领域实施方案-YonSuite协同云实施方案

领域实施方案-协同云实施方案

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XX公司YonSuite项目XX业务解决方案

用友网络科技股份有限公司

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目录

1 文档说明 

1.1 定位和目标 

1.2 阅读范围 

1.3 流程图说明 

2 企业基本情况

2.1 企业介绍 

2.2 企业组织机构 

2.3 企业操作人员 

2.4 本项目建设目标 

2.5 本项目实施单位及业务范围 

3 WEB门户解决方案

3.1 业务现状描述

3.2 业务场景描述 

3.3 业务流程图及说明 

3.3.1 业务流程图 

3.3.2 业务流程说明 

3.4 业务系统实现 

3.4.1 设置门户管理员 

3.4.2 创建门户 

3.4.3 设置使用范围 

3.4.4 设置管理者 

3.4.5 布局设置 

3.4.6 添加组件 

3.4.7 样式设置 

3.4.8 预览保存 

3.4.9 用户使用 

4 审批解决方案

4.1 业务现状描述 

4.2 业务场景描述 

4.2.1 表单分类 

4.2.2 用印申请单 

4.3 业务流程图及说明 

4.3.1 业务流程图 

4.3.2 业务流程说明 

4.4 业务系统实现 

4.4.1 新建分类 

4.4.2 创建表单 

4.4.3 表单设计 

4.4.4 流程设计 

4.4.5 打印设计 

4.4.6 保存启用 

4.4.7 使用范围 

4.4.8 用户操作 

5 公告解决方案

5.1 业务现状描述

5.2 业务场景描述 

5.3 业务流程图及说明 

5.3.1 业务流程图 

5.3.2 业务流程说明 

5.4 业务系统实现 

5.4.1 创建公告分类 

5.4.2 新建公告 

5.4.3 公告审核 

5.4.4 公告浏览/评论 

5.4.5 公告管理 

6 文库解决方案

6.1 业务现状描述

6.2 业务场景描述 

6.3 业务流程图及说明 

6.3.1 业务流程图 

6.3.2 业务流程说明 

6.4 业务系统实现 

6.4.1 创建文库分类 

6.4.2 文件授权 

6.4.3 上传文件 

6.4.4 管理文件 

6.4.5 文件浏览/下载 

7 会议管理解决方案

7.1 业务现状描述

7.2 业务场景描述 

7.3 业务流程图及说明 

7.3.1 业务流程图 

7.3.2 业务流程说明 

7.4 业务系统实现 

7.4.1 初始化设置 

7.4.2 会议类型设置 

7.4.3 会议室设置 

7.4.4 会议室预定 

7.4.5 会议室审批 

7.4.6 参会回执 

7.4.7 参加会议 

7.4.8 会议投屏 

8 需求实现方案汇总 

9 持续运营建议 

1、文档说明

1.1 定位和目标

客户成功规划：《项目实施计划》《项目启动会会议》

构建在线：《需求调研问卷》《业务解决方案》《系统测试报告》《系统上线报告》《业务操作手册》《业务培训PPT》

持续运营：《项目阶段总结报告》《问题跟踪表》

• 本解决方案是方案设计阶段的里程碑成果文档。项目总共分三个阶段，项目组已经完成第三阶段的工作。
• 本解决方案是用友项目组通过前期对某客户调研，以及调研形成的需求分析报告，进行某公司目标业务流程设计；业务场景实现、配套的政策与建议。
• 本解决方案是参照现有各公司的业务流程及管理制度内容进行撰写。为保证报告的统一性，在业务流程上共性的业对于各公司中个性化的业务和方案，我们也在解决方案中尽可能补充。
• 在成文过程中，得过了项目组同仁的大力帮助和支持，以及各公司业务部门关键用户的鼎力配合，在此特别向各位表示感谢！由于方案时间紧迫，差错和不足之处在所难免，请大家及时补充和纠正。下一步，将依据本解决方案进行项目上线。
• 本文档经过双方项目经理签字、加盖公章后，确认本报告所述内容是真实可靠的；并表示解决方案阶段已经结束，达到项目目标，实施进入下一阶段工作。
• 为控制项目风险，保证项目成功，双方都有义务保证方案的稳定性和完整性。如果在系统建设和上线切换阶段需要对方案进行调整，双方应该本着双赢的原则按照变更流程进行变更。

1.2 阅读范围

本文档的传阅范围包括：关键用户及管理者、项目组成员、用友项目组、用友项目管理办公室（PMO）。

1、关键用户及管理者：主要确认本文档内容的相对准确及完整，是最终使用者。

2、某项目组成员：包括项目总监、项目经理与系统管理员，是整个项目需求确立、设计、实施规划、执行与控制人员，主要关心本文档的业务范围、核心需求、需求分析及解决思路。

3、用友项目组：项目实施组织者和进度推动者，也是实际业务与系统匹配的实现者。其主要关心产品的实施范围、项目的边界、需求的满足、管理的要求，以便能够确实地理解用户需求。

4、用友项目管理办公室（PMO）:包括用友项目总监或实施总监，PMO评审专员，PMO管理专员。负责本项目文档的质量评审，权责确认，绩效评价，从过程管理的角度确保项目质量。

1.3 流程图说明

2、企业基本情况

2.1企业介绍

2.2企业组织机构

2.3企业操作人员

2.4本项目建设目标

2.5本项目实施单位及业务范围

3、WEB门户解决方案

3.1业务现状描述

• 公司的各类新闻或公告通知，通过微信群、QQ群发送给员工，或者打印后贴到厂区/办公楼板报栏，缺少统一的新闻或公告汇集展示区
• 各类的审批待办或任务相对分散独立，没有统一的处理入口
• 公司没有统一的内部办公门户
• 各级单位需要有独立的办公门户，满足不同组织、部门、角色对专属门户的办公需求
• 没有查看公司关键数据或报表的统一入口，目前都是线下单独报送给公司领导

3.2业务场景描述

  web门户作为统一的办公入口，聚合待办任务，聚合应用服务，聚合展示各类数据信息，通过自定义的形式，可以快速组建企业多维信息门户、主题门户、角色门户、决策门户。

• 支持门户分级权限管理，方便集团型企业的管理权限下放
• 支持系统预置门户模板，方便门户管理员快速配置企业门户
• 支持多维门户定制，针对不同岗位或组织层级定制专属门户，从而提高使用者获取信息的便捷性
• 支持门户主题定制，提供预置的门户主题库和自定义门户主题库 
• 支持预置的门户组件库和企业自定义门户组件
• 聚合各系统待办任务和消息，有效促成信息共享

3.3业务流程图及说明

3.3.1业务流程图 

3.3.2业务流程说明

3.4 业务系统实现

3.4.1设置门户管理员

业务说明：门户管理可以由租户管理员统一设置，也可以由专职的部门负责，比如办公室或党委宣传部门，如果需要指定专职部门，需要单独授权办公室或党委宣传来负责门户的管理和维护。

角色：租户管理员

路径：数字化建模→权限管理→授权

Step1：租户管理员进入【授权】节点，按用户授权，分配系统默认的【门户管理员】角色给对应用户。

3.4.2创建门户

业务说明：租户管理员/门户管理员先创建门户，定义工作台名称、logo、logo显示方式等

角色：租户管理员/门户管理员

路径：数字化建模→系统管理→工作台管理

Step1：租户管理员/门户管理员进入【工作台管理】节点，点击【创建工作台】，

Step2：录入工作台名称，上传单位logo，选择logo显示方式

3.4.3设置使用范围

业务说明：工作台门户可以定义不同的使用范围，实现不同组织、用户使用不同的门户。 

角色：租户管理员/门户管理员

路径：数字化建模→系统管理→工作台管理

Step1：租户管理员/门户管理员在工作台创建页面，设置工作台门户的所属组织，可以按租户、组织、部门、员工、角色分别设置使用范围。

3.4.4设置管理者

业务说明：新创建的工作台门户，可以单独设置工作台门户管理者，实现工作台门户的分级、分权管理，由管理者专职维护此工作台门户。如果不需要单独设置管理者，则租户管理员和门户管理员默认为门户管理者。

角色：租户管理员/门户管理员

路径：数字化建模→系统管理→工作台管理

Step1：租户管理员/门户管理员在工作台创建页面，设置当前工作台的管理者。

3.4.5布局设置

业务说明：布局设置中，主要是选择布局的展示方式，可以使用流式布局、2:1布局、1:1:1布局，或者参照已用工作台门户创建。

角色：租户管理员/门户管理员/工作台管理者

路径：数字化建模→系统管理→工作台管理

Step1：点击下一步后，选择空白工作台布局中的流式布局。

Stept2：在【布局】页签下，可以选择添加行布局，可以使用预制的行布局，也可以添加自定义行布局。

3.4.6添加组件

业务说明：通过添加组件，将广告位、办公协同（公告、文库、审批中心）、团队协作、社交沟通、常用应用、快捷应用、常用磁贴、分析报表添加到布局中，将不同的组件进行组合，搭建不同的信息门户、主题门户、决策门户

角色：租户管理员/门户管理员/工作台管理者

路径：数字化建模→系统管理→工作台管理

Step1：在【组件】页签下，依次分别添加广告图、审批中心、公告、图文公告、文库、微邮、项目、日程、资金占比分析等组件。

3.4.7样式设置

业务说明：系统提供7种默认的系统主题，也可以单独增加自定义主题，通过自定义主题，可以单独调整头部样式设置、背景样式设置、导航样式设置、内容区头部设置，以满足不同企业对主题色的个性化要求 

角色：租户管理员/门户管理员/工作台管理者

路径：数字化建模→系统管理→工作台管理

Step1：在【样式】页签下，可以选择系统默认主题-中国红。

Step2：或者单独增加自定义主题，点击自定义主题下的‘+’号，

在自定义主题下，分别进行头部设置、背景设置、导航设置、内容区头部设置

Step2：点击【保存】，则完成对门户的设计。

Step3：保存后，门户默认是停用状态，在工作台管理下，需要将门户状态设置为启用。

3.4.9用户使用

业务说明：门户启用后，对应的用户就可以使用此门户。

角色：门户使用这

路径：工作台

Step1：用户登录系统后，在左上角切换到集团门户，可以处理日常待办事项并直观的查看门户上的公告、新闻、文库知识等。

4、审批解决方案

4.1业务现状描述

1. 日常行政、业务类的审批事项，通过线下手工处理，处理方式比较传统； 
2. 下级单位的请示或合同审批，需要专人到总部找领导审批，即费时又耗费人力；
3. 如果领导出差或开会，各类审批事项停滞，影响了业务的正常推进；
4. 线下手工审批不规范，公司的流程管理制度不能真正落实到位，一些重要事项事后才进行补签处理；
5. 审批后的各类业务数据，无法进行有效的统计分析；

4.2业务场景描述

  审批是友空间协同办公的核心模块，利用全新的表单和工作流引擎技术，提供图形化的表单、流程定制工具，通过表单+流程的方式，搭建组织特有的管理制度和流程，可进行内部调研问卷业务，临时性工作汇报和请示等自由流程，并主要应用于各类行政、事务性申请和审批业务，如行政类的印章申请、合同审批、接待申请流程，IT类的设备保修申请、业务系统权限申请，营销类的市场活动申请、产品报价审批。

  满足企业行政办公、日常业务审批需求，并可实时导出相关数据进行统计和分析，大大提高了组织管理的规范性和可控性，提升了企业工作效率

  用户可以通过移动端或者Web端快速发起审批，并且跟踪流程的处理进度。作为审批人则可以即时收到审批通知，随时随地处理审批。解决了线下审批中出现的审批时间长，流程效率低，不规范，权责不明确等问题。

4.2.1表单分类

由于公司涉及的业务审批单据相对较多，可以根据业务归属管理部门或业务性质，将审批单据分类，如将用印申请、用车申请、接待申请统一划归为行政类，将设备保修申请、业务系统权限申请划归为IT类，各类审批需要由相关的主管业务部门进行单独管理和维护，可以分别设置不同的分类管理员进行独立管理，具体分类及相关的管理员如下：

4.2.2用印申请单

目前公司各类用章线下审批，审批周期长，不便于后续跟踪查询，通过线上审批表单进行无纸化审批，进一步规范用印操作和应用，实现移动审批快速处理，并可对后续用印情况进行进一步的查询和分析数据处理。

4.2.2.1表单样式

结合原有单据和调研情况，表单样式如下：

4.2.2.2表单字段

表单中涉及的字段和字段属性要求如下：

4.2.2.3审批流程

审批流程图：

审批流程说明：

4.3业务流程图及说明

4.3.1业务流程图

4.3.2业务流程说明

4.4业务系统实现

4.4.1新建分类

业务说明：根据业务场景中的表单分类，分别建立行政类、IT类、营销类三个分类

角色：审批管理员

路径：协同服务→审批→表单管理

Step1：在【表单新增】下，点击【新增】按钮，输入分类名称后，如行政类，按回车键保存，则分类建立成功。

4.4.2创建表单

业务说明：以创建用印申请单为例， 

角色：审批管理员

路径：协同服务→审批→表单管理

Step1：点击【新建表单】按钮，输入表单名称：用印申请，选择表单分类：行政类。

Step2：点击保存按钮后，进入到表单设计界面

4.4。3表单设计

业务说明：在表单设计页面上可设计表单，添加布局和控件，并定义表单布局样式、控件属性。 

角色：审批管理员

路径：协同服务→审批→表单管理

Step1：布局设计：

从左侧布局区域，拖拽表格布局至画布区域，并定义表格行列数或者添加明细子表。

Step2：添加控件：

从左侧控件区域，拖拽控件至表格布局上，并调整控件属性，如标题名称、必填项、标题字体、输入框颜色等。

Step3：切换到【表单设置】下可以进行表单样式设置，可以选择系统预制的主题。或者单独对表格布局、控件属性进行设置。

4.4.4流程设计

业务说明：表单类型支持使用固定流程、自由流、高级自由流、数据收集。

数据收集：管理员不需要设计流程，直接保存启用，发起人直接提交即可；主要用于基础档案参照、数据收集、调研问卷等；

自由流：管理员不需要设计流程，直接保存启用，发起人直接选择人员后，提交即可；

高级自由流：管理员不需要设计流程，直接保存启用，发起人设计流程环节和参与人，然后提交即可；

固定流：管理员需要根据公司的流程管理制度来设计流程模型。

角色：审批管理员

路径：协同服务→审批→表单管理

Step1：切换到【流程设计】页签，勾选【使用固定流】，点击【创建新流程】。

Step2：在流程设计界面，添加活动节点、

Step3：双击活动节点，设置活动节点名称

Step4：设置流程节点的审批人

部门负责人节点的参与人选择【发起人部门负责人】；

办公室主任节点的参与人选择职位：办公室主任

印章管理员节点的参与人选择职位：印章管理员

Step5：流程节点、参与人等设计完毕，点击【保存并发布】，完成流程的设计工作。

4.4.5打印设计

业务说明：表单默认支持【另存为PDF】和【网页打印】，如果以上两种不满足客户打印要求，可以单独设置打印模板

角色：审批管理

路径：协同服务→审批→表单管理

切换到【打印设计页签】，进行具体的打印设计。

Step1：设计打印模板名称

Stept2：选择布局方式，默认为自由拖拽，可选择自由拖拽或容器吸附；

Stept3：设置模板头部名称

Stept4：设置主表或子表打印字段，

如果是主表字段，请拖拽【卡片】控件；

如果是明细子表字段，必须使用【列表】控件

4.4.6保存启用

业务说明：表单、流程、打印模板设置完毕后，必须保存启用后才会生效。

角色：审批管理员

路径：协同服务→审批→表单管理

Step1：点击【保存并启用】，完成表单、流程、打印设计。

4.4.7使用范围

业务说明：各类不同的单据，由于使用部门或使用对象不同，可单独设置审批表单的使用范围。

角色：审批管理员

路径：协同服务→审批→表单管理

Step1：审批的使用范围默认为【全员可见】，可按组织、部门、职务、职位、角色、人员设置部分人员使用。

4.4.8用户操作

业务说明：用户通过移动端或WEB端可以填写日常审批单据，随时随地发起日常审批，跟踪业务处理进展。

角色：全员

WEB端路径：协同服务→审批→发起流程

移动端路径：工作台→审批

Step1：用户通过web端和手机端可以发起日常审批单据。

Step2：审批用户在待办中心或审批中心可以及时处理各类待办事项。

5、公告解决方案

5.1业务现状描述

• 公司的各类新闻或公告通知，通过微信群、QQ群发送给员工，或者打印后贴到厂区/办公楼板报栏，缺少统一的发布方式；
• 通知公告信息传递不及时，无法快速触达员工；
• 通知公告发布后，不能有效统计员工的阅