1 A公司企业现状及业务背景

1.1 企业情况

A公司是一家专注工业水处理设备为主体经营项目的高新技术企业，公司集研发设计、生产制造、系统集成、营销服务、及水处理工程设计、安装调试、运营维护的一体化装备制造企业，公司拥有独立的生产工厂和实验基地。

在技术研发方面，已有多想专利技术及成套产品获得了电力规划设计总院、国电科学技术研究院等园所知名专家的肯定与推荐，并且部分技术成果已经被水利部采纳推广。

公司以水处理设备生产为主，同时兼顾设备安装调试，公司在水处理设备的生产供应，设计选型，技术支持等方面有着较强的实力和独到的经验，承接项目变过大江南北，已成为国内大多数水处理工程公司的设备供应合作厂家，并在全国各地拥有自己独立的服务网络!主营产品包括全自动软水器，反渗透设备、EDI超纯水装置，全程综合水处理器，射频水处理器，矿泉水，纯净水生产设备，超滤水装置等。

公司本着以人为本、以和谐为宗旨、以诚信为基石、以品质为保障、以保真、保质、保价为方针、以不断创新为利器、以互动双赢为目的的经营理；一直走在环保行业的最前端。竭诚为中国环保行业的振兴发展贡献自己的力量。

1.2 业务背景

A.公司电脑及网络设备情况：公司由于保密性原则，财务部、采购部、销售部、库房等各部门使用的电脑都断绝外网，由信息部搭建配置完好公司网络，具备内网的使用条件。

B.公司使用的数字化管理系统情况：公司并没有使用ERP软件，各部门使用Excel表格记录各自的工作数据，且Excel只保存在自己的电脑上，并未共享。

C.公司业务的运行模式：

①项目签订：由销售部寻找项目，然后由设计研发部评估项目产品用料，再由采购部根据用料结合历史采购价格统计产品成本价格，销售部再结合近期相似项目的费用情况跟项目甲方签订项目合同。

②物资采购：项目签订后，采购部根据设计研发部出具的用料清单，询问库房库存情况标注缺料情况，按需制定该项目的采购计划，然后跟供应商协商后下达采购订单，同时约定送货计划。

③库房入库：供应商货物送达后，由采购部、质检部、库房到现场进行收货流程，采购部规划货物所属项目，质检部进行货物检验，库房进行数目清点，并根据采购部指定的物料所归属的项目将物料按项目进行存放保管。

④生产领用：生产部根据销售订单指定生产任务，然后根据生产进度及物料到料情况到库房领用该项目的物料。

⑤产品安装调试：当产品在生产车间组装到一定程度后，运抵项目现场进行组装调整，期间所欠缺或调换的物料仍有库房提供或自采记账。

⑥项目交付。

⑦项目回款。

⑧采购发票统计管理：当供应商送到采购发票后，采购部记录采购发票，然后跟入库情况进行核对，记录哪些入库已到票，哪些入库没有到票。

D.公司管理的痛点难点：公司管理上的最大的痛点在于各部门之间信息不共享。恰如信息孤岛，其他人想要只要需要了解哪些信息需要询问该部门人员，再由该部门人员统计告知，信息流通性差，效率低，信息需要共享的方面及业务场景如下：

①物料的历史采购价格：研发部只能根据项目产品来设计产品需用的物料，但是统计成本时涉及到采购价格，采购价格需要通过采购人员进行查询才得知。

②库存信息：当采购人员进行按需采购时候，不了解库存信息，需要跟库房了解，库房查询的时候仍需跟存储的实物与账务进行核对才能反馈信息。

③未到货情况统计：需要采购人员在自己的Excel表中录入一次入库情况，跟库房人员的统计录入重复工作了。

④采购发票统计：采购人员进行到票统计，财务人员再次统计发票到票情况。

⑤项目用料成本核算：财务人员需要跟库房询问各个项目用料情况，然后再结合采购发票或采购合同来核算项目成本。

在公司管理上的难点在于：

①统计物料库存，要清楚知道各个项目的物料库存及使用情况，对于项目专用物料还好统计，但是对于一些多个项目都可以使用的共通性的物料就很容易统计混乱。

②采购发票的统计要求货票一致，需要开出发票的票据内容与实际收的货一致，即将发票与入库进行关联起来。

③报表的统计：关于项目使用物料情况的报表、项目采购物料的欠缺或者超购的情况进行统计、采购计划进度表的统计、项目成本核算的统计等等。

 

2.项目目标

①实现按项目来管理仓库库存。

②实现按项目管理采购计划。

③管理采购发票，记录还有多少未开票。

④进行应付账款管理。

⑤总账按项目记录主营业务收入、主营业务成本。

⑥各部门能及时了解各个项目的物料库存及用料情况。

⑦当签订销售合同之后，系统能计算得出缺料情况。

 

3. A公司ERP项目规划

 A公司蓝图

 

4. 基础资料设置

4.1 物料资料

物料按配件种类进行划分，所有物料全部启用批号管理，且计价方法选择批内加权平均法。

代码	名称	是否启用批号管理	成本计算方法	备注
01	五金件			配件种类
01.001	内六角螺母	是	批内加权平均法	配件明细
... ...	... ...
02	电子元件			配件种类
02.01	3号电阻	是	批内加权平均法	配件明细
... ...
03	... ...
... ...	... ...

 

4.2客户资料

客户按省份进行分组，在组内建立客户资料。

代码	名称	是否明细	备注
01	山东省	否
01.001	XXXXX公司	是
... ...	... ...
02	河南省	否
02.002	XXXXXXX公司	是
... ...	... ...
03	... ...
... ...	... ...

 

4.3 供应商资料

供应商不需要建立分组，直接建立供应商资料。

代码	名称	是否明细	备注
0001	XXXXX公司	是
0002	XXXXXXX公司	是
03	... ...
... ...	... ...

 

4.4 部门资料

部门不需要建立分组，直接建立部门资料。

代码	名称	是否明细	备注
0001	XXXXX部门	是
0002	XXXXXXX部门	是
03	... ...
... ...	... ...

 

4.5 职员资料

员工不需要建立分组，直接建立员工资料。

代码	名称	是否明细	备注
0001	XXXXX公司	是
0002	XXXXXXX公司	是
03	... ...
... ...	... ...

 

4.6客户项目资料

客户项目资料为在核算项目中新增的一个核算项目，用来记录销售部接收到的每一个项目，对于同一个客户可能会有多个不同的项目，为了便于直观了解项目所属的客户，故将客户的编码作为项目的分组，将属于该客户的项目资料建立到对应的客户分组中，随着销售签订的项目越来越多，所以当项目结束后，可以选择将该项目禁用，即可解决软件使用过程中客户项目资料过多的困扰。

代码	名称	是否明细	备注
01	山东省	否
01.001	XXXXX公司	否
01.001.001	XXX项目	是
01.001.002	XXXX项目
... ...	... ...
02	河南省	否
02.002	XXXXXXX公司	否
02.002.001	XXX项目	是
... ...	... ...
03	... ...
... ...	... ...

 

4.7 仓库资料

仓库先建立一个总库，用来存放共用的一些物料备料等，然后再按客户项目资料来一一对应的建立新的仓库，每一个新仓库对应的是一个新的项目，用来记录该项目的物料的出入库情况与库存情况，随着时间的推移，销售部签订的项目会越来越多，而系统中建立的项目仓库也会越来越多，所以当一个项目结束后，则需要清空该项目仓库中剩余的物料库存，然后再将该项目仓库禁用，即可解决使用过程中的项目仓库过多的困扰。

代码	名称	是否明细	备注
01	山东省	否
01.001	XXXXX公司	否
01.001.001	XXX项目仓库	是
01.001.002	XXXX项目仓库
... ...	... ...
02	河南省	否
02.002	XXXXXXX公司	否
02.002.001	XXX项目仓库	是
... ...	... ...
03	... ...
... ...	... ...

  

4.8 科目资料

对于一些需要按项目进行核算的科目添加上核算项目类别——客户项目。

科目代码	科目名称	科目核算维度	是否明细科目	备注
4001	生产成本	客户项目	是
4002	制造费用	客户项目	是
6001	主营业务收入	客户项目	是
6401	主营业务成本	客户项目	是
... ...	... ...

 

4.9 单据配置

在采购订单、采购入库、采购发票、销售订单、销售出库、销售发票、收款单、付款单、领料单、产品入库单中增加“客户项目”字段，关联“客户项目”基础资料。且设置为必录项。

 

5. 销售流程

当销售部签订项目合同后，需要先在系统中建立一个以该项目命名的物料，然后设计部做一个该物料的BOM——即用料清单，作为仓库备料的依据，然后做在销售管理模块做一个销售订单，库房查看是否有该物料的库存，如果有库存，则根据销售订单下推生成销售出库单，完成物料的发货。财务部根据销售出库单下推生成销售发票，记录开票信息及客户的应收账款情况。当收到客户的项目回款后，出纳在资金管理模块制作收款单，选择对应的销售发票完成收款单的制作并完成核销。如果出纳在收款时还未给客户开具销售发票，此时应该制作为预收款，然后当财务开具销售发票后，再手工将预收单与销售发票进行核销操作。当月底的时候，财务部将销售出库单、销售发票、收款单生成凭证即可。

6. 库房进行缺料统计

库房建立该项目的项目仓库，然后根据设计部出具的BOM来统计总仓库中的物料库存情况，将可用在该项目中使用的物料从总仓库调拨到该项目的项目仓库中，然后库房再根据销售订单来制作