总账

总体概述

总账作为财务会计系统的核心，除了满足企业日常基本财务核算工作中常用的凭证管理、往来核销管理、汇兑损益处理、自定义转账、期末处理、常用账簿查询等业务要求外，同时提供有现金流量分析及查询、账簿间财务折算、各财务组织间的内部交易对账与内部交易协同等特殊业务功能。总账系统使用时以财务核算账簿为主组织，因此可按不同账簿分别灵活设置其业务流程。

总账产品在组织管理和基础数据基本搭建完毕的基础上，可直接填制凭证，也可由财务核算的其他系统（存货核算、资产核算、费用预算、应收/付管理、报销管理等）经会计平台向总账传递凭证；无论是会计平台传递，还是总账直接形成的凭证均可提供给企业报表及合并报表调用；同时总账凭证也可受费用预算或全面预算的管控。

产品功能架构如下图所示。

总账服务应用架构图

应用价值

同一财务组织可按不同报告要求建立多个核算账簿，各核算账簿的会计科目、本位币、会计期间可以不相同，以满足境外上市、境外设立分支机构集团企业核算要求。提供两种二级核算单位核算模式：同一法人公司下各自独立经营的业务单元，可统一在公司的核算账簿中核算，用业务单元来区隔数据；也可以按业务单元分别建立各自的核算账簿独立核算。

总账支持财务组织多版本，通过设定财务组织版本的有效期来实现与基础数据的有效性进行对应，满足企业在跨年度、跨公司场景下组织机构变动与科目体系变动后对于历史数据的保存和查询使用。

日常凭证处理可通过参数配置方式，满足多种处理流程，如：制单——审核——记账；制单——记账；制单——出纳签字——审核——记账；制单——审核——出纳签字——记账。

凭证可挂接原始单据附件。

总账支持多币种与多主币：

多币种：同一科目核算多个币种、不同科目核算不同币种。

支持多主币：每笔业务最多可记录四种货币金额。

• 原币金额：交易发生货币金额；
• 账簿本币：每个财务组织自己的核算本位币金额；
• 集团本币：记录满足集团报告要求的集团本位币金额；
• 全局本币：满足全局（跨所有集团）报告要求的全局本位币金额 。

灵活快捷的内部交易处理：

• 内部交易对账：内部交易双方自动对账，自动生成对账报告。
• 内部交易协同：内部交易双方凭证自动协同生成。

月末处理：

• 各种类型转账凭证自动生成：通过灵活的公式配置，按科目+辅助核算进行结转、分摊、归集；自动结转汇兑损益。
• 对账：月末可以进行总账与固定资产、资金结算、应收、应付、存货对账。
• 关账：为了保证本月日常业务已完成，可以进行各种月末处理工作，需对当月日常业务进行关账。以保证月末处理的正确性。总账部分科目可进行提前关账，提前关账后，成本系统才能依据提前关账的科目进行月末处理。新增批量关账功能，并支持在总账本期关账后，上游系统单据自动生成下期凭证的模式。
• 结账：当月所有业务全部完成，可进行结账。支持跟企业报表进行月度一致性检查，确保账表数据相符，并可控制总账的反结账。
• 个性月结：支持按企业个性化的需求设置月结检查项目，并且检查项目责任到人，包产到户，能够确保结账工作顺利执行。

现金流量分析与查询：可在录入业务凭证时直接记入现金流量项目，也可在事后按规则自动分析生成现金流量项目数据。并根据现金流量分析的结果，按照指定的查询条件查询一定日期范围内各现金流量表项的数据分配情况；

政府会计制度应用：可按政府会计制度建立政府会计科目体系，制作政府会计凭证，可在同一凭证上展示财务分录和预算分录，可进行财务预算差异分析；

利润中心应用：为适应管理会计业务的需要，实现按利润中心维度进行数据的核算和统计。

应用场景

场景一：会计科目管控

业务描述

会计科目管控指的是会计科目的分级使用管理，体现集团会计政策管控的要求，随集团组织机构设置的不同而形成相应的管理形态。

多集团的各组织机构形式如1-1图所示：

图1-1多集团组织机构图

根据组织机构图，会计科目的多级管控如图1-2所示：

图1-2科目多级管控业务模型

说明：

从母集团开始建立会计科目，形成科目表并逐级下发，构成科目表树。

各级科目表在上级科目表下发科目的基础上，可自建科目，也可对继承自上级科目表的科目细化（如追加下级明细或末级科目）。

各财务组织（集团总部、子集团、公司等）通过引用不同的科目表来实现各自的核算要求；有时会跨级引用，例如子公司直接选用集团总部制定的科目表。

科目表的制定者和使用者可能相同，也可能不同。

科目表设置的层级不同将形成不同级次的管控模式（统一管控、二级管控、多级管控）：

• 统一管控模式：母集团统一设置一或多个科目表（多个科目表时可以分级）供下级单位使用，通常科目表的设计者不是使用者，多用于集权度高的集团企业。
• 二级管控模式：各子集团可按自身的管理需求，制定科目表并下发给本集团所属各级财务组织，多用于按子集团运作为主的多元产业集团。
• 多级管控模式：分子公司在子集团下发科目表的基础上细化科目表，分别形成本单位的科目表进行使用，有时也提供给下级单位或其他平级单位；科目的使用者是制定者的情况居多。

会计核算要求一致的财务组织间，即便不处在一个组织机构层级上，也能共享同一套科目表。

上级科目表预留的科目，下级科目表自建时不能占用。

上级科目表中科目变动时，如插入中间级科目、增加末级科目，对下级科目表造成影响应可控。

组织机构变动时，若不改核算政策，科目表可不变；若调整核算政策则重新引用科目表。

业务流程

图1-3科目多级管控业务流程

说明：

• 母集团集中创建科目体系，每一科目体系自动携带一套根科目表；
• 母集团集中创建、维护根科目表。
• 新创建的科目表默认携带一套科目控制规则，该规则可修改，也可新增控制规则。
• 每套科目控制规则下可挂一至多个下级科目表，下级科目表同时受上级科目表及所对应的科目控制规则约束；如此逐层建立形成科目表树形结构。
• 按科目表进行版本化管理，调整科目或形成新的版本，并按版本指定其生效日期。
• 母集团、各子集团及财务组织均可以选择科目控制规则创建各自的科目表，但最终必然按科目体系形成一套统一的科目表树。
• 每个科目表即是一套会计科目，无论是母集团、子集团、财务组织，其所设置的下级科目表可在继承上级科目表科目的基础上自建或细化科目。
• 根据组织层级，母集团只能选用母集团所设的各级科目表；子集团可选用母集团及本子集团所设的科目表；财务组织可选用母集团、本子集团或本组织所设置的科目表。

场景二：总账日常核算（凭证管理）

业务描述

财务核算记录日常发生的经济业务，经济业务在财务核算中体现为会计凭证，因此会计凭证管理是财务核算的核心内容。产品中会计凭证来源包括手工直接录入、各类业务单据通过会计平台生成总账凭证、通过接口从外部系统导入。总账的凭证管理主要包括凭证保存、出纳签字、凭证审核、凭证记账、凭证冲销和凭证打印等业务操作，同时，还支持调整期凭证录入与管理、协同凭证生成、凭证即时折算、现金流量即时分析、联查预算、联查序时账等协作性业务。

图2-1总账凭证管理业务

说明：

重要业务处理基本在填制凭证环节就可完成。

会计角色业务处理：

• 根据原始凭单录入凭证, 录入过程中可暂存，录完后保存凭证；
• 查询已存凭证是否经会计主管/出纳审核通过，未通过则修改；
• 打印要存档的会计凭证。

财务主管业务处理：

• 根据凭证发生业务，进行凭证审核；
• 对有错凭证标错，退回会计；
• 对审核通过的凭证汇总、记账，准备出报表。

出纳人员业务处理：

• 审核有现金类科目的凭证；
• 记录涉及现金类科目的结算信息；
• 执行现金结算。

快速形成分摊凭证：既可按核算对象在同一会计期间快速分摊，也可将同一笔核算业务在多个期间进行分摊：

• 按核算对象在同一会计期间快速分摊；
• 同一笔核算业务在多个期间进行分摊。

在凭证分录上记录业务日期，反映分录所核算业务的实际发生日期：

参照核销:

• 在总账中处理应收账款核销业务，收款凭证中核销号参照应收账款的核销号生成;
• 在总账中处理预收账款核销业务，应收账款凭证中核销号参照预收款的核销号生成;

总账凭证复制后凭证以制单日期的汇率为准。

凭证批量导入后的制单人为导入操作人，避免凭证制单人和导入操作人不一致，规范制单操作行为。

凭证中辅助核算项可以跨组织选择人员档案，实际业务中，不启用前端业务模块时，可在总账中解决跨组织或部门人员费用报销。

业务流程

图2-2不同参数管控下的凭证管理流程

说明：

凭证管理核心业务可分为制单、审核、签字和记账几个环节。

凭证管理各类业务操作可通过参数化配置设成不同的次序，如：

• 制单-->审核-->签字-->记账
• 制单-->签字-->审核-->记账
• 制单-->记账
• 制单 -->审核 -->记账
• 制单->签字-->记账

支持凭证模板配置，实现个性化的凭证显示界面。

不同企业、不同操作员其业务特点和喜好不同，利用平台“模板设置”为用户提供凭证定制功能。

• 支持凭证表头字段设置，包括显示颜色、字段显示等内容。
• 支持凭证分录表体字段的列宽配置。

凭证从制单开始，直至记账、冲销各环节均支持各种状态下的即时查询。

场景三：多账簿管理

多账簿起源于集团企业中的财务组织需要对财务账簿按多规则进行反映和统计，核心在于账簿分离，如图3-1所示。

图3-1多账簿业务模型

根据组织机构和财务考核要求的不同，多账簿应用通常可分为跨国集团（境外分支机构、境外上市）应用、跨行业集团、内部管理和对外报告两套账、多责任中心、外币分账制等模式，其中尤以跨国集团应用最为典型。

各应用模式按分账标准、分账层次、所使用的科目、核算流程、权限控制、凭证记录方式等方面各有其要求，详见下表：

表3-1 多账薄应用模式比较

场景三-1：跨国集团

业务描述

图3-2跨国集团多账簿业务

说明：

跨国集团的集团总部和分、子公司均是独立的法人主体。

跨国集团按组织结构模式通常分为如下三种（后两种也可合并为境外设立分支机构），但其实质是集团内各财务组织要遵循多个不同的会计准则或制度进行会计核算，为此需按会计准则分账：

• 国内集团企业海外多地上市
• 国内企业在海外设立分支机构
• 国外企业在国内设立分支机构

既可按集团，也可按公司进行分账，境外上市模式要求集团和各子公司都要同时分设境内账和上市所在地账；境外设分支机构模式则只需境外公司分设境内账和境外账；

分账后各账簿间的权限要求不同；

通常情况下对应于不同会计准则的核算账簿，其会计科目、期间、币种会有所不同，核算流程也可能不一致；

同一笔会计业务按不同会计准则分别形成各个账簿间的会计凭证。

业务流程

图3-3多账簿总体应用流程

说明：

• 应用准备环节中，建立责任核算账簿主要用于内外两套账的业务模式，该模式下，责任核算账簿建立后的应用由管理会计领域说明，此处不赘述。
• 凭证协同方式应用于跨行业集团、多责任中心业务模式，该模式下通过协同方式在多个账簿间传递凭证。
• 跨财务组织间的不同币种账簿直接协同。例如A公司A1账簿设人民币为记账本币，B公司B1账簿设美元为记账本币，B2账簿设人民币为记账本币，则只能A1和B2协同，B2折算给B1。

场景三-2：跨行业集团

业务描述

图3-4跨行业集团的多账簿业务

说明：

跨行业集团的集团总部及其下属工业子集团、旅游业子集团、商业子集团都是独立的法人主体。

企业集团的成员企业往往覆盖多个行业，成员企业间业务并不相关，为满足不同行业会计报告的要求，需分别设账。

集团内的成员企业间关系分为两类：

• 成员间可能存在内部交易，集团需要在财务层面上统一协调与控制各投资对象，以财务预算为前提，以资金管理为手段，以会计核算为基础，集中监控或考评子公司的财务；
• 成员间没有任何关系，上层集团一般采用汇总报表和合并报表的方式来监控、评价下层各企业(或集团)。

集团统一设置会计期间，分行业设置会计科目和对应账簿体系，按业务直接形成各自行业凭证。

账簿体系为满足合并报表的需要，可以对集团内部的经济业务进行特别的标记，形成内部业务的明细账簿，内部经济业务包括：

• 集团内部的股权投资；
• 内部收益与内部应收、应付股利；
• 内部债权债务；
• 内部存货、固定资产、无形资产；
• 相关损益结转与利润分配。

业务流程

同场景三-1的业务流程说明，若存在内部交易业务，则日常业务处理时应进行凭证协同处理。

场景三-3：内外两套账(内外报告分离)

业务描述

图3-5内外账簿分离

说明：

集团总部从考核角度出发，对各子公司的收入、成本、费用进行划分，这种划分可能与会计制度对这些会计要素的规定不完全相同。

需要分别按会计制度规定（财务核算账，也称外账）和企业内部管理规定（管理会计账，也称内账）分别处理同一原始业务，形成内、外账各自的凭证和账簿记录，据此分别形成对外财务报表和内部管理报表。

企业集团存在多级法人结构，从集团总部到公司的每个法人企业均按管理要求分设内、外账簿：

• 内、外账在会计期间和记账本位币上没有区别；
• 内、外账的科目通常在科目核算体系或科目明细程度上会有所不同；
• 大部分业务同时在内、外两个账簿中记账，且记账科目与金额相同；少量业务在这两套账中记账的科目、金额有区别；还有少量业务只在对内的账簿中记账。

业务流程

• 需要同时建立财务核算账簿和责任核算账簿。
• 管理会计单独运用（内账），详见管理会计手册。
• 内、外账之间通过会计平台相互传递凭证，详见会计平台手册中相关内容。

场景三-4：多责任中心(财税分离)

业务描述

图3-6 多责任中心和财税分离场景

说明：

• 企业整体是一个法人单位，下属可能有独立核算的分公司或事业部。
• 下属单位不具有独立的法人资格，但在地域上比较分散，实行独立核算或被授予内部法人的地位
• 下属单位是否独立核算都不具有真实法人地位，但因地域原因，某些业务需向分公司所在地交税，因此需向当地税务部门提供交税业务按会计制度规定口径的税务报告。
• 各下属单位独立核算时，所用的会计科目、会计期间、币种相同，但核算流程与计量规则上可能存在差别，且各责任中心间发生的内部业务，需要协同记账。
• 公司对外业务需在公司级账簿中反映，形成对外财务报告，并按责任关系同时记录到某责任中心的账上。

业务流程

同场景三-1的业务流程。

场景三-5：外币分账制

业务描述

图3-7外币分账制业务描述

说明：

• 按财务部规定，有外汇业务的金融企业(包括银行、保险公司、证券公司、信托投资公司、期货公司、基金管理公司、租赁公司、财务公司等)，可以自主选择采用外汇分账制或外币统账制核算方法，目前国内的证券公司和商业银行及企业财务公司对外汇业务普遍采用外汇分账制进行核算。
• 外汇分账制下，各种外币业务均以原币填制记账凭证、登记账簿、编制报表，涉及不同货币的业务则通过设置一个过渡科目(如"货币兑换"或"外汇买卖"科目)处理，各种货币之间的兑换及账务之间的联系均通过该过渡科目。
• 会计期末，各外币账户及上述过渡科目的余额均按国家规定的会计期末汇率折算为记账本位币，"货币兑换"或"外汇买卖"科目中由于汇率变动所产生的余额则转为汇兑损益并计入当期损益。
• 实际业务上一般仅对美元、港币等大币种单独建账核算，对于一些小币种（如泰国铢）则不单设账簿，而是作为外币录入到某一大币种账中。
• 为此，金融企业除了人民币账簿外，还需要为各主要外汇大币种设置不同的账簿进行核算并编制会计报表，所有账簿必须按照金融企业会计制度进行核算；这些不同的账簿不分主从，相互独立。

业务流程

• 常规处理同场景三-1的业务流程。
• 外币分账制可通过在同一财务组织的不同核算账簿中设不同记账本位币实现，也可同一账簿分别取用全局、集团、组织本位，建议采用前一种方式。

场景四：二级核算

业务描述

图4-1 二级核算业务

二级核算单位不独立建账：

• 同一法人公司下，存在非法人的二级核算单位；
• 二级核算单位各有其独立的经营业务，独立建立业务组织；但不单独建账，所有业务合并在法人公司核算账簿中核算;
• 要求在同一核算账簿下，可按二级核算单位细分出总账数据，各自出具报表。

法人公司下部分子公司的核算政策和法人公司完全一致，且其业务集中、核算简单，也可能出于集约化考虑，通过二级核算单位进行核算。

二级核算单位独立建账：

• 同一法人公司下，存在非法人的二级核算单位，这些单位有独立的经营业务；
• 二级核算单位在总账中独立建账簿进行核算，独立填报本业务组织的报表；
• 部分业务可能需在上级公司的核算账中核算，同一笔业务同时在两个核算账簿中反应。

业务流程

场景五：内部交易核算

业务描述

集团内部交易业务通常可区分为六大类：

• 日常业务类：主要是集团内相关单位之间销售商品、劳务形成各方之间的存货、产品、固定资产、无形资产和在建工程等；
• 资金往来类：集团内上下级单位资金之间的划拨、平级单位之间的借款和应付、付款；
• 资产划拨类:除资金之外的资产(如固定资产、物资等)的划拨；
• 税收类:下级单位向母公司划入应交税款，由母公司合并缴纳；
• 利润类：下级单位将成本利润上划给上级单位；
• 投资类：集团内各单位间追加投资和确认投资收益。

集团内单位之间存在内部交易业务时，要在交易的各方间进行核算并对账；

集团对外提供合并报表前，需在合并范围内完成单位间对账，对符后确定抵消数据；总账结账前也要完成集团内对账，对符后方可结账，总账的对账结果可提供给合并报表使用。

集团内部交易中，若两个财务组织间主账簿的币种不同，可按主账簿进行对账，这种对账仅为及时核对检查对账双方记账的及时、准确，不进行合并。

总额对账查询支持按照主账簿对账规则查询,并可选择会计期间方案。

内部交易公有协同规则支持引用按主账簿对账的内部交易对账规则。

内部交易对账节点打印功能完善。

协同已确认消息发送协同人。

业务流程

图5-1内部交易对账实现