朝阳******有限责任公司ERP升级改造项目费用管理方案
- 需求清单
编号 | 需求名称 | 关键点说明 | 优先级 |
01 | 业财一体化 | 通过手机拍照上传纸质发票、票据等电子图片或电子发票，报销单据填报完成，经流程审批完成后，转总账直接生成会计凭证，电子图片及电子发票要保存到凭证附件中。经办人通过手机等设备上传电子图片或电子发票，保存时系统进行验违查重，同时也可以进行专票的认证工作。 |
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02 | 审批速度加快 | 会计审核时，要在同一窗口显示电子图片、电子发票，填报的相关报销数据，方便审核，审批方式改为线上审批，与协同办公系统做集成，移动端随时审批。 |
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03 | 便捷审批 | 审核时，要在同一窗口显示电子图片、电子发票，填报的 相关报销数据，方便审核，审批方式改为线上审批，与协同办 公系统做集成，移动端随时审批。 |
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04 | 单据关联 | 费用报销单据联查，上下游可追溯 |
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05 | 发票验伪查重 | 电子发票验伪查重，避免重复报销同时也可以进行专票的认证工作。 |
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06 | 报销制单清晰划定 | 设置差旅报销，通用报销两大业务类型单据，使用费用项目，划分应用范围，维修费用等要记录那个车间下机器发生费用。 |
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07 | 报销标准 系统自动限定 | 报销额度系统判断，费用控制与***公司制度匹配 |
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08 | 费用预算与实际对比查询 | 查询各部门各项费用实际发生数据、费用预算数、并支付联查 |
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- 费用管理
下表是***公司在费用报销中的流程清单
流程编号 | 一级流程 | 二级流程 | 备注 |
| CW-ER-01 | 费用报销 | 费用预算 | |
| CW-ER-02 | 费用报销 | 费用申请 | |
| CW-ER-03 | 费用报销 | 报销 | |
| CW-ER-04 | 费用报销 | 借款 | |
| CW-ER-05 | 费用报销 | 还款 |
- CW-ER-01费用预算流程
- 业务场景
企业为费用支出而做出的预算。需严格按照做好的各项费用预算金额按期执行，如有超出，则需要按照超额流程进行审批。事后对预算和执行情况按部门、费用等项目进行比对分析，促进节约减少浪费并为下一期预算提供数据支撑依据。
- 管控目标
- 事先规范预算费用报销金额
- 便于掌握预算与执行情况
- 预算编制与控制
按照“部门+费用项目”进行预算编制或调剂，部门为一级部门，即在预算编制时，仅需给一级部门的各项费用项目进行编制。一级部门或二级部门发生的费用预算占用情况均体现在一级部门中。
发生普通费用报销、差旅费用报销、内外销费用报销、预付业务时才进行预算占用。费用申请、借款、还款业务不进行预算占用。
- 流程描述
流程节点 | 组织 部门/岗位 | 输入单据 | 活动说明 | 处理 方式 |
| 01 | 各业务部门 | 预算编制 | 进入填单页面后，依次录入方案名称，选择预算模型，系统自动根据模型加载模型维度。选择编制类型“编制/调整”，在明细表中选择预算维度的具体值，进行编制预算数，编制完成后点击保存。 除新增外，可选择<导入>，上传Excel将预算数进行导入。 | YS系统PC端 |
| 02 | 部门负责人 | 审批方式有两种分别为：
经办部门负责人着重查看本部门费用项目，费用项目金额，审批本部门费用预算。如果拒绝，写入相关意见驳回单据，退回到报销人，同意则进入下一审批环节。 | 友空间 | |
| 03 | 财务部门/财务审核
| 财务部费用将各部门上报预算进行归集，审批预算单据内容，如果审核发现填报有误或填报金额超标，写入相关意见驳回单据，退回到提单人。根据内销、外销、其他部门划分不同的财务审核人员。 | 友空间 | |
| 04 | 财务部门/财务部长 | 审批方式有两种分别为：
经办部门负责人着重查看本部门费用项目，费用项目金额，审批本部门费用预算。如果拒绝，写入相关意见驳回单据，退回到报销人，同意则进入下一审批环节。 | 友空间 | |
| 05 | 各业务部门/财务部门 | 费用预算变更 | 当编制类型为调整，仅需填写或Excel导入预算数（即预算调整后的数目），点击保存后系统自动加载计算初始预算数，调整前预算数，本次调整数。预算调整与预算编制审批流程一致。 | YS系统PC端 |
- 参数设置
序号 | 参数分组 | 参数 | 参数值 |
01 | 传预算方式 | 不传/传控制台 | 传控制台 |
02 | 预算归集取数时机 | 不归集/规则启动/规则重启/启动+重启 | 启动+重启 |
03 | 预算管控模式 | 按业务性质划分/按业务流转状态划分 | 按业务性质划分 |
- 系统实现
1、费用预算→预算编制，业务人员手工录入或统一导入费用预算，满足相关领导在友空间系统审批
- 费用预算后期统计查询需要能够看到全部录入、发生过业务数据的部门的执行明细，目前可以通过系统预制分析报表进行查询分析
- 费用预算按照一级部门来控制。比如财务总部下设置财务1和财务2 录入预算金额时仅仅在财务总部录入。
- CW-ER-02 费用申请流程
参照YS费控服务配置部门映射功能实现
- 业务场景
企业为达到费用事前控制的目的，设置【出差申请单】和【出差申请变更单】两种单据类型。对费用申请事项进行精细化的管控。
- 管控目标
- 费用精细化管控
- 参数设置
序号 | 参数分组 | 参数 | 参数值 |
| 01 | 出差申请日期是否允许交叉 | 是/否 | 是 |
- 系统实现
在系统设置【出差申请单】、【借款申请单】进行出差前的申请、参照了《朝阳******有限责任公司文件差旅费管理办法》（朝***字[2021]09号下）、《凌源钢铁集团有限责任公司差旅费管理办法》并结合公司实际情况，分别在【出差申请单】单据模板表头和表体增设出差任务、出差天数、出差地点、交通工具字段以供填报，出差天数与申请天数超期或与实际不符的、出差地点发生变更的情况，需要重新提交申请，否则不予报销。
费用报销→申请，业务人员手工录入费用申请单，满足相关领导在友空间系统审批。
- 流程描述
流程节点 | 组织 部门/岗位 | 输入单据 | 活动说明 | 输出单据 | 处理方式 |
| 01 | 业务部门人员 | 业务人员在系统中的费控模块，发起费用申请，注意填写申请事由、费用项目、申请金额等。 | 友空间 | ||
| 02 | 部门主管 | 审批方式有两种分别为： 1、在友空间APP中的待办消息中，点击后查看审核 2、在友空间网页端的待办消息中，单击后查看审核 经办部门负责人审批本部门业务单据着重查看申请金额、申请用途等内容进行审核并签字；如果拒绝，单据重新退回到申请人补充附件或重新填制单据 | 友空间 | ||
| 03 | 部门分管领导 | 部门分管领导登陆友空间审批部门负责人提交的申请单据，在待办消息中，点开此消息对单据审核签字；如果拒绝，单据重新退回到申请人补充附件或重新填制单据 | 友空间 | ||
| 04 | 总经理 | 总经理登陆友空间审批部门负责人（分管领导已审批通过的申请单）、分管领导提交的申请单据，在待办消息中，点开此消息对单据审核签字；如果拒绝，单据重新退回到申请人补充附件或重新填制单据 | 友空间 |
- CW-ER-03 费用报销流程
- 业务场景
现将企业报销分成【差旅费报销单】和【通用报销单】单据类型，【通用报销单】下设五种不同的交易类型：【日常费用报销单】【内销费用报销单（本期支付）】【外销费用报销单（本期支付）】【内销费用报销单（跨期支付）】【外销费用报销单（跨期支付）】便于业务人员分类填制。
报销差旅费则使用差旅费报销单。
报销员工日常费用则使用交易类型为【日常费用报销单】的通用报销单。
报销内销费用若需要在本期付款，则使用交易类型为【内销费用报销单（本期支付）】的通用报销单。若需要跨期付款，则使用交易类型为【内销费用报销单（跨期支付）】的通用报销单。
报销外销费用若需要在本期付款，则使用交易类型为【外销费用报销单（本期支付）】的通用报销单。若需要跨期付款，则使用交易类型为【外销费用报销单（跨期支付）】的通用报销单。
企业人员需根据实际业务选择不同单据来进行报销。
- 管控目标
- 规范报销流程，实现报销标准限定（差旅标准）
- 报销增值税发票验伪查重
- 业务流程图
- 流程描述
流程节点 | 组织 部门/岗位 | 输入单据 | 活动说明 | 输出单据 | 处理方式 |
| 01 | 业务部门/业务人员 | 报销单 | 1、报销人员在系统中的报账模块，选择报账单据类型，据实录入报销单，注意查看系统带出的报销人、报销部门等信息项、注意填写报销说明、费用项目、报销金额等； 2、差旅费报销单系统根据人员类别，出差地点信息、补助信息项目系统自动计算报销标准 3、检查无误后保存差旅费报销单（系统自动检查单据必填信息项），若超出标准(包括出行标准和住宿标准)则给出提示； | 友空间 | |
| 02 | 业务部门/业务人员 | 报销单 | 报销冲借款：
| 友空间 | |
| 03 | 报销部门/部门负责人 | 审批方式有两种分别为： 1、在友空间APP中的待办消息中，单击后查看审核 2、在友空间网页端的待办消息中，单击后查看审核 经办部门负责人查看出差事项、出差地点、费用事项、报销金额等单据内容进行审核并签字；如果拒绝，单据重新退回到报销人补充附件或重新填制单据 | 友空间 | ||
| 04 | 报销业务人员所在部门/分管领导 | 流程相关审批人员登陆办公系统查看到审批消息，单击进入到待办消息中，点开此消息对单据审核签字，如果拒绝，写入相关意见驳回单据，退回到报销人 | 友空间 | ||
| 05 | 财务部门/财务审核 | 核查系统报销单与业务人员送至报销凭据稽核查验（费用发票） 注意：着重查看单据是否超预算、发票、车票等 | 友空间 | ||
| 06 | 总经理 | 审批超出预算与涉及招待费用的业务单据，另报销招待费项目需要总经理线下再做签批，部门级及以上领导的差旅报销单也需由总经理审批。内外销费用都需经过总经理审批 | 友空间 | ||
| 07 | 财务部长 | 流程相关审批人员登陆办公系统查看到审批消息，单击进入到待办消息中，点开此消息对单据审核签字，如果拒绝，写入相关意见驳回单据，退回到报销人 | 友空间 | ||
| 08 | 出纳付款 | 出纳将已审的报销单进行线下付款操作，并在友空间将该单据审批通过 | 友空间 | ||
| 09 | 报销人确认 | 报销人登陆办公系统查看到审批消息，确认已收到报销款 | 友空间 | ||
| 10 | 出纳确认 | 出纳登陆办公系统查看到审批消息，确认报销人已收到报销款项 | 友空间 |
- 参数设置
序号 | 参数分组 | 参数 | 参数值 |
| 01 | 单据在审批中价税合计控制(仅报销单) | 不控制/仅允许改小 | 不控制 |
| 02 | 账单生成报销单，报销金额归集方式 | 按账单转换模板生成/不自动生成 | 按账单转换模板生成 |
| 03 | 修正行程方式 | 自动修正（缺省）/人工 | 自动修正（缺省） |
- 系统实现
- 城市间交通费是出差人员要按照规定等级乘坐交通工具；
交通工具 | 火车(高铁、动车、全列软席） | 轮船 （不含旅游船） | 飞机 | 其他交通 （不含出租小汽车） |
高管人员 | 火车软座、软卧；高铁及动车一等座；全软席列车一等座 | 一等舱 | 高端经济舱 | 凭据报销 |
中层干部；已聘高级技术职务人员；首席专家 | 火车硬席（硬座、硬卧）；高铁/动车二等座；全列软席列车二等软座 | 二等舱 | 经济舱 | 凭据报销 |
其他人员 | 三等舱 | 经济舱 | 凭据报销 |
- 住宿费按照差旅费管理办法省内差旅费住宿费标准执行
标准
人员类别 | 一般城市 | 省会、直辖市、特区、 计划单列市 | 北京、上海、广州、深 圳 | |||
补助(元/ 天) | 宿费(元 /天) | 补助(元/ 天) | 宿费(元/ 天) | 补助(元/ 天) | 宿费(元/ 天) | |
一般工作 人员 | 100 (伙食补 助70，市内 交通费30) | 180 | 100 (伙食 补助70，市 内交通费 30) | 220 | 100 (伙食 补助70，市 内交通费 30) | 300 |
售后人员 | 120 (伙食补 助70，市内 交通费,50) | 180 | 120 (伙食 补助70，市 内交通 费,50) | 220 | 120 (伙食 补助70，市 内交通 费,50) | 300 |
驻外、小车 司机 | 补助100；住宿按一般工作人员宿费标准 | |||||
内销业务 员 | 补助200元/天；宿费：180元/天 | |||||
中层及以 上领导 | 补助50元/天；住宿实报实销 | |||||
下表为***领导住宿费执行报销标准的制度
职务 | 一般城市 | 省会、直辖市、特区、计划单列市 | 北京、上海、 广州、深圳 |
高管人员 | 400 | 500 | 600 |
中层干部；已聘高级技术职务人员；首席专家 | 280 | 330 | 430 |
其他人员 | 200 | 300 | 400 |
***差旅标准补助情况梳理
- 差旅费报销单交通费、住宿费用，报销标准按照报销人在人员基本信息中的任职职务配置。
- 出差人员未取得住宿费发票的不予报销住宿费。
- ***领导伙食补助费按照出差自然(日历)天数实行定额包干，每人每天70元，***公司业务人员参照补助表报销。补助不需要提供发票。
- ***领导市内交通费实行包干办法，按出差自然（日历）天数计发，每人每天补助30元，用于补助市内交通。***公司业务人员参照补助表报销。补助不需要提供发票。
- 费用控制，报销单据填制完成后系统自动检查对应的费用和费用项目预算额。若满足预算控制要求，单据提交成功，同时增加费用预算中对应预算项目的占用数；可以超预算提交单据，但需在审批中进行显示。
- 报销人通过手机拍照上传纸质发票电子图片或电子发票（PDF/OFD），报销单据填报完成，经流程审批完成后，转总账直接生成会计凭证。报销人上传电子图片或电子发票，保存时系统进行查重、验伪。
YS费控服务报销功能，手机APP（友空间）支持对原始票据（发票）的采集，采集方式包括智能识票（OCR），微信卡包，文件上传，手工录入与支付宝卡包，上传同时对发票进行增值税发票查重验伪。PC端同样支持查重验伪功能，单据在保存完成后发票直接进入到单据附件中，无需再次上传发票附件。
- 出纳将现金支付给报销人员，报销人员应该在系统(手机、电脑)中确认收到现金，在审批流程中进行审批确认，并在报销单上显示。经出纳确认后，报销人员不能取消确认收到现金功能。
PC端显示附件为层叠悬浮显示在报销单据页面前，手机APP端显示附件为点击后查看。如下图所示，
发票类型列举一览表
编号 | 票据名称 | 验伪 | 查重 | 不支持查重原因 |
invoice001 | 增值税普通发票 | √ | √ |
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invoice002 | 增值税专用发票 | √ | √ |
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invoice003 | 增值税电子普通发票 | √ | √ |
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invoice004 | 增值税电子专用发票 | √ | √ |
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invoice005 | 增值税电子普通发票（通行费） | √ | √ |
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invoice006 | 机动车发票 | √ | √ |
|
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