1 简介

1.1 功能介绍

本篇将详细介绍报表系统的各个具体功能以及在实际工作中的运用。按功能菜单划分，报表系统共有9个主菜单，分别为【文件】、【编缉】、【视图】、【插入】、【格式】、【工具】、【数据】、【窗口】、【帮助】。本章主要介绍与本系统相关的一些操作。其他的一些基本功能的操作，如打印、打印预览等，属于WINDOWS的基本操作功能，将不做介绍，用户可参照一些WINDOWS操作的相关书籍。

2 主要操作

2.1 【文件】菜单

2.1.1 新建报表

2.1.1.1 新建报表操作步骤

1. 选择【报表与分析】→【自定义报表】；

2. 单击【新建】，系统自动打开批量填充功能窗口并且会生成一张空白的报表，由一个个的单元格组成，横向为A，B，C，D 列标，纵向为1，2，3等字样的行标，具体的操作同EXCEL的操作类似。

2.1.2 保存报表

• 把所需要的报表进行储存，本功能项只能保存到系统的报表中，如要保存到其他路径或者以其他格式保存，则选择菜单中的【引出报表】。

2.1.2.1 保存报表操作步骤

1. 在【报表系统】界面，单击【文件】，选择【保存】或者单击工具栏中的保按钮：如果数据库中已有此报表，则覆盖原报表；如果是新报表且第一次保存，系统会提示录入报表文件名；如果对原报表进行修改后保存，在退出时，系统提示“报表‘XX报表名’已被修改，是否保存修改后的报表？”

2. 单击【是】，则将对修改后的报表保存后关闭当前报表；如单击【否】，则对修改的报表内容不进行保存而直接关闭；如果单击【取消】，则取消本次关闭报表的操作，仍在当前报表的编缉状态。

2.1.3 关闭报表

2.1.3.1 关闭报表操作步骤

1. 报表编辑页面，单击【文件】，选择【关闭】，如果报表已被修改，系统提示“报表‘XX报表名’已被修改，是否保存修改后的报表？”如果报表没有修改，则关闭该报表文件。

2. 单击【是】，则将对修改后的报表保存后关闭当前报表；如单击【否】，则对修改的报表内容不进行保存而直接关闭；如果单击【取消】，则取消本次关闭报表的操作，仍然在当前报表的编缉状态。

2.1.4 引出报表

2.1.4.1 引出报表操作步骤

1. 新建或打开报表后，单击【文件】→【引出报表】；

2. 在【保存】界面中选择保存的路径，在【文件名】后设置该报表的文件名，在【保存类型】的下拉框中选择保存类型，单击【保存】即可。系统默认的保存类型是kds;kdt，通过下拉菜单，可选择DBF、EXCEL、TXT、HTML等7种格式进行保存。

注意事项：

1. 报表引出前需在【用户管理】→【高级授权】中对用户授予“引出报表”权限，拥用该权限的用户，均可以引出自定义报表与上报报表。否则，系统会给予相关提示，并不允许引出报表。

2.1.5 打开图表

2.1.5.1 打开图表操作步骤：

1. 单击【文件】→【打开图表】，系统自动调出【打开图表】界面，该界面内显示已有图表的名称；

2. 选择所需打开的图表的文件名，单击【打开】后，系统将自动打开该图表，用户可以预览并打印此图表。

2.1.6 另存报表

1. 单击【文件】→【另存为】，系统会弹出【另存为】界面，用户输入报表名称后，单击【保存】，系统就会保存另外一个格式相同的报表，如要修改，只要打开另存的报表修改即可。

2.1.7 全部保存

1. 如果用户同时打开多个报表，并进行了相应的操作，为避免逐一用保存功能保存，系统设置了全部保存功能，可对若干报表进行连续的保存，每个报表的保存操作与单一报表的保存操作是相同的。单据【文件】→【全部保存】，系统会将所有正在编缉的报表进行一次性的全部保存。

2.1.8 引入文件

• 对于某些格式的外部文件，本系统还可对其进行操作，只须打开本系统支持的格式的文件，金蝶报表系统就会自动将其转换为金蝶报表格式，而后您可通过金蝶报表系统提供的各种功能编辑报表。本系统支持的外部格式文件有：KDS、KDT、DBF、EXCEL、TXT、HTML。

2.1.8.1 引入文件操作步骤

1. 单击【文件】→【引入文件】，系统弹出【打开】界面；

2. 用户选择需要引入的文件类型以及文件所在路径，单击【确定】，执行引入。

注意事项：

1. 对于EXCEL文件引入时，如有多个工作表时，需要把目标工作表设置为当前工作表。
   

2.1.9 批量打印

• 用户可以选择多个报表进行打印，在报表批量打印时对页脚页眉中定义的取数函数所取的值也能进行打印。

2.1.9.1 批量打印操作步骤

1. 单击【文件】→【批量打印】，系统调出【批量打印】界面；

2. 选择所需要进行打打印的报表，可按住Ctrl键，用鼠标选择需要打印的文件，或【全选】可以选择全部的报表，单击【打印】，执行批量打印。

2.1.9.2 批量打印方案操作步骤

1. 单击【文件】→【批量打印方案】，系统调出【报表批量打印方案】界面；

2. 在【报表批量打印方案】界面，单击【新建方案】，进入【批量打印方案定义】界面；

3. 在【批量打印方案定义】界面，双击需要打印的报表或单击需要打印的报表再选择【增加】按扭，使所选择的报表被复制到界面右侧“批量打印方案中的报表名称”栏内。再在方案名称栏内填如报表名称，单击【保存】，系统将保存该批量打印方案，单击【取消】，则退出，方案将不被保存；

4. 在【报表批量打印方案】界面，单击【打印方案】，执行打印；也可以单击【修改方案】，可对原方案进行【增加】或【删除】的修改后，形成新的批量打印方案。

2.1.9.3 【报表批量打印方案】界面字段说明

2.1.10 选定区域打印

2.1.10.1 选定区域打印操作步骤

1. 通过鼠标拖动，选定一个区域，此时选中的区域为黑色；

2. 单击【文件】→【选定区域打印】，系统调出【打印预览】界面，单击【打印】，执行打印任务。

2.1.11 退出

1. 单击【文件】→【退出】，执行退出功能，则直接退出整个报表系统，如果有未保存的报表，系统会提示：“XX报表已被修改，是否保存已修改的报表？”选择【是】，则保存该报表，【否】则放弃保存该报表后退出，【取消】则取消本次退出的操作。

2.2 【编辑】菜单

2.2.1 编辑菜单整体介绍

1. 在报表的【编缉】菜单下，提供了单元格的相关的操作，包括单元格基本操作、单元格行列处理。

2. 【编辑】菜单字段说明：

   字段名称	解释说明
   剪切	将单元格中的内容剪切到剪切版上。
   复制	将所选定的单元格中的内容进行复制。
   粘贴	将剪贴版上的内容或是已复制的内容粘贴到当前的位置。
   清除	将所选中的表格中的内容清除。
   横向删除单元格	当选定需要删除的单元格、行或列后，选择【横向删除单元格】，则被选定部分的右侧的单元格将移动并填补删除后的空缺。
   纵向删除单元格	当选定需要删除的单元格、行或列后，选择【纵向删除单元格】，则被选定部分的下方的单元格将移动并填补删除后的空缺。
   整行删除	当选定需要删除的单元格、行或列后，选择【整行删除】，则被选定部分所在的行将全部被删除，由其下方的行移动并填补删除后的空缺。
   整列删除	当选定需要删除的单元格、行或列后，选择【整列删除】，则被选定部分所在的列将全部被删除，由其右方的列移动并填补删除后的空缺。
   删除图表	删除已建立好的图表。

注意事项：

1. 前八项操作均提供右键操作，将光标定于将进行操作的单元格，单击右键，弹出右键菜单以供用户选择。
   

2.2.2 查找替换

• 【查找替换】的功能在于快速的在报表中查找到相关的内容，并将其更改为所需要的内容。

2.2.2.1 查找替换操作步骤

1. 单击【编缉】→【查找替换】，系统弹出【查找和替换】界面；

2. 用户通过选定或是手工录入需要查找或替换的内容，设置搜索范围和是否区分大小写。单击【查找下一处】，继续查找，单击【替换】，替换查找到的内容。

2.3 【视图】菜单

在【视图】的菜单下，提供了对操作的当前视图显示的一些功能选项，选择不同的选项，将呈现出不同的用户界面。主要包括：工具条、状态条、编辑栏、显示公式、显示数据、刷新屏幕的六项功能。

2.3.1 工具条

• 分为常用工具条和格式工具条

1. 常用工具条：常用工具条中包含了日常经常使用的功能的快捷按钮，选择【视图】→【工具条】→【常用】，将在报表界面中显示一些常用的工具条，如新增、 打开、保存、打印、打印预览、剪切、复制、粘贴、格式刷、函数、显示公式、显示数据、自动计算、手动计算、图表。

2. 格式工具条：格式工具条主要用来定义报表单元格内容的格式，由左到右功能依次为：字体、字体大小、是否加粗、是否倾斜、是否加下划线、文字或数据对齐方式：左对齐、居中对齐、右对齐，显示为货币样式、显示为百分数、显示千分位，单元融合、解除融合、单元锁定、单元解锁、定义斜线。
   

2.3.2 状态条

1. 选择状态条，可在表页的最下端显示当前报表文件的使用状态，是正在计算还是一个普通的操作界面、账套名称信息、当前会计期间、计算所用时间、操作员等信息。

2.3.3 编辑栏

1. 金蝶报表的编辑栏会显示当前选中的单元格（如B7），即当前鼠标指向的单元格；编辑栏中央为一输入框，在表中选定某单元格，再在输入框中输入“=”后，就可直接输入该单元格的公式了。您可以直接用“=”按钮查看输入公式的计算结果，如果输入正确可用输入框左侧的“√”按钮将公式或其计算结果添写入单元格中，如果输入有误，可用“×”按钮取消该设置。

2. 如果在输入框中未输入“=”，就直接输入公式，系统将把输入框中的内容默认为一个常值，当按下“√”按钮时，该报表中所有表页的相应的该单元格都将接受该常值的值。

2.3.4 显示公式/显示数据

• 报表可以以两种形式显示，即显示公式和显示数据

1. 在【视图】菜单下，选择【显示公式】，报表将显示单元格设置的公式；

2. 在【视图】菜单下，选择【显示数据】选项，报表将显示公式计算后的数据；或使用工具条中的【显示公式/数据】按钮进行公式与数据的显示切换。

注意事项：

1. 在【显示数据】状态录入的文字信息在【显示公式】状态中不会显示，所以如果要在【显示公式】状态显示文字信息，须在【显示公式】状态录入文字。
   

2.3.5 刷新屏幕

1. 在报表上显示的信息不能及时更新时，用户可在【视图】菜单下选择【刷新屏幕】选项，系统将刷新所有的单元格，使显示信息及时跟随用户的设置而进行变化。

2.4 【插入】菜单

2.4.1 插入菜单整体介绍

1. 系统在【插入】菜单中下设了：横向插入单元格、纵向插入单元格、整行插入、整列插入、函数、图表的六个选项。

2. 【插入】菜单字段说明

   字段名称	解释说明
   横向插入单元格	单击选定所要插入位置的单元格，单击【插入】→【横向插入单元格】，所选定的单元格前即可插入一个单元格。如果要插入多列单元格，则可以选择多列，再单击【插入】→【横向插入单元格】，则可同时插入多个单元格。
   纵向插入单元格	单击选定所要插入位置的单元格，单击【插入】→【纵向插入单元格】，所选定的单元格上行即可插入一个单元格。如果要插入多行单元格，则可以选择多行，再单击【插入】→【纵向插入单元格】，则可同时插入多个单元格。
   整行插入	单击需要插入的新行之下相邻行中的任意单元格，例如，若要在第 5 行之上插入一行，请单击第 5 行中的任意单元格。再选择【插入】→【整行插入】。
   整列插入	单击需要插入的新列右侧相邻列中的任意单元格，例如，若要在 B 列左侧插入一列，请单击 B 列中的任意单元格。再选择【插入】→【整列插入】。
   函数	显示函数列表。
   图表	显示图表向导，进行相关的报表图表的定义。

2.4.2 生成图表

2.4.2.1 生成图表操作步骤

1. 选择【插入】→【图表】或点击工具栏中的【图表】按钮，系统将弹出【图表向导】界面；

2. 在【图表类型】页签中，单击【图表类型】的下拉按钮，系统将为您列出所有的图表类型，有立体柱形图、平面柱形图、立体线段图、平面线段图、饼图等12种图形供用户选择，还可以改变图形的仰角和旋转角度从不同的方位来查看图表。

3. 设置完成图表类型后，单击【下一步】或切换到【数据源】页签，进行数据源的定义。【数据源】页签的右下角有两个按键：【添入数据】和【显示数据】。只有在显示数据状态下，单击【添入数据】，才可正常添入数据。

   添入数据方法：单击想添入数据的单元格，再单击【填入数据】即可。

   添入数据的来源：一是来源于报表中被选中的单元格或区域（通过拖动鼠标选取），具体显示为每一个单元格在报表中的坐标，如A1、F6等字样；二是直接手工录入，单击【显示数据】，填入单元格中的坐标变为报表中相应单元格的值，同时【显示数据】变为【显示定义】，方便填入单元格在数值和坐标定义之间进行切换。在【显示定义】状态下，【添入数据】变为【刷新数据】，用户可对数据进行刷新，此时则不能填入数据，必须切换为【显示数据】才可添入数据。

4. 用户选择图表类型及数据源之后，单击【下一步】或者直接切换到【图表选项】标签，进行图表选项的定义，包括图表的标题和脚注、数据系列定义、数据标签显示、图例及打印选项；

5. 在完成了图表选项的设置后，单击【下一步】或者切换到【坐标轴】标签，进行坐标轴的定义。用户可以定义Ｘ轴、Ｙ轴、Ｚ轴及次Y轴的名称，以及是否显示轴线、网格线，是否显示坐标刻度。

6. 设置完成之后，单击【完成】，一张新的图表就定义完成了。生成图表后，用户可在【文件】菜单中点击【打开图表】，则可选择所需的图表打开，可打印预览或打印。
   

2.5 【格式】菜单

在菜单【格式】中用户可对单元格或是单元块或是表页的格式进行设置。【格式】菜单中设置了【单元属性】、【表属性】、【列属性】、【行属性】、【表页管理】、【定义斜线】、【删除斜线】、【单元融合】、【解除融合】、【单元锁定】、【单元解锁】、【自动套用格式】等选项。

2.5.1 单元属性

可以对单元格字体颜色、对齐方式、数字格式、边框进行设置。

2.5.1.1 字体颜色

1. 可选择缺省设置，格式预览见对话框右半部分框内所示；字体、前景色、背景色等选项的设置与MS OFFICE设置方法相同；

2. 【单元属性】-【字体颜色】页签字段说明：

   字段名称	解释说明
   单元名	可手工输入要设置的单元格的名称。
   缺省设置	将该单元格以缺省参数值设置该单元。
   字体	对字体及字体大小等进行设置。
   前景色	设置字体的颜色。
   背景色	设置单元格的背景颜色。
   负数红字	表示当某单元格所取到的数据或填列数据为负数时，选择该项后，报表将在该单元格以红色数据显示。如果不勾选【负数红字】这一项，负数则是以负号来显示的，如-100。
   系统锁定	选中此复选框则锁定该单元格。在解锁时系统会要求用户输入解锁密码，输入正确方可解锁。

2.5.1.2 对齐方式

• 对单元格的内容的对齐方式进行设置，主要分为水平对齐和垂直对齐两种方式：

1. 水平对齐：表示对该单元格文本或数字的对齐方式，系统默认方式为【常规】，除此以外还有【靠左】、【居中】、【靠右】供用户选择，同时可在右界面中查看预览显示情况；

2. 垂直对齐：如果水平对齐方式为【常规】时，系统固定垂直对齐方式为<居中>，用户不能修改；此外，垂直对齐方式有【靠上】、【居中】和【靠下】供用户选择，同时可在右界面中查看预览显示情况。

2.5.1.3 数字格式

1. 对单元格的数字进行设置，分为常规、数值、货币、百分比、科学计数、自定义的五种格式，在设置好了数字格式后，用户可以在示例中直接看到设置后的样式；

2. 【单元属性】-【数字格式】页签字段说明：

   字段名称	解释说明
   常规	最