1 业务场景

会计档案服务，从会计资料的接收、传递、存储和利用，进行全流程无纸化管理，充分利用会计核算信息系统数据，实现电子会计档案自动分类归档，集成多硬件采集设备，保证会计资料完整性。同时，先进的多重技术保证了数据的可靠性防篡改。帮助企业逐步形成安全规范的电子会计档案调阅管理流程，既满足了调阅者方便快捷的查阅需求，又确保了会计档案数据的安全保密。完成了会计档案在更大范围内高度共享和数据利用，减轻工作人员管理、查阅工作量，提高了工作效率，强化了企业管理，扩大了企业信息化的范围，提高了内部管理层次，极大地改善会计档案管理水平。

YonSuite 档案管理支持以下场景的应用：

1. 凭证采集；

2. 票据采集；

3. 电子档案归档查阅。

降低打印耗材成本，提升会计人员归档效率，提升档案利用效率，促进企业数字化转型，提高企业资源共享能力。

2 系统操作

2.1 收集转化

2.1.1 自动采集

角色：档案管理员

路径：财务云>会计服务>档案服务>收集转化>自动采集

Step1：点击“新建采集方案”按钮，增加自定义的采集方案。输入方案名称、方案编码，选择要采集的全宗，填写采集起止时间。对不同的采集目录可以设置不同的采集频率，凭证支持按日、按月采集，账簿报表支持按月、按年采集。

凭证支持选择采集到上游单据，比如选择采集2层，则费用申请单-报销单都可以采集，前提是总账系统支持费用申请单、报销单的归档。

Step2：点击【保存】按钮，完成对该方案的保存。

Step3：删除该采集任务需要先终止采集任务，停用该方案，再点击【删除】完成删除操作。

2.1.2 手工采集

角色：档案管理员

路径： 财务云>会计服务>档案服务>收集转化>手工采集

Step1：点击“采集”按钮，可以选择需要采集的档案数据，选择采集目录、全宗、期间，发起采集。

Step2：点击【确定】发布采集任务。

2.1.3 采集任务

角色：档案管理员

路径： 财务云>会计服务>档案服务>收集转化>采集任务

Step1：按采集类型、任务状态、全宗对任务情况进行查询

2.2 档案利用

2.2.1 档案查询

角色：档案管理员

路径：财务云>会计服务>档案服务>档案利用>档案查询

Step1：支持查询已归档的档案。

Step2：点击 【查看】按钮，进入具体册查看数据。

2.2.2 档案借阅

角色：档案管理员

路径： 财务云>会计服务>档案服务>档案利用>档案借阅

Step1：支持按件借阅和按目录借阅两种方式。

Step2：点击【按件借阅/按目录借阅】按钮，页面出现弹框，可进行档案类型的选择。

Step3：保存后，条目生成，在该条目下可进行查看、删除、查看流程历史、提交等。

Step4：审批通过后，条目会展示在审批通过页签下。

2.2.3 下载申请

角色：档案管理员

路径：财务云>会计服务>档案服务>档案利用>下载申请

Step1：选择相应档案类型，支持模糊搜索和精确搜索，可按题名、文件编号、关键词、摘要、文件备注等进行检索。

Step2：勾选需要下载的条目，支持单条选择也支持批量勾选。

Step3：点击下载申请，弹出申请框，录入时间、用途等信息，系统带出申请人的联系方式。

Step4：填好信息后，点击“保存并提交”按钮，弹出提示框，确认无误后保存，条目保存到待审批页签下。

2.2.4 档案统计

角色：档案管理员

路径：财务云>会计服务>档案服务>档案利用>档案统计

Step1：支持对多全宗、多目录、跨期间的统计，支持对文件数量和装册册数的统计。

2.2.5 凭证查询

角色：档案管理员

路径：财务云>会计服务>档案服务>档案利用>凭证查询

Step1：输入查询条件，其中全宗+会计期间必选，支持按凭证科目、辅助等查询，点击 “查询”按钮，根据查询条件查询出结果。

Step2：勾选一或多条数据，点击 “对外提供”按钮，可以选择加盖用途章、水印，其中用途章内容可自行编辑，然后下载原文件。

2.3 后续管理

2.3.1 移交申请

角色：档案管理员

路径：财务云>会计服务>档案服务>后续管理>移交申请

Step1：点击【移交申请】，选择全宗，移交类型，期间，接受方信息，移交目录等信息，点击保存并提交。

Step2：提交后可查看或收回移交申请。

Step3：移交申请审批通过后，点击“移交”按钮填写移交清单。

Step4：移交清单包含移交全宗、移交期间、移交部门、移交人、接收部门、接收人、移交时间、监交人、移交数量、案卷数量、案卷档号这些内容。

2.3.2 档案鉴定

角色：档案管理员

路径：财务云>会计服务>档案服务>后续管理>档案鉴定

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