协同云-会议管理

1业务场景

友空间会议管理可支持会议预定、会中记录决策、会后纪要的会议全过程管理，包括会议室申请、预定、会议通知、会议提醒、会议取消。线上线下会议结合，满足大部分企业内部会议室预定的需求，以及对企业会议室资源进行高效管理的需求。

YonSuite 会议管理支持以下场景的应用：

1. 支持维护会议室位置信息、设备信息，设置会议室可用时间、会议室管理员等；
2. 可设置会议申请的审批流程，包括不审批、管理员审批和流程审批；
3. 可设置会议室的使用范围，支持集团组织对会议室资源进行分级管控；
4. 可查看目标时间内的空闲会议室，预定满足条件的会议室；
5. 会议室预定成功后会向相关参会人员发送通知，若预定者修改会议相关内容，参会人员也将收到会议修改提醒；
6. 会议预定成功的同时，系统会自动为全部参会人员创建日程，参会人员可在日程中查看自己的会议情况；
7. 会议预定者可以设置会前提醒时间，到达预置提醒时间后，会向相关参会人员发送通知提醒。

2业务流程

2.1业务流程图

2.2业务流程说明

3系统配置

3.1初始化设置

3.1.1时间设置

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设置会议时间间隔，会议预定开始时间、结束时间，自定义预定会议时间，可预定范围，可提前结束会议，释放会议室资源时间等。

3.1.2位置

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点击“新增位置”可创建新的地址信息，完成配置后可在会议室信息中选择使用；对已创建的地址信息可进行修改或删除。

3.1.3设备

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支持新增会议室配置的软硬件等配套设备。

3.1.4管理员设置

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管理人员可查看、统计、审批其负责的会议室。 管理员在“授权”节点中设置的“会议管理员”，与此处管理员的管理职能一致，管理范围遵循在“授权”节点设置的组织权限。

3.1.5支付方式

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支付方式可选择划拨单支付，设置会议室使用费用，启用后用户可划拨单付款。

3.1.6自定义角色

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管理员可自定义角色名称，在启用后会议中可指定该角色，分配人员承担角色责任。

3.1.7广告图设置

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管理员设置移动端会议管理应用中，上方轮播图的图片及图片打开链接。

3.1.8模版设置

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模板设置支持对不同会议室分类设置不同预定模板，以满足企业个性化管理需求。管理员可在模板设计页面的右侧设置该模版的生效范围：若选择“全局生效”，则预定全部会议室均需按照该模版填写；若选择“指定范围生效”，则需选择需要生效的会议室分类。其中，同一会议室分类最多可同时属于一个模版，且对某会议室分类单独设置的模版将优先于全局生效的模板生效。

3.2会议室管理设置

3.2.1会议室类型设置

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会议室管理员可维护自己管理范围内的会议室信息，包括会议室类型和会议室；会议室类型用于管理员批量管理会议室，方便对同类型会议室设置相同的配置；点击“新增分类”可新建会议室类型，也可修改和删除已经创建的会议室类型，其中在