质量评审，权责确认，绩效评价，从过程管理的角度确保项目质量。

1.3流程图说明

2企业基本情况

2.1本项目建设目标

人力资源信息化是企业数字化转型的重要组成部分，它不仅能够提升人力资源管理的效率和质量，还能够为企业的战略决策提供数据支持，同时也有助于提升员工的工作满意度和参与度，合理的目标应当是务实、适用、分阶段且具有一定的前瞻性，能够快速获得项目建设成果，保障项目的顺利执行。

1、自动化和简化流程：通过自动化人力资源管理流程，如招聘、员工入职、培训管理、绩效评估和离职等，减少手工操作，提高工作效率和准确性。

2、提高管理效率：人力资源信息化可以减少人工干预的程度，提高管理效率，同时降低管理成本。

3、精细化管理：利用数字化手段对员工信息、招聘信息、培训信息等进行集中管理，提高管理的精细化和专业化水平。

4、数据分析和支持决策：实现数据采集和分析，为企业的决策提供有力的数据支持，帮助企业更好地制定人才战略和计划。

5、增强员工参与感：通过数字化手段，员工可以更加便捷地参与到企业管理的各个环节中，增强员工的参与感和归属感。

6、提升员工体验：关注员工的工作诉求、社交诉求和人文体验，通过信息系统提供更好的员工服务和体验。

7、实现科学化、规范化和智能化管理：通过信息化手段，使企业人力资源管理更加科学、规范和智能。

2.2业务现状描述

• 人力资源基础工作繁琐，占用HR大量时间与精力：人员信息统计管理、人事业务流程管理、考勤管理、薪资核算等工作基础且必要，人力资源工作者需要花费大量时间重复处理；
• 公司决策过程中缺乏数据依据：企业内部信息数据多，信息数据管理不健全，无法及时存储、更新，且缺乏数据分析和数据应用，难以应对管理层所需各种数据报表，管理层无法实时了解企业人事发展动态，也无法为企业重要决策提供有力的数据支持；
• 员工需要为企业内部繁琐的流程性工作花费过多时间和精力，不能提供更便捷的服务，员工体验感不佳；

2.3本项目实施单位及业务范围

3核心人力解决方案

3.1基础数据解决方案

3.1.1基础数据编码规则

3.1.2组织档案

3.1.3部门档案

3.1.4岗位档案

3.1.5职级档案

3.2通用设置

3.2.1人力预警设置

• 员工合同到期预警：合同到期提前60、45天，各组织通知HR、各部门负责人
• 生日、入职周年预警：员工生日当天系统自动发送生日祝福、入职周年祝福，祝福语和卡片可自定义
• 试用转正的预警：试用期提前3个月、40天分别通知，各组织通知HR、各部门负责人

3.2.2员工类别

路径：人力云-人力服务-人力设置-人员设置-员工类别

员工类别系统预置自有员工、实习生、外包员工、其他员工等，支持用户自定义，支持设置档案层级关系。

• 客户员工类别：

3.2.3合同主体

路径：人力云-人力服务-人力设置-通用设置-合同主体

根据名称、编码查询合同主体，且可新增合同主体，员工合同中的合同主体取得是该字段，需提前维护。

• 客户合同主体：

3.2.4工作地点

路径：人力云-人力服务-人力设置-通用设置-工作地点

根据名称、编码查询工作地点，且可新增工作地点。

• 客户工作地点：  

3.2.5消息模板

路径：数字化建模-消息平台-消息模板-核心人力

1、系统已经预置好offer模板，如果需要修改则需要先复制一个模板，然后进行修改

2、修改模板，需要修改富文本的模板

3.2.6消息通道

路径：数字化建模-消息平台-消息通道

设置完成以后，offer发送才能正常使用

3.3员工信息业务解决方案

1. 业务场景描述 

人力资源部HR需要导入已有人员信息并进行查询：

• 人力资源部HR需要提前准备员工基本信息，全面管理员工档案，系统预置21个信息集，员工基本信息、组织关系、任职信息、兼职信息、虚拟上级、履历信息、学历信息、社会关系、证件信息、银行账户、奖励情况、合同信息、协议信息、专业技术职务、职业资格、语言能力、职称记录、培训记录、证件子集、绩效记录、附件共21个信息集，可以满足XXX公司员工信息登记的需要；
• 针对预置信息集中没有得字段，可扩展员工档案信息集中的数据项，支持扩展文本、数值、整型、日期、时间、日期时间、自定义枚举、基本档案、自定义档案、布尔类型、电话、地址、图片、邮件、地理位置、链接、枚举类型多种类型自定义项
• 系统初始化批量导入员工记录

HR日常可编辑基本信息、任职记录、合同信息、培训记录、绩效信息、奖惩情况等记录，系统也支持针对某个子集修改信息走审批流程。

• 人员信息的查询权限：部门负责人查看本部门员工信息，其他人员查看花名册分权

3.3.1员工信息导入

业务说明：系统上线前需要初始化员工信息，把历史所有员工信息录入系统，其中包含员工基本信息、组织关系、任职信息、学历信息、兼职信息等，提供现有花名册信息，期初实施顾问负责导入。

路径：人力服务>员工管理>员工信息>员工导入

Step1：下载导入模板，在员工信息界面点击【导入】-【下载导入模板】

导入文件限制：批量导入文件时建议导入文件小于2.5M

员工头像导入，待配置阶段提供导入

提示：

1、头像图片格式支持png/jpg/gif,建议像素92px*128px，每张头像需小于1M；

2、头像名称为“姓名-人员编码”，例如，张红的头像名称为：张红-999001234；

3、压缩文件格式支持zip，小于100M；

3.3入职办理业务解决方案

1. 业务场景描述

• 候选人面试通过且进行背调完成后，HR在Offer管理中心节点提交录用申请，可上传附件
• 各级领导审批通过后，HR在线上给候选人发送offer（需要在系统维护发送人邮箱信息）
• 候选人收到录用邀请函，点击【接受offer】/【拒绝offer】按钮，入职状态会变成接受offer/拒绝offer
• 接受offer的候选人在线填写预入职信息，信息回传至YS系统，HR可在入职报道办理节点查看候选人填写的预入职信息
• 到达约定入职时间来公司报道，HR办理入职手续，线上勾选材料携带情况
• 待HR确认入职后，系统自动触发入职转单待办事项给相关负责人

3.3.1入职转单

路径：人力云-人力服务-人力设置-人员设置-交接项明细/交接方案

当HR点击确认入职后，系统自动提醒入职转单负责人进行转单办理

3.3.2入职办理操作

路径：人力云-核心人力-员工管理-入职管理-入职服务中心

候选人接受offer后，同步到入职服务中心。也可直接在入职服务中心新增入职申请。

1、找到对应员工，点击启用入职，触发入职信息采集邮件

2、候选人收到信息采集邮件，通过手机验证码登陆后按时进行填写并提交

3、提交后进入待复核页签，HR点击信息复核

支持HR在复核时直接编辑或补充信息，若无问题点击提交

4、提交后进入待签订合同页面，HR可在点击“材料复核”此标记携带材料是否齐全，并上传材料附件。若无问题，点击确认入职

候选人延迟或放弃入职，HR可在此调整入职日期或终止入职

3.4转正办理业务解决方案

1. 业务场景描述 

• 系统提前半个月预警提醒待转正员工、HR，HR收到提醒后与相关部门及员工本人沟通
• HR在系统发起转正流程，HR和员工可在流程中上传附件，如试用期评估表等
• 各级领导审批通过后，到达转正日期，系统自动生成转正信息

3.4.1转正办理业务系统实现

1. 设置转正办理流程

转正流程支持员工、HR发起转正申请，几轮审批人根据需要配置

第一步，进入模型管理节点，针对每个变动类型可以进行新增/浏览/编辑流程模型。

第二步，设计整体流程配置，针对不同类型，设置不同审批标题、属性（连岗审批、发起评论）等。

第三步，设计流程环节配置，针对不同环节， 设置不同字段权限、消息模板，节点参与人、抄送人、操作、时限、业务动作。

第四步，保存并发布流程。

客户转正申请审批流:XX-XX-XX

         b.转正办理发起

路径：人力云-人力服务-员工管理-转正办理

转正办理发起的时候会自动过滤需要转正人员

发起转正

3.5调动办理业务解决方案

1. 业务场景描述 

• HR收到调动意向后，员工本人发起调动流程，调动类型可分为部门内调动（组织内变动）或晋升，系统预置了几种调动类型也可参考，调动流程中可上传附件
• 各级领导审批完成后，达到调动生效日期，系统自动生成调动记录

3.5.1调动办理业务系统实现

1. 调动流程设置

路径：数字化建模-流程管理-工作流设计，操作步骤同转正流程设置

客户调动流程：XX-XX-XX

     b.变动原因设置

路径：人力服务-人力设置-人员设置-变动原因

调动原因包括，部门内调动、岗位调动。系统也有预置的调动原因，如下图：

也可后期新增调动原因，填入编码、名称、变动事件、变动类型

       c.调动办理流程发起

路径：人力云-人力服务-员工管理-调动办理

选择对应的变动类型

填写变动后信息，上传附件等，然后提交即可

3.6离职办理业务解决方案 

1. 业务场景描述

• 离职流程可由员工自主发起或HR代发
• 离职类型分为员工主动离职、协商解除离职、辞退、退休、实习生离职、其他员工离职
• 员工/HR提交离职申请后，各级领导审批
• 离职申请审批通过，开启部门内部工作交接
• 员工填写工作交接内容并提交 部门负责人审核后，开启离职转单办理
• 离职转单办理完成后，HR最后确认离职
• 到达离职生效日期后，系统自动生成离职记录

3.6.1离职办理业务系统实现

1. 离职流程设置

路径：数字化建模-流程管理-工作流设计，操作步骤同转正流程设置

客户离职流程：XX-XX-XX

     b.离职原因设置

路径：人力云-人力服务-人员设置-变动原因

系统预置离职原因，如下图：

后期也可以新增离职原因，填入编码、名称、变动事件、变动类型

       c.离职办理流程发起

路径：人力云-人力服务-员工管理-离职办理

选择对应的离职类型

填写预计离职日期、离职原因、上传附件等，然后提交即可

3.7合同管理业务解决方案

1. 业务场景描述

• 系统提前X天提醒HR即将到期员工信息
• HR发起续签审批流程，各级领导审批通过后，回到HR处理
• 到达合同生效日系统自动生成合同续签或变更记录

3.7.1合同管理业务系统实现

1. 续签/变更流程设置

路径：数字化建模-流程管理-工作流设计，操作步骤同转正流程设置

客户合同续签/变更流程：XX-XX-XX

     b.合同续签流程发起

路径：人力云-人力服务-合同协议-劳动合同管理-劳动合同续签

点击列表行单个续签按钮或勾选员工批量续签，填写合同开始日期、结束日期、合同主体单位等必填信息，提交即可

4假勤管理业务解决方案

4.1业务场景描述

需采用友空间wifi打卡，打卡机数据同步至YS系统，请假、出差、外出、加班等单据在YS提交。XXX有限公司考勤统计周期为上一自然月，需要生成考勤日报、月报报表。

4.2员工考勤业务系统实现

4.2.1创建班次

路径： 人力云-人力服务-时间管理-排班管理-班次

关键信息维护：允许打卡时间范围、上下班时间、休息时段、工作时长、弹性迟到早退时长、记旷工时长 ；工时类型：固定工时和弹性工时，此处和考勤规则中的考勤方式相关；

XXX有限公司班次：

生产人员：08:10-12:00；13:00-17:10

其他人员：09:00-12:00；13：30-18:30

不允许迟到早退，迟到30分钟计为旷工。

4.2.2工作日历

路径： 人力云-人力服务-时间管理-排班管理-工作日历

关键信息维护：国家地区、工作日／